總結(jié)表彰會住宿安排

總結(jié)表彰會住宿安排

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姓名苑榮海劉同湖徐光杰張元波單位濱州水務(wù)集團濱州水務(wù)集團濱州濱海環(huán)保公司煙臺水務(wù)投資有限公司房間備注劉春華山東水務(wù)恒業(yè)供水有限公司宋維閣山東水務(wù)恒業(yè)供水有限公司王吉征山東水務(wù)蓬萊華建水業(yè)公司總結(jié)表彰會住宿安排

序號1234567

姓名王君兵蘇特孟令文于成勇曲鵬濤王國齡孔祥杰單位日照日照煙臺蓬萊濱州環(huán)保惠民沾化房間備注

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場地網(wǎng)教您如何安排大型會議住宿

大型會議住宿的安排方式(一)安排方式：這里有幾種方法來處理會議的團體住宿，最簡單的方法是由與會者自己安排住宿

，但是更有效和考慮經(jīng)濟利益來說最好是由主辦單位預(yù)定房間，如果不事先保留房間，會產(chǎn)生下列問

題:

1．遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠的地方。

2．與會者可能拿不到優(yōu)惠價格，因為個人無法有講價的能力。

3．會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來考慮場租可否講價。

因為會議公司經(jīng)常與酒店合作，酒店都有協(xié)議價給到會議公司，所以客房和會場預(yù)訂最好選擇會務(wù)公

司合作，在上海場地網(wǎng)就是您理想選擇之一。(二)住宿程序：一旦預(yù)訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：

1．告訴飯店所有與會者住宿經(jīng)由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。3．經(jīng)由專業(yè)會議服務(wù)公司代為處理。4．經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負責。(三)預(yù)定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會造成住

宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。訂房卡：如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的

。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向飯店訂房。這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金

等事項是否有誤，通常飯店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以注明有任何稅金或

服務(wù)費。

另外還有一點也很重要，就是強調(diào)訂房截止日，以鼓勵與會者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與飯店

在簽訂合約前同意的。

住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要

求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內(nèi)容包括：

1．注明房間服務(wù)費和稅金由個人或是邀請單位支付。

2．注明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。3．房間只保留到抵達日的下午6時，還是由邀請單位全權(quán)負責。4．要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。一旦房數(shù)被確定后，住宿局／觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單

位與飯店業(yè)務(wù)代表談房價。如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設(shè)備，這不但有助于你房價的講價，同時提出一些

與會者可能會問的問題，請飯店人員答復(fù)，同時也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺服務(wù)情形。特別預(yù)訂：有些會議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團體，并給予特別處理，例

如：總計預(yù)訂400間，40間為VIPs(貴賓)使用，其余360間為與會代表，使用特別預(yù)訂是因為有些記者

和參展商都要特別小心接待。

詳細與飯店業(yè)務(wù)代表討論細節(jié)，并訴諸文字，彼此要了解：1．特別預(yù)訂多少房間，什么類別和房價。2．預(yù)訂的作業(yè)程序。

3．什么時限內(nèi)未使用的房間轉(zhuǎn)到一般預(yù)約中。在決定特別預(yù)訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，

對于貴賓(VIPs)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。工作人員房間預(yù)訂和免費房間：在一般與會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房

間。

一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業(yè)務(wù)人員，包括名字和地址、職稱或注明他

(她)在會議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間

費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優(yōu)惠價格，來降低主辦單位的成

本。

最好注明他們的身分，因為飯店經(jīng)常根據(jù)你這份住房表提供貴賓(逮VIPs)特別禮遇(如送水果、

小禮物等)，你可能也希望將確認函直接給你，由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。

(四)住宿表格的內(nèi)容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準備表格前先確認

有關(guān)作業(yè)原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。

雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內(nèi)容：1．主辦單位名稱。2．會議名稱。3．會議日期。4．會議地點。5．收件截止日期。6．確認函回信地址。7．各飯店的房價。8．稅金明細。

9．飯店的地理位置圖。

來自：場地網(wǎng)

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