關(guān)于對(duì)電力施工企業(yè)工程檔案管理的探討

關(guān)于對(duì)電力施工企業(yè)工程檔案管理的探討

作者：湖南省火電建設(shè)公司李璐

【論文關(guān)鍵詞】檔案；電力工程；管理

【論文摘要】電力工程檔案是電力建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。它是電力工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。本文對(duì)電力工程檔案的內(nèi)涵、特點(diǎn)、存在的問(wèn)題以及有效的管理措施做了較為詳盡的闡釋，以期對(duì)電力工程檔案管理工作有所裨益。

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的電力建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時(shí)，也形成了大量的電力工程檔案，而電力工程檔案是電力建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。它記載著建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件，在對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，工程檔案管理作為工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如何有序地管理好電力工程檔案既是工程本身的需要，也是電力工程檔案管理發(fā)展的要求。

一、電力施工企業(yè)工程檔案管理的內(nèi)容

1工程建設(shè)綜合部分：工程建設(shè)文件、與設(shè)計(jì)、制造單位來(lái)往文件、會(huì)議紀(jì)要、工程階段性匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)。

2工程管理部分：工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、工程預(yù)算決算、工程定額、工程結(jié)算審計(jì)報(bào)告。

3工程施工部分：開(kāi)、竣工報(bào)告、施工圖會(huì)審、施工組織設(shè)計(jì)、施工作業(yè)指導(dǎo)書(shū)（技術(shù)措施）、技術(shù)交底記錄、施工技術(shù)記錄、施工勘測(cè)、土巖試驗(yàn)報(bào)告、混凝土、原材料檢驗(yàn)（試驗(yàn)）報(bào)告、基礎(chǔ)處理、材料(構(gòu)、配件)質(zhì)量證明書(shū)及復(fù)試文件、工程質(zhì)量評(píng)定、質(zhì)量缺陷及處理報(bào)告、設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、工程洽商單、材料代用單、工程日志、大事記、工程總結(jié)、竣工報(bào)告。

4工程竣工部分：工程（機(jī)組）竣工驗(yàn)收文件（含整套試運(yùn)文件、調(diào)試方案和報(bào)告）、竣工簽證書(shū)、工程創(chuàng)優(yōu)評(píng)定材料（申報(bào)材料、評(píng)定通知、結(jié)論、證書(shū)等）、竣工圖。5工程有關(guān)的照片、電子聲像光盤等。二、電力施工企業(yè)工程檔案的特點(diǎn)1、單一獨(dú)立性

即以單位工程為組卷原則，體現(xiàn)檔案的整體性、連貫性，這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。2、真實(shí)性

工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體建設(shè)過(guò)程中的真實(shí)寫(xiě)照。因?yàn)楣こ虣n案材料的形成是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，從工程檔案中就可查證其工程質(zhì)量，它是工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。3、實(shí)用性

工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過(guò)檔案材料，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。三、電力施工企業(yè)工程檔案形成時(shí)常見(jiàn)問(wèn)題

1、工程項(xiàng)目重要往來(lái)文件及會(huì)議紀(jì)要不全或沒(méi)有收集，具體體現(xiàn)在文件有來(lái)無(wú)往；來(lái)文缺附件或缺圖紙；會(huì)議紀(jì)要有后一次的無(wú)前一次的等。

2、施工文件常見(jiàn)施工聯(lián)系單不全；設(shè)計(jì)變更單未封閉；工程質(zhì)量檢查及驗(yàn)評(píng)記錄、隱蔽工程記錄不全；原材料出廠證明和檢驗(yàn)報(bào)告不符合歸檔要求等等。

3、在工程量簽證單上直接修改，檔案的真實(shí)性受質(zhì)疑。

4、用復(fù)印件歸檔。如一些水泥、鋼材等原材料試驗(yàn)報(bào)告為復(fù)印件歸檔等。5、案卷及文件題名太籠統(tǒng)，不準(zhǔn)確，不能揭示其案卷或文件內(nèi)容。四、電力企業(yè)工程檔案有效管理的措施

1、加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，提高檔案管理意識(shí)

工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開(kāi)始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過(guò)程中，企業(yè)對(duì)檔案管理工作在思想上重視程度不夠，由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后形成的施工記錄很有可能一塌糊涂，導(dǎo)致資料收集不全，以至于產(chǎn)生事后補(bǔ)做資料的現(xiàn)象，因此可采取對(duì)工程資料定期或不定期檢查評(píng)比等手段，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與經(jīng)濟(jì)掛鉤，為檔案管理工作規(guī)范化提供保證。2、工程檔案的前期策劃、過(guò)程控制是保證工程檔案質(zhì)量的關(guān)鍵

為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔文件材料及圖紙的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和規(guī)范，施工企業(yè)在進(jìn)入工程項(xiàng)目之始，主動(dòng)與業(yè)主方及監(jiān)理方進(jìn)行竣工檔案編制的有效溝通，確定工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作，規(guī)范檔案資料的收集范圍和細(xì)化整理要求，以保證工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量。

在管理過(guò)程中嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-201*國(guó)標(biāo)、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-201*行標(biāo)及企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是做好電力企業(yè)工程檔案管理的基礎(chǔ)，在工程建設(shè)施工中嚴(yán)格過(guò)程控制，按照電力工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的文件及時(shí)檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，查漏補(bǔ)缺，使施工記錄做到真實(shí)、完備、及時(shí)，符合歸檔要求。

3、及時(shí)做好傳遞和變更記錄

在管理過(guò)程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各施工企業(yè)各職能部門應(yīng)及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才能掌握工程資料的來(lái)龍去脈及實(shí)施情況，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性。

4、加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度

當(dāng)今社會(huì)處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，電力工程檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，更好地服務(wù)于電力工程檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理從單一型向多樣復(fù)合型的科學(xué)轉(zhuǎn)變。

五、電力工程檔案管理應(yīng)與企業(yè)的信息化同步

檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。使用網(wǎng)絡(luò)辦公，各項(xiàng)目部實(shí)行遠(yuǎn)程控制，工程檔案可以在線移交……企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用起來(lái)確實(shí)便捷，但紙質(zhì)檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，怎樣在使用后將紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對(duì)應(yīng)，建立鏈接是檔案管理信息化要解決的實(shí)際問(wèn)題。檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識(shí)，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對(duì)稱問(wèn)題；其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問(wèn)題，電子文件看不見(jiàn)，就一張光盤，對(duì)于它的完整性、版本等從外觀上看不出來(lái)，檔案部門應(yīng)運(yùn)用專門的設(shè)備檢驗(yàn)電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來(lái)在工作中可能要造成失誤。檔案資料管理人員應(yīng)參與企業(yè)信息化建設(shè)中去，邊干邊學(xué)，在管理的過(guò)程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí)，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

擴(kuò)展閱讀：對(duì)于項(xiàng)目法施工在電力施工企業(yè)中成本的管理思考

對(duì)于項(xiàng)目法施工在電力施工企業(yè)中成本的管理思考

[摘要]本文結(jié)合燃煤發(fā)電廠基建管理，從以下幾個(gè)個(gè)方面對(duì)成本管理工作進(jìn)行總結(jié)和思考。

[關(guān)鍵詞]電廠基建成本管理總結(jié)

近年來(lái)，隨著電力建設(shè)工程在行業(yè)建設(shè)工程中從專業(yè)性和壟斷性較強(qiáng)的狀況逐漸向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，工程施工單位的競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越重，價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，為保證企業(yè)利益，施工單位必須加強(qiáng)對(duì)工程成本控制的管理，本文結(jié)合在發(fā)電廠施工過(guò)程中成本管理的幾點(diǎn)體會(huì)進(jìn)行總結(jié)與大家共同探討和分享。一、成本管理架構(gòu)的建立

1、目標(biāo)成本規(guī)劃的內(nèi)容應(yīng)力求完整

針對(duì)當(dāng)前工程中標(biāo)合同多總價(jià)”包死”，多拒絕特殊措施、一般設(shè)計(jì)變更和常規(guī)量差調(diào)整的”特點(diǎn)”，我們應(yīng)站在項(xiàng)目全局、全過(guò)程支出分析的角度，進(jìn)行充分規(guī)劃，特別是：（1）需規(guī)劃出在建期間價(jià)差預(yù)備費(fèi)的空間；（2）需規(guī)劃出安全及文明施工措施費(fèi)的空間；（3）需規(guī)劃出特殊技術(shù)措施費(fèi)及“精品工程”增加費(fèi)的空間；（4）要考慮部分不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用的統(tǒng)籌空間；（5）規(guī)劃的成果，應(yīng)表述為清晰的直接費(fèi)和必要的管理費(fèi)形式。

鑒于中標(biāo)價(jià)已經(jīng)很低的普遍事實(shí)，又鑒于子項(xiàng)目間、子費(fèi)用間以豐補(bǔ)歉的運(yùn)作可能，費(fèi)率的預(yù)留比率不宜過(guò)大，具體數(shù)字可借鑒合同分析、市場(chǎng)預(yù)測(cè)、業(yè)主合作經(jīng)歷和歷史成本記錄等參考資訊綜合考慮。2、明確目標(biāo)，建立制度

(1)明確基本核算周期為“月”；(2)明確基本核算深度至“單位工程”；(3)制定成本核算月度聯(lián)席“預(yù)審（會(huì)）”制度，會(huì)上完成“三同步”的專業(yè)間校核工作；(4)明確計(jì)經(jīng)專業(yè)在費(fèi)用口徑校核、工程進(jìn)度同步上的首要輔助責(zé)任；

3、配備經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人員，夯實(shí)的專業(yè)工作是實(shí)施有效管理的基礎(chǔ)，但鑒于以往工作中，屢屢出現(xiàn)的專業(yè)“層面”不融現(xiàn)象，我們?cè)趯�業(yè)基礎(chǔ)工作中應(yīng)做出必要的改進(jìn)，至少：

(1)從項(xiàng)目預(yù)算的測(cè)算口徑，從成本支出的核算口徑，其專業(yè)成果在結(jié)構(gòu)、形式、深度上應(yīng)達(dá)到單位工程、甚至分部工程的層面；(2)專業(yè)軟件支撐下的精確稽核是財(cái)務(wù)管理的必須，但針對(duì)成本核算目的而精心構(gòu)建的系列輔助臺(tái)帳，會(huì)更有助于檢視財(cái)務(wù)支出與工程子項(xiàng)目間的勾稽關(guān)系，應(yīng)強(qiáng)化之。再而，我們的專業(yè)工作重點(diǎn)，也應(yīng)從傳統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)中”跳”出來(lái)，用更多一些的精力與熱情，關(guān)注成本核算，關(guān)注成本差異分析；(3)物資專業(yè)在抓好比質(zhì)比價(jià)、節(jié)奏進(jìn)貨、驗(yàn)收保管等重要環(huán)節(jié)的同時(shí)，需多投入些精力，在臺(tái)帳管理上面，特別是在材料出庫(kù)的時(shí)間分?jǐn)�，在月度、季度的假退料盤點(diǎn)，在成本“暫估”，在庫(kù)存盤點(diǎn)的帳實(shí)校驗(yàn)上面再提升一些工作質(zhì)量，以獲取事半功倍的工作績(jī)效。

5、充分發(fā)揮人員的主觀能動(dòng)性，建立激勵(lì)機(jī)制。

(1)激勵(lì)應(yīng)做到有章可循。明確的“行為獎(jiǎng)懲”關(guān)系將構(gòu)成項(xiàng)目成員甚至包括項(xiàng)目干系者的行為規(guī)范；(2)激勵(lì)行為要及時(shí)。道理

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