外貿業(yè)務員的工作職責

外貿業(yè)務員的工作職責

外貿業(yè)務員的工作職責

1、及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應嚴格參照大貨訂單格式，即貨號-顏色-數量應列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應由外貿部經理簽字后，方能安排打樣，外貿部經理不在時，由外貿部經理指定的人簽字。

如打樣需新購原料或輔料，應書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的，應馬上匯報外貿部經理，由外貿部經理決定如何處理。

樣品完成后，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。

如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經理，由經理決定。

總的原則是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數量較多，應考慮樣品收費，運費到付。

2、嚴格把握“核價單”，精確地報出美金銷售價格。一般情況下，核價單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿易核價單”，一種是“進料加工核價單”。核價單原則上是由計劃部提供的。業(yè)務員在向計劃部索取核價單時，應拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到計劃部提供的核價單后，業(yè)務員應逐字逐行進行審核，檢查是否有任何可能的差錯。

當遇到計劃部未能及時提供核價單，客戶又要馬上提供報價時，業(yè)務員應立即動手，收集相應的核價單數據，自己制作出準確的核價單。

業(yè)務員一定要看清楚核價單中利潤和銷售利潤率的計算方法的公式是否正確。

利潤=美金賣價X匯率X6.5-成本

銷售利潤率=利潤÷（美金賣價X匯率）X100%

美金賣價確定后，原則上必須經外貿部經理審核后，方能對外報價。個別客戶提出傭金要求的，業(yè)務員必須把事情的來龍去脈向外貿部經理匯報清楚，由經理決定如何操作。

3、積極主動與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發(fā)信給客戶，非�？蜌獾卦儐柨蛻魧�樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。

4、業(yè)務員應始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業(yè)理念。

客戶下訂單后，業(yè)務員應在第一時間整理出中文訂單，并立即下發(fā)到有關部門�？蛻粝掠唵魏螅瑯I(yè)務員應立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情，全身心投入到對客戶訂單的分析，圍繞“貨號-原料-顏色搭配-做法”四個要素，與打樣時的最后確認樣核對（必要時要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認。客戶確認后，立即打印出中文訂單并下發(fā)。從收到客戶原始訂單到中文訂單下發(fā)，整個過程的時間，能半小時解決的，堅決不能用1小時解決，能1小時解決的，堅決不能用2小時解決，以此類推。整個過程，最長不能超過48個小時。如果期間業(yè)務員正好輪到休息，則無條件調休。如客戶原始訂單有交待不清，業(yè)務員發(fā)電子郵件后，客戶在上班時間的4個小時內沒有回復的，此時業(yè)務員應立即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復；第二，口頭匯報外貿部經理，講明情況，如外貿部經理提出新的建議的，立即按經理的要求去做。

中文訂單的發(fā)文放范圍應在訂單的最上面顯示清楚。顯示發(fā)放范圍的標準格式是“發(fā)：沈阿瑟（1）、張三（6）、李四（3）、王五（6）、錢六（5）、趙七（1）、李八（1），共23份。”

中文訂單中應絕對杜絕模糊語言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關部門”等等。

在中文訂單的右下角，業(yè)務員應手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業(yè)務員已對訂單的內容已經徹底審核，已經沒有任何絲毫的差錯，也表明業(yè)務員已對此訂單已經完全承擔全部的責任。

當然，訂單最終確認的另一個重要的指標是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，讓計劃部先計算用料，但要書面通知采購部：“所有物料采購等通知”。如何成為優(yōu)秀外貿業(yè)務員?

這帖子特地寫給那些想學好外貿的在校生，或者想剛進入有志于成為優(yōu)秀外貿業(yè)務員的朋友，你們所需要做的事結合實際來學習課本知識，那怎樣學呢？1，與工作了的外貿人交朋友

他們是很好的導師，甚至比你們的老師還好.也許他們不會免費幫你。你因該學會提高自己從而也可以給他們幫點忙，比如：尋找信息，翻譯之類的。順便說一下，你可以從福步上海論壇獲得很多外貿精英的聯(lián)系信息。要有雙善于發(fā)現的眼睛。

2，盡量經常訪問外貿論壇

我推薦福步上海論壇和阿里巴巴商人論壇。從這些地方，您將會發(fā)現你們的書本和實際巨大差別。你知道，知識更新很快。你的教科書經常是過時的。在論壇里面，你可以和大家討論，幫助他人，或者問問題。比如在福步論壇，你可以發(fā)求助貼，記得使用一個清楚的標題，直接的方式提問，這樣別人看了標題就只到是否能幫你。遇到問題可以求助百度知道，也可以在百度知道幫助他人。如果在阿里巴巴論壇，你最好使用阿里幫幫提問。因為這樣你能得到更多的關注。你問問題時候需要付出財富值，回答問題正確可以獲得財富值。從而你會明白“要得到，先付出”。這就是生活。從而你會發(fā)現這樣更有趣，所以會激發(fā)你去更努力的學習。

3，投資于學習

留意有關國際貿易的最新流行的書籍。你需要投資于你的學習，只是值得的。別局限于你的所謂的經典的教課書。而且你要能方便的上網和學習電腦技術。及時你用不起手機，也要想辦法弄臺電腦。沒有它，你將會被甩在后面。4，重視電子商務學�？赡懿唤棠汶娮由虅罩�識，但是對于做外貿，只是必不可少的。在福步論壇有個電子商務版塊。在那里你可以獲得很多最新的實用的學習材料。還有另外一種方式，在百度等博客站點博客，將有助于你學習如何推廣網站，和怎樣寫受歡迎的文章。、

最重要的是，不斷的思考，你才會發(fā)現你自己獨特的方式。別人的意見只能作為參考。

跟單員的工作內容十分繁雜，涉及面廣，面對部門多。即要對上級反饋進度，又要對相關人員進行及時跟蹤，稍有不慎，即鑄成大錯。因此,在跟單過程中,如果能夠借助于一些專業(yè)的跟單工具,就會收到事半功倍的效果。比如:跟單網,提供跟單行業(yè)的豐富資訊與專業(yè)的外貿跟單軟件，幫助企業(yè)解決跟單過程中的大事，雜事，瑣碎事，使跟單更加輕松.解決了跟單過程中的知識問題與提供了跟單過程中的專業(yè)軟件系統(tǒng),使得跟單員真正從繁雜的跟單事務中解脫出來,從而提高了企業(yè)的跟單管理水平。

跟單員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。

跟單員的工作性質跟單員是業(yè)務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業(yè)務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，既進行業(yè)務跟單。因此，跟單員要：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。為自己下一步的工作打算.

（2）設定目標：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業(yè)產品的信息傳播出去。

（4）推銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。（5）提供服務：產品的售后服務，及對客戶的服務。（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客戶。跟單員是業(yè)務助理；跟單員在許多時候扮演業(yè)務經理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務經理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：（1）函電的回復：（2）計算報價單（3）驗簽訂單（4）填對帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記（6）客戶檔案的管理（7）客戶來訪接待

（8）主管交辦事項的處理（9）與相關部門的業(yè)務聯(lián)系跟單員是協(xié)調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務部門向生產制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

跟單員的工作特點

跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)，從銷售，生產，物料，財務，人事到總務都會有跟單員的身影出現。特點是：復雜的，全方位的。

1．責任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。

2．溝通，協(xié)調：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調能力特別重要。

3．做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。

4．工作節(jié)奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。

5．工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責。對內執(zhí)行的是生產管理協(xié)調。所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產運作流程。跟單員的素質要求

跟單員的工作性質與特點決定了其從業(yè)的素質要求：

（1）分析能力。分析出客戶的特點及產品的價格構成，以利于報價。

（2）預測能力。能預測出客戶的需求，企業(yè)的生產能力及物料的供應情況，便于接單，生產及交貨的安排。

（3）表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

（4）專業(yè)知識。對所跟單的產品要熟悉。了解產品的原材料特點，來源及成分。知道產品的特點，款式，質量。便于和客戶及生產人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。（6）人際關系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關系。通過他們來完成自己想要做的事。

（7）法律知識。了解合同法，票據法，經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷能力。對外推銷高手。對內管理行家。

（10）物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。跟單員的工作內容及知識，技能要求

跟單員的工作內容主要有：外貿業(yè)務跟單，物料采購跟單，生產過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯(lián)絡跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單；（外貿業(yè)務跟進）了解基本外貿知識：（談判，報價，接單，簽合同等等）�；�礎外語及函電往來。

2.物料采購跟單。（業(yè)務跟進）懂營銷，懂產品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）

3.生產過程跟單（生產進度跟進）懂生產，懂管理，懂溝通。

4.貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關知識。

5.客戶聯(lián)絡跟蹤（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識。服裝跟單員的工作流程如下

一、首先跟單進入工作前需準備以下資料：1．顏色原樣。2．原手感樣。

3．客人確認的小樣（也就是工廠第一次打的色樣）。4．原品質樣。

5．合同復印件（上面有對工廠的質量要求、標準、交期，數量等，跟單可參考）。

6．以及相關資料。

二、工廠打顏色小樣：，跟單需做以下事情：

1．按客供樣（原色樣）的顏色，要求工廠放小樣，放小樣必須有書面要求，也就是打色通知書，《打色通知書》的內容包括（對色光源、色牢度、染化料是否環(huán)保、打樣版數、打樣坯布及大孝打樣坯布規(guī)格、完成時間）等。

2．打樣坯布：打樣坯布與大貨一致，杜絕使用其它規(guī)格的坯布進行打樣，針對大貨生產特點，應考慮小樣坯布是否進行砂洗或相關處理。

3．根據打樣通知書，正確使用光源（如：D65、TL84、U3000等）避免跳燈現象，提高打樣準確率。

4．根據客人或市場部要求，《打樣通知書》須注明小樣大小和版數（印花和色織要注明循環(huán)問題，色織小樣要附紗樣，基本上化纖類染色布都是打A、B、C、D四個樣）。

5．時間要求：染色燒杯樣3天，印花樣10天，色織樣10天，特殊情況酌情解決處理。

6．文字說明：小樣須貼在規(guī)定表格內（公司色樣卡），根據打樣通知書標明色號、色名、編號、送樣日期等。

7．色樣卡管理：妥善保管，防止腿色，編號放好，做到用的時候隨時能找到。

三、中樣或大貨頭缸樣（也就是生產大貨前的第一次生產試樣）：提供中樣或大貨頭缸樣（如品質樣、手感樣、樣衣面料等）應同大貨一致，在條件許可情況下，應盡量模仿大貨生產工藝，對所使用的染化料、助劑以及工藝流程要有記錄，特別是面料門幅，要按大貨生產程序進行拉幅定型、撥水，對所提供的中樣或頭缸一定要要留樣可查。四、生產大貨過程中：

1．明確要求：明確訂單合同的的各項要求，物別是內外質量的標準要求和交期。

2．制定生產計劃：根據服裝交期要求，制定面料生產計劃以及分階段的成品數量。同時填寫《面料組織生產進度表》每周或每次有新的變化要及時改動。然后不定時間的向主管部門領導匯報。以傳真、郵件形式發(fā)給主管。3．每道質量進行跟蹤，主要注意：①是否在規(guī)定燈源下對色。

②小樣、確認樣或頭缸樣是否正確一致。③色差控制：邊中差、頭尾色差、匹差、陰陽面色差、缸差等。④經緯密、幅寬、色牢度、縮水率、手感、克重、氣味等。五、大貨檢驗：

4．檢驗標準和方式：按美國AATCC國際標準，十分制與四分制檢驗方法或公司內部檢驗標準，而且須根據材料的用途進行不同的檢驗（比如：尼絲紡，有的客人是用作制雨傘的，這樣就要求檢驗的時候一定要把底燈打開）。

5．在規(guī)定的光源下，以確認樣為準，同時參考小樣或原色樣進行對色，色偏控制在4-5級，不得低于4級，如超標必須進行返藁蟯緞屢髦刈觥?3．外觀質量：

1．布面檢驗：重點檢查污漬、緯斜、左中右色差、頭尾色差、手感差、斷經、斷緯、經痕、油污、色花、粗紗、色污、并經并緯、膠條、膠痕、漏膠、膠粒等。

2．總體檢驗：幅寬（須量三次，頭中尾）、克重（頭尾）、經緯密、長度、色差、六、包裝要求：根據不同的面料性質，可采用匹裝或卷裝或塑料袋或蛇皮便袋等包裝。而且嘜頭上一定要注明：款號、顏色、數量、缸號，色號，日期，訂單號，卷號等。

七、測試樣布３－５Ｍ帶回公司進行相關物化性要求測試。

八、測試ＯＫ，方可發(fā)貨（按公司程序要求發(fā)至相關工廠或本公司倉庫）。九、交期與品質的跟催和檢驗是很重要的，跟進生產：多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶或向部門主管反映問題及建議或征求意見外貿跟單員和業(yè)務員工作重點的區(qū)別一、外貿跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務流程運作過程中，以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向并督促定單落實的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項業(yè)務，特別是外貿業(yè)務的基礎性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產管理、單證與報關等綜合知識。二、外貿業(yè)務員的主要工作：

1、熟悉公司所經營的產品，準確報出銷售價格。

2、積極主動與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發(fā)信給客戶，詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。

3、客戶下訂單后，業(yè)務員應在第一時間整理出中文訂單，并立即下發(fā)到有關生產部門。全身心投入到對客戶訂單的分析，如有客戶交待不清的，應立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認。

4、產品準備過程中，貨款結算問題亦同步進行，貨物備妥后，根據合同安排貨物的最終發(fā)運

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外貿業(yè)務員崗位職責

201*-12-3109:02

1．配合公司的所需，及時作好翻譯工作

2．熟悉產品，對產品有所掌握，并能獨立分析其組成和給予準確的報價

3．熟悉產品在市場上的定位，找出報價時的不同

4．能獨立開發(fā)客戶，對外貿流程了解，對產品的規(guī)格、質量等都能給客戶及時的答復

5．能有隨機應變的能力，處理好客戶的疑問，并努力下單

6．生產過程應跟蹤、驗貨，做到質量保證

7．能夠獨立制作整套單據和相關的檢驗證明等，并獨立聯(lián)系貨代，將貨物安全送入倉庫

8．及時通知客戶和貨代有關貨物裝運的情況

9．妥善保管客戶的資料和樣品，有條理的歸檔

10。退稅核銷要及時，將所需全套資料送給財務辦理

11．提交季度業(yè)務匯總和年度總結

12．注意提升自身產品知識、英語和業(yè)務能力

13．在國外的重要節(jié)假日里，需發(fā)送電子賀卡以示問候，及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄

14．處理好與各部門的關系，并及時地向他們請教有關產品的最新信息和動態(tài)

15．根據市場的變化，適時地開發(fā)新產品

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