貨代公司操作流程

貨代公司操作流程

操作部工作流程I、客戶服務一、訂艙

1．客戶向我司訂艙的

2．客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

1）托運人/發(fā)貨人2）船公司/船名/航次或船期3）起運港4）目的港/中轉(zhuǎn)港5）貨名6）柜型、柜量7）運價8）托運人的簽字、蓋章

3．客服人員收到訂艙單后，須與SALES核對運價是否正確，并由SALES在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認,待SALES返回公司再補簽字確認)。向訂艙時，需先在各船公司專用臺帳上自編S/O號。

4．訂艙單發(fā)出后，客服人員應主動向船公司確認艙位，并將船公司傳回的訂艙確認單第一時間傳給客戶，訂艙確認上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準確，以免造成混淆。5．訂艙完畢后，客服人員應及時將資料輸入電腦，具體步驟如下：

1）新建委托輸入托運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量。

2）工作號，并按各業(yè)務員創(chuàng)建業(yè)務編號，比如“客戶服務”以KF開頭。3）輸入費用明細-主要是應收費用。4）訂艙確認輸入訂艙號。

輸入電腦時，應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次（一律采用V。XXX的格式）、開船日期。

6．操作臺帳應該認真、完整地填寫，應注意以下幾點：

1）托運人應與訂艙單上的托運人一致，并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人；

2）費用明細應仔細填寫，“應收”為向客戶收取費用；“應付”為由我公司支付的費用；運費到付的需填寫在“到付”欄，各種費用應分項列明；向客戶收取的費用為ALLIN時，須注明包含哪些費用；免文件、電放費用的需由公司領導在臺帳上簽字確認；

3）需由我司目的港代理代收運費的，須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經(jīng)理或公司領導確認，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理,必須公司領導確認)；

4）客戶需倒簽、順簽、預借提單的，須由SALES在臺帳上特殊事項一欄注明申請，由操作部經(jīng)理或公司主管領導簽字確認；

5）訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫；6）客服人員應在臺帳上相應位置簽字。

7．客服按業(yè)務員設立登記臺帳，客服需在訂艙當日內(nèi)將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務編號登記在臺帳上，以便統(tǒng)計查詢。二、拖車、報關

1．出書面申請，公司批準后方能安排。

2．安排拖車前，需與工廠或SALES聯(lián)系確認裝柜時間及地點。

3．安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托，寫明裝柜時間、裝柜地點、協(xié)議價格、S/ONBR、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話等，并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認后，根據(jù)客戶的要求安排拖車與報關。需嚴格按照公司公布的拖車行、報關行列表及相應價格進行安排。對個別重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點及費用等。4．應至少提前半天時間向拖車行下委托，以便拖車行有時間打單、安排。5．委托后，客服應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠。

6．客服應叮囑車行按要求時間抵達裝貨地點，否則由此引起的押車費等損失由車行承擔。7．一般貿(mào)易在深圳清關的可不需司機本，若是轉(zhuǎn)關的貨柜一定要求車行帶司機本前往，可委托車行代辦轉(zhuǎn)關手續(xù)。

8．安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間，是否需要預冷，及通風口開啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應安排。

9．如客戶要求凍柜需代發(fā)電機的，應安排有帶發(fā)電機的拖車公司拖柜。

10．在客戶自己安排送散貨過來的情況下，可委托各碼頭的貨運站辦理卸車、裝箱、還柜等事項。鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲。

11．在給貨運站的委托書中需注明提空柜時間，可事先與客戶確認貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空柜，還是等貨到后再提，避免產(chǎn)生還空費用。

12．安排報關時，需將退稅聯(lián)等重要報關文件在報關臺帳上作登記，由報關行簽收。在收到由報關行退回的退稅聯(lián)后，應立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶，并做好交接紀錄。三、其他

1．如由我司安排拖車、報關的，客服人員應在船公司的免堆期內(nèi)安排拖柜還場，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，并在臺帳上登記。

2．客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發(fā)生費用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料。

3．客服收到財務打印出來的DEBITNOTE，與電腦資料核對無誤后，立即傳真給客戶。客戶需開稅務發(fā)票的，須由客戶發(fā)書面?zhèn)髡�，寫明發(fā)票抬頭及金額、幣種。4．對由客戶自拖自報的，客服人員須至少于結(jié)關前一天與客戶確認是否已做柜。如已做柜，將箱號登記在臺帳上，即可將臺帳立即交文件組。

5．對由我司安排拖車報關的，客服在與報關行確認放行后，即可將臺帳交文件組。

II、文件

1．文件組收到船公司的LOADINGLIST后，與臺帳核對，已經(jīng)裝上船的，應立即向客戶催要補料。

2．文件組需核對船公司的LOADINGLIST及費用清單，如有發(fā)生超堆費、超期柜租的，而客服尚未確認的，應立即通知客戶，要求其書面確認，并在臺帳上登記。

3．文件員根據(jù)客戶提供的補料，先與客戶核對清楚后再向船公司提供補料，爭取在短時間內(nèi)將提單資料核對清楚，并根據(jù)客戶的要求簽發(fā)HB/L或MB/L。

4．提單的繕制應注意以下幾點：

1）提單的內(nèi)容應完整、準確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSLSNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO。/SEALNO。，DELIVERYAGNET等。

2）提單表面應清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目，比如船名/航次、卸港、箱號等不可更改。3）應要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯(lián)系人。

4）客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容（比如船級社、船齡的要求）應與相關船公司核實確認。5）如客戶要求倒簽提單的，原則上短航線倒簽不超過三天，長航線不超過七天，在收到客戶保函后，交操作部經(jīng)理或公司主管領導簽字，必要時可要求客戶提供信用證核對方可簽發(fā)。6）外代提單不允許預借。

5．使用我司目的港代理收運費或代放貨物時，應注意：

1）出我司HB/L給客戶，HB/L上打真正的收貨人與發(fā)貨人，并可注明到付運費的金額，DELIVERYAGENT為我司代理。

2）OB/L上面SHIPPER為我司，CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理，其它資料與HB/L相同，將OB/L電放給我司代理。

3）事先明確我司與客戶及船公司的運費支付條款（預付或到付）。

4）制作CHARGESSETTLEMENT，列明貨物相關信息及要求代理收取的費用，支付給船公司的費用，代理費及應退給我司的費用。

5）制作放貨通知書，通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放，然后與OB/LCOPY件、HB/LCOPY件，OB/L電放信、CHARGESETTLEMENT于船開后盡早一起傳給代理。6）對代理有向我司退代理費的，應在臺帳上注明，并輸入電腦。

6．繕制美線提單時，應注意：1）HB/L與OB/L的繕制可參考第5項

2）OB/L上注明我司與船公司的S/C號，但HB/L上不得顯示該S/C號3）核對貨名、價格、中轉(zhuǎn)港，必須與合約中規(guī)定的一致7．將與客戶核對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財務，

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國際貨代公司海運操作流程研究

內(nèi)容摘要

貨運代理公司海運操作流程研究,實際操作流程存在的問題和需要改進的地方及如何提高個人的工作效率。關鍵詞：海運操作流程、問題、提高、效率

Abstract

OnoceanshippingoperationprocessoftheFreightForwarders，difficultiesofissuesintheprocessofoperatingandwaysofmend，howtoimprovetheefficiencyofindividualwork.

Keywords:oceanshippingoperationprocess、issues、improve、efficiency

目錄

引言〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃31、國際貨運代理的現(xiàn)狀和闡述〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃31.1國際貨運代理的現(xiàn)狀〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃31.2國際貨運代理的定義〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃31.3國際貨運代理企業(yè)的經(jīng)營范圍〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃32、貨運代理公司海運操作流程〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃43、貨運代理海運操作流程圖〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃64、實際操作流程存在的問題和需要改進的地方〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃65、如何提高個人的工作效率〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃7結(jié)語〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃7參考文獻〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃9致謝〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃10

引言

國際貨運代理業(yè)是隨著國際貿(mào)易、運輸方式的發(fā)展而發(fā)展起來的。我國的國際貨運代理業(yè)是在改革開放的政策下迅速發(fā)展起來的。改革開放以來，我國對外經(jīng)濟貿(mào)易和國民經(jīng)濟取得了舉世矚目的成就，外經(jīng)貿(mào)和國民經(jīng)濟的不斷發(fā)展，為國際貨運代理業(yè)的發(fā)展奠定了基礎；而國際貨運代理業(yè)也在為外經(jīng)貿(mào)和國民經(jīng)濟發(fā)展服務的過程中，不斷壯大和發(fā)展，服務水平及國際競爭與國際接軌。國際貨運代理業(yè)作為服務貿(mào)易中的一個重要部分，在區(qū)域間的經(jīng)貿(mào)合作中，扮演著十分重要、不可替代的角色。國際貨運代理業(yè)的發(fā)展對我國外經(jīng)貿(mào)和國民經(jīng)濟的發(fā)展具有極其重要的經(jīng)濟和政治意義。

1國際貨運代理的現(xiàn)狀和闡述

1.1國際貨運代理的現(xiàn)狀

國際貨運代理業(yè)在我國的蓬勃發(fā)展，不過十幾年的時間。1984年以前，我國的國際貨運代理業(yè)由外運公司一統(tǒng)天下近三十年，處于完全壟斷的地位。1984年以后，隨著我國政府開放經(jīng)營國際貨運代理業(yè)步伐的加快，我國的國際貨運代理企業(yè)迄今為止已經(jīng)發(fā)展至數(shù)千家，短短十余年里，我國已經(jīng)形成了一個具有一定規(guī)模的國際貨運代理行業(yè)。據(jù)統(tǒng)計，目前全國超過80%以上的進出口貨物運輸都是通過國際貨運代理企業(yè)來進行的。國際貨運代理企業(yè)為從事進出口貿(mào)易的貨主爭取優(yōu)惠的運價，提供專業(yè)的服務，承擔起貨物進出境運輸所涉及到的各項繁雜工作，形成了目前外貿(mào)企業(yè)與國際貨運代理企業(yè)術(shù)業(yè)有專攻，各司其職的局面。我國的貨代行業(yè)現(xiàn)在很不規(guī)范，特別是運輸代辦，多以蒙騙為主，利用托運人對鐵路托運服務較差的恐懼心理，加以高價欺騙托運人。我國貨運代理業(yè)存在的問題：貨運代理企業(yè)數(shù)量多，規(guī)模小。行業(yè)規(guī)范少，法律規(guī)范也不健全。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)的進步和入關的臨近，貨運代理業(yè)會逐漸規(guī)范，并于世界接軌。

隨著我國經(jīng)濟體制改革和進一步對外開放，我國的經(jīng)濟發(fā)展速度、對外貿(mào)易增長顯著，并促進了國際貨運代理行業(yè)的發(fā)展�！吨腥A人民共和國海商法》、《中華人民共和國國際貨物運輸代理業(yè)管理規(guī)定》、《中華人民共和國國際海運條例》等一系列法律法規(guī)的頒布和實施，為國際貨運代理行業(yè)的市場環(huán)境和業(yè)務實踐提供了法律保障。

1.2國際貨運代理的定義

國際貨運代理協(xié)會聯(lián)合會對“貨運代理”的定義是：貨運代理是根據(jù)客戶的指示，并為客戶的利益而攬取貨物的人，其本人并不是承運人。貨運代理也可以依這些條件，從事與運送合同有關的活動，如儲貨、報關、驗收、收款。我國國際貨運代理業(yè)管理規(guī)定實施細則的定義是：國際貨物運輸代理企業(yè)可以作為進出口貨物收貨人、發(fā)貨人的代理人，也可作為獨立經(jīng)營人從事國際貨代業(yè)務。國際貨代企業(yè)作為代理人從事國際貨運代理業(yè)務，是指國際貨運代理企業(yè)接受進出貨物收貨人、發(fā)貨人或其代理人的委托，以委托人或自己的名義辦理有關業(yè)務，來收取代理費或傭金的行為。國際貨運代理企業(yè)作為獨立經(jīng)營人從事國際貨運代理業(yè)務，指國際貨運代理企業(yè)接受進出貨物收貨人、發(fā)貨人或其代理人的委托,簽發(fā)運輸單證，履行運輸合同并收取運費和服務費的行為。

國際貨運代理的業(yè)務服務范圍很廣泛，主要是接受客戶的委托，完成貨物運輸?shù)哪骋粋�環(huán)節(jié)或與此有關的各個環(huán)節(jié)的任務，除非客戶（發(fā)貨人或收貨人）想親自參與各種運輸過程和辦理單證手續(xù)，否則，國際貨運代理可以直接或通過其分支機構(gòu)及其雇傭的某個機構(gòu)為客戶提供各種服務，也可以利用其在海外的代理提供服務。

1.3國際貨運代理企業(yè)的經(jīng)營范圍

根據(jù)《中華人民共和國國際貨物運輸代理業(yè)管理規(guī)定實施細則》第22條規(guī)定，國際貨運代理企業(yè)的經(jīng)營范圍包括：1．攬貨、訂艙（含租船、包機、包艙）、托運、倉儲、包裝。2．貨物的監(jiān)裝、監(jiān)卸、集裝箱裝拆箱、分撥、中轉(zhuǎn)及相關的短途運輸服務。3．報關、報檢、報驗、保險。4．繕制簽發(fā)有關單證，交付運費，結(jié)算及交付雜費。5．國際展品、私人物品及過境貨物運輸代理。6．國際多式聯(lián)運、集運（含集裝箱拼箱）。7．國際快遞（不含私人信函）。8．咨詢及其他國際貨運代理業(yè)務。

2貨運代理公司海運操作流程

針對上述介紹，國際貨運代理的工作比較繁多和復雜，每一個公司的操作流程也不同，所以以下闡述本人在貨運公司工作崗位上的實際操作流程和工作情況。此貨運公司主要優(yōu)勢航線在韓國，大部分是韓國代理的指定貨，但同時也有自攬貨。指定貨是指“通過指定貨代出口的貨物”的簡稱。指定貨通常是FOB貨物。也就是說海外收貨人將起運港出口某些貨物，指定給某貨運代理公司為起運港代理，為其辦理起運港一切海運出口手續(xù)。如在深圳出貨，發(fā)貨人向海外客人在深圳指定的貨運代理公司訂艙，在使用其海運服務的同時，并選擇性地使用該貨運公司的代理拖車報關服務。如果SHPR委托貨代公司負責拖車和報關業(yè)務，那么這就是行內(nèi)人士所講的“一條龍服務”。但也有發(fā)貨人因為價格問題，不愿使用指定代理的拖車報關服務,這時貨代公司只需要負責海運服務這一部分的業(yè)務。相對于FOB貨的就是CIF貨，指的是由貨代公司的業(yè)務員從當?shù)財埲〉暮＿\業(yè)務。實際的操作方法基本與FOB一致的。

對于FOB的貨物，我講述一下工作中的實際操作流程。

1.接受代理（AGENT）的委托。一般通過郵件確定委托申請。通過與國外代理的溝通，了解確定SALELEAD的內(nèi)容，包括：發(fā)貨人的公司名，電話，聯(lián)系人；收貨人的公司名；貨名；柜型/柜量；出貨時間；報關方式；拖車方式；如果以上有代理不清楚的，我們可以直接跟發(fā)貨人聯(lián)系，然后還需把以上信息反饋給代理，說明情況。

2.接受委托后，與發(fā)貨人聯(lián)系，了解貨物目前的生產(chǎn)狀況，預計生產(chǎn)完工的日期。如果是新客人，則在了解貨物情況前，要向客人簡潔介紹自己，說明收貨人，因為通常一個工廠有不同的收貨人，所以發(fā)貨人未必知道有哪些貨要出，而且不同的收貨人對應要出的貨是不同的。另外第一次與客人接觸要注意自己的表達方式和與客人的溝通技巧。我們需要向發(fā)貨人簡潔說明有關出貨情況的所有事情。

3.回復代理。在與發(fā)貨人取得聯(lián)系的同時，與代理保持一定的聯(lián)系，告知貨物現(xiàn)在的生產(chǎn)狀況和可以出貨的時間，根據(jù)以上計劃和發(fā)貨人的特別要求，選擇合適的船期和船公司，并把船期和船公司給代理確認并得到回復確認。當代理和發(fā)貨人的意見達成一致后，就可以給工廠安排船期或者拖車時間，并且與代理確認走哪個船公司的船，什么時候截關，什么時候到達目的港。由于有部分客人對于時間要求比較高，所以對于到港時間不能誤差太大。當雙方未能就船期達成一致時，貨代公司就需要在其中協(xié)調(diào)海外代理和工廠之間的分歧，盡量找到合適的船期。如果雙方都確認好之后，我們就讓發(fā)貨人填寫訂艙單傳給我們，形成客人向我們訂艙的過程。但是在實際操作中部分客人是使用其公司的貨物拖運單，或者部分客人是口頭向我們訂艙，這種情況比較少，只是對一些長期合作的客人而言。

4.向船公司訂艙。根據(jù)代理的最終確認，向船公司訂艙。我們貨代公司填寫訂艙單(附件一)，向船公司訂艙，但部分船公司有自己的訂艙格式，所以我們需要針對不同船公司填寫訂艙單。一般的情況下是使用公司內(nèi)部的訂艙格式。填寫訂艙單需要注意的是：收、發(fā)貨人名字，起運港，目的港，截關日期，貨物名稱，運費多少，運輸條款，如果有特別情況需在訂艙單上注明注意事項，如需要訂哪個大船船名，等等，并蓋章確認。則完成向船公司的訂艙的流程。

一般訂艙需提前一個星期向船公司訂艙位。如果是旺季，則需要提前更早的時間。因為船公司要提前預計艙位，做好預算。船公司在收到訂艙單以后會放給貨代公司一張訂艙確認單，即SHIPPINGORDER(附件二)，簡稱S/O。S/O就是我們提柜的憑證。通常在截關日前的一個星期內(nèi)做柜就不會產(chǎn)生任何費用，對于要出運的柜，碼頭會免除一個星期的艙租，但如果是在船開艙前做柜、還柜就會產(chǎn)生艙租。而每個船公司的艙租是不同的。在收到S/O后需要注意檢查是否與訂艙的一致，柜型/柜量、起運港、目的港、截關日期，另外要注意提還柜地點。例如：當提柜的地點是鹽田或者是華南物流，但拖車是在蛇口，這樣就形成異地提柜，就會產(chǎn)生異地提柜費用，所以這個在拖車的時候也要注意。

5.拖車環(huán)節(jié)。拿到船公司放行的S/O后，對于自拖自報的客人就直接給SHIPPER傳一份就可以了。對于要求我們拖車的，就要填寫一份派車委托書，連同S/O傳給拖車行換取提柜文件和提柜。派車單上要注明S/O號碼，柜型，柜量，裝貨時間，工廠的地址，聯(lián)系人，聯(lián)系電話。在拖車的當天，要與司機取得聯(lián)系，取得空柜的資料。將拿到的柜號、封條號、車牌、司機電話，傳真或者發(fā)短信息告知發(fā)貨人。如當在貨車在趕往工廠的時候遇到堵車或者車壞的情況，需及時通知工廠要更改裝貨時間，并告知貨車的情況。另外還需及時與工廠聯(lián)系,跟蹤裝貨情況。如果司機沒有在規(guī)定的時間里到達工廠，則需要主動打電話給司機了解情況,繼而解決實際問題.

6.報關環(huán)節(jié)。如需代理報關，在裝柜后，根據(jù)發(fā)貨人提供的（裝箱單）PACKINGINGLISTAND（發(fā)票）INVOICE的內(nèi)容做報關資料：內(nèi)容包括，貨名、箱數(shù)、件數(shù)、毛重、S/O號、材質(zhì)、柜號/HQ、報關船名、截關日期、有無牌子等資料

傳給報關行報關。一般情況下當天截關的船我們都不建議客人當天裝柜,因為在實際的情況下海關對當天截關還柜的柜子特別留意和查柜的機率比較高，為了讓客人的貨能順利出運,都不建議客人當天裝柜和趕當天截關的船。當報關進行時，需不定時跟蹤報關情況，直至海關放行。如遇到海關查柜的情況，則需要及時通知發(fā)貨人和代理，告知現(xiàn)在的情況，并重新安排船期。

7.填寫工作單JOBSHEEP。在收到客人訂艙和S/O后就可以填寫我司內(nèi)部的一份費用單（分自攬貨和指定貨）。8.錄入系統(tǒng)。將每票貨物的訂艙資料，錄入到公司的FMS貨運系統(tǒng)，以便文件同事根據(jù)資料繕制提單和帳單DEBITNOTE，也方便公司做操作，財務方面的統(tǒng)計和日后查找之需。

在完成以上程序后，填寫訂艙記錄后將以上相關文件轉(zhuǎn)交給文件部同事，準備繕制提單事宜。作為操作，有責任協(xié)助單證同事了解客人繕制提單的要求。與客人確認提單的內(nèi)容、提單的發(fā)放形式，包括電放和正本（多半是出HOUSEB/L），確認提單內(nèi)容無誤，船開當天即可簽發(fā)正本提單。如需電放時，需收到客人的電放保函后，才可向船公司申請做電放。另外與船公司、客人結(jié)算當?shù)禺a(chǎn)生的費用。其次當有些客戶需要出船證，或者做信用證的，這在操作訂艙的時候就預先了解到，然后再轉(zhuǎn)告單證同事，協(xié)助他們提前準備一些特殊要求的文件，以便在船開后及時出提單和放貨。

3貨運代理海運操作流程圖

操作流程

是客戶自己拖車的，確認S/O無誤后，就把S/O放給客人把文件轉(zhuǎn)給文件部同事出單

4實際操作流程存在的問題和需要改進的地方

以上就是我在操作崗位上的實際操作情況。但實際操作流程還存在著一些問題和需要改進的地方。

我司成立只有不到兩年的時間，因此在許多的操作細節(jié)中，會存在一些問題。如果注意細節(jié)問題并即時糾正和協(xié)調(diào)

信息反饋（爆艙與否，提前截關或船晚到等情況，這些都要即使反饋給客戶、文件、代理和客人）做文件，同時把提單資料錄入系統(tǒng)，并在做好記錄，以便查詢報關放行后，錄入基本資料，把文件轉(zhuǎn)交文件部收到S/O后，確認S/O的資料與我們所BOOKING的是否相符合。（船名航次，clsdate和documentcut-offdate）向船公司booking查閱適用的船期（確認船名，closingdate和documentcut-offdate）收到代理委托和客人的booking如果是我司代為拖車的，確認資料無誤后，向拖車行派車拖車完成后，準備報關資料報關

會使工作效率有更大的提高和改進，而且在復查單證和查詢文件都比較方面和快捷，和無論哪一個人看文件或者是系統(tǒng)都很容易了解這個貨物的情況，繼而為客人解決問題。

首先，每一份文件內(nèi)容不完整。因為在操作過程中許多細節(jié)在操作中常常會被忽略，如大部分發(fā)貨人不愿意填寫訂艙單或貨物拖運單，只是純屬口頭訂艙而已，所以當單證比較多的時候會忘記口頭訂艙的客人，另外我們還需要確認好收貨人，以免在繕制提單的時候出現(xiàn)錯誤。而且對于一個完整的文件來說，客人的拖運單也是需要的。

其次，系統(tǒng)軟件利用率占有60%左右。雖然我們公司的很多文件都使用系統(tǒng)錄入，但依然沒有將系統(tǒng)功能充分利用起來。而且系統(tǒng)本身也存在很多不足，系統(tǒng)功能也不夠完善。如在“車運”和“報關”欄里無法顯示應有的內(nèi)容。如拖車是兩家工廠裝貨，則計算拖車費時就存在差異，所以需利用系統(tǒng)“車運”時注明工廠名和工廠地址。另外報關有一般貿(mào)易和轉(zhuǎn)關等貿(mào)易形式，所以在錄入系統(tǒng)的時候也需把這些資料體現(xiàn)出來。系統(tǒng)沒有很好的完善和利用，是效率提不高的原因之一，所以需要改正。利用資源的問題同時也出現(xiàn)在工作單上。

5如何提高個人的工作效率

針對以上的存在的問題和需要改進的地方，和作為一個服務行業(yè)而已，我們需從以下幾個方面提高個人的工作效率，以確保在實際工作能順利完成工作。

1.善于利用公司內(nèi)部資源發(fā)揮最大的效益，如系統(tǒng)的完善運用，JOBSHEEP的完整填寫，這個是有利于公司內(nèi)部人員查找單證快捷便利的方法。

2.文件與操作分開用傳真機。因為在文件給客人對單或者出提單的時候，傳真一直在占線，客人無法把傳真?zhèn)鬟M來。操作可以增設電腦傳真。通過電腦傳真實現(xiàn)無紙化操作，由于我們常常需要給拖車行或者報關行發(fā)送資料，在電腦做好直接發(fā)送給他們，就無需去浪費時間去傳真，也可以用這個時間跟代理溝通或者客人溝通了解情況。文件也應該有相對獨立的傳真，有時侯船公司的提單傳過來，就會占用比較長的時間收取，在這段時間別人就沒法使用傳真了。

3.運用網(wǎng)絡平臺可以直接與更多客人直接聯(lián)系。有時候客人就會為了你有沒有收到他的傳真，就打一個電話過來讓你確認，如果用網(wǎng)絡MSN或者其他程序，像是跟客人在聊電話的話，就不用浪費大家的時間和電話費了。通過網(wǎng)絡的連接，我們就可以跟客人在網(wǎng)絡上確認，同時也可以使用網(wǎng)絡的NETMEETING（網(wǎng)絡會議），或語音討論。

4.S/O與柜號和發(fā)貨人一一對應。貨代公司根據(jù)公司業(yè)務量訂柜，所以填寫船公司的訂艙單就不同于客人向貨代公司訂，我們都是一次性訂艙，但我們給客人放艙，是根據(jù)他們的需求而放的，所以在船公司給我們放S/O的時候，就應該注明每一個柜對應一個S/O號，這樣對于我們操作工作和文件繕制提單都比較方面，而且不容易混淆。當單比較多的時候，不容易造成換設備交接單的時候有錯。如果按我們訂的柜量，在我們再傳給客人，客人會有疑惑，而且這樣對與每一個單對應一個S/O不合理，所以最好是一個柜就一份S/O，或者按照客人要求，如果客人要兩個柜一起的，就給兩個柜對應的一份S/O。這樣就可以與文件對應上，在做單的時候也一目了然。

5.電話轉(zhuǎn)接。作為操作員應該時刻與客人保持聯(lián)系，在放假休息的時候，一定要把電話轉(zhuǎn)接好，如果是其他同事是不知道你客人的要求是什么，所以在放假的時候應該把電話轉(zhuǎn)接到可以聯(lián)系到你的電話上，方面客人遇到什么情況急需要你的幫助，另外有些客人是在你休息的那一天要求你幫他出運貨物，所以這些準備都要做好計劃。

6.提高拖車的時間性和效率性。在拖車方面應注意的問題是要與工廠溝通好裝貨的時間，司機在規(guī)定的時間內(nèi)到達工廠，但如果工廠在規(guī)定的時間內(nèi)不能裝貨，司機就會抱怨，如果裝貨時間太長而且壓夜的，那就要通知工廠造成的后果和付壓夜費。要與工廠解釋產(chǎn)生的費用和費用由誰承擔。所以做好溝通工作是十分重要的。在每一個地方都需要對方的諒解和溝通。所以工作需要多方面的溝通和諒解，溝通能使我們在工作中遇到問題迎刃而解，同時客人也會諒解我們，為他們做的決定，同時也是為他們降低成本。

每個國際貨運代理公司的操作流程是不一樣的，而且不同航線的操作也不一樣，由于我司韓國線比較有優(yōu)勢，在操作中是實效性很快就可以見效，所以效果比較清楚，而本人在講述我司操作崗位上的流程和實際操作的步驟、存在的缺點和不足只是針對本公司的操作職位情況而言。每個公司的發(fā)展或多或少都存在不同的缺點和需要改正的地方，需要員工們的同心協(xié)力共同建造大家的樂園。另外一個公司的發(fā)展需要有一個強大的后盾的支持，單證、文件、流程的規(guī)范化

對于維護客人和公司的利益都有很大的好處。公司的發(fā)展有賴于每一位員工的努力和協(xié)助，才能有更好的明天和商機。而且現(xiàn)在在深圳貨代企業(yè)已經(jīng)有幾千家了，要在這幾千家企業(yè)中站穩(wěn)腳步不是一件容易的事情，那么需要公司的全體員工為公司做出最大的效益。

參考文獻

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海天出版社201*-07-01人民交通出版1999中國物資出版社人民交通出版社中國公路網(wǎng)201*-06-24機械工業(yè)出版1997年年年年9

201*19

致謝

當我完成這篇論文的時候，三年的大學時光已經(jīng)飛逝將盡。這段時間不僅使我想到半年來的的艱辛工作，四年來的寒窗苦讀，更是我人生最重要的一段時間的一個句號。在這段時間里，我從一個從未離開父母庇護的懵懂少年成長為一個懂得人間寒暑的高校畢業(yè)生，其間的痛苦，悲傷，歡笑，一切的一切在我腦海中還是那么清晰、難忘……

本課題在選題及研究過程中得到沐潮老師的悉心指導。老師多次詢問，并為我指點迷津，幫助我開拓研究思路，精心點撥、熱忱鼓勵。老師一絲不茍的作風，嚴謹求實的態(tài)度，踏踏實實的精神，不僅授我以文，而且教我做人，雖歷時三載，卻給以終生受益無窮之道。對沐老師的感激之情是無法用言語表達的。沐潮老師不僅僅是我的指導老師，而且還是我們班的班主任，在這三年里不僅積累了豐富的知識，而且學到了如何做人的道理，我將隨身攜帶著它們，勇敢的踏上新的人生之路。

最后我還要感謝，感謝陪我走過陪我經(jīng)歷這一切的所有的朋友、同學、老師、父母。感謝你們對我的幫助；感謝你們給我的教導，感謝你們給我的溫情。當然，還要感謝我的母校深圳職業(yè)技術(shù)學院。

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