汽車4S店配件管理1

汽車4S店配件管理（一）

201*-2-1311:10:10

增加銷售或降低營運成本都可以擴大盈利

增加銷售或降低營運成本都可以擴大盈利，而增加盈利的最好方法之一，就必須有一個的良好的庫存結(jié)構。（開源和節(jié)流）

一、庫存分析

庫存是指響應客戶需求，緩沖供需波動，降低成本，最終提高客戶滿意度為目的建立的存儲體系。按照經(jīng)濟用途可以分為：商品庫存和輔助材料庫存，根據(jù)存在的作用又可以分為：周期性庫存、在途庫存、安全庫存或緩沖庫存、投機庫存、季節(jié)性庫存、地域性庫存與冷背庫存。

1、為什么要建立庫存

l庫存是解決時空矛盾所必須的。既然存在時間和空間的差異，就必須有庫存

l所謂零庫存是指“庫存沉淀為零”，即：備件在采購、陪送、銷售等一個或多個經(jīng)營環(huán)節(jié)中，不以倉庫存儲的形式存在，而均是處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)。完全的零庫存是不存在的,也不現(xiàn)實的（豐田創(chuàng)造的“TPS”管理）。

l配件庫存的作用：維持服務與銷售的穩(wěn)定，應付市場的變化和用戶的需求

2、庫存分析

庫存分析與控制是計劃人員的重要工作，探索與總結(jié)庫存分析與控制方法是提高計劃業(yè)務水平的重要途徑。通過庫存分析，將物料按不同的類別進行分析與控制，依據(jù)供需形勢的準確判斷，充分發(fā)掘它們不同的特點，進行計劃細分，采取恰當?shù)牟呗�，實現(xiàn)公司經(jīng)營的目標，解決降低庫存投資（提高庫存周轉(zhuǎn)等）與為提高生產(chǎn)效率等對庫存的需要的沖突。

l庫存結(jié)構分析方法

對一個存儲系統(tǒng)來說，庫存結(jié)構影響物流周轉(zhuǎn)速度，所以它也是衡量庫存質(zhì)量的一種標準。根據(jù)庫存周轉(zhuǎn)率的相關概念和公司實際的維修特點，可以得到合理庫存比例關系。進而利用這個比例關系，得出實際庫存中不良庫存的部分。

庫存周轉(zhuǎn)率=12個月的出庫總成本/平均庫存

平均庫存=（月初庫存+月末庫存）/2

通過控制庫存結(jié)構，減少不同環(huán)節(jié)的庫存浪費，就能提高庫存周轉(zhuǎn)率，在較低的庫存水平下達到同樣的客戶需求滿足率。

l不良庫存分析方法

關注庫存中不合理部分，包括其所占整個庫存的比例以及產(chǎn)生的原因分析，通過實際庫存和理想庫存的結(jié)構對比，將不良的庫存從整個庫存中提取出來。具體產(chǎn)生的原因有：

（1）市場預測偏差

市場預測偏差會造成的額外庫存資金。

l為了滿足發(fā)貨，需要預備一定的庫存，還必須有一定的在途庫存和訂貨。

l庫存周轉(zhuǎn)率必須達到合理指標（3-8）

l部分精品及配件實際的市場需求量比預計的要小，造成部分配件精品積壓，如銷售部中精品，資金占用較大

（2）配置切換

進行配置切換，基于切換的安全性考慮，各配件都有不同程度的重疊，對庫存的影響較大。如安全氣囊由內(nèi)飾不同的演化等等。

（3）結(jié)構性偏差

為了應付個別車輛的維修沖擊，對一些用量少的配件需做一定量的庫存，一般來說這些配件的周轉(zhuǎn)速度要遠遠低于其他備件，造成庫存增大。這也是這6個月不動產(chǎn)中主要原因。

（4）訂貨管理

由于有些車輛當時出現(xiàn)某種問題，應前臺要求訂貨。而當我們定回來后，客戶又不換了，或者維修技師故障判斷不準確，可能該故障現(xiàn)象消除或者這本身就是一個錯誤的信息。造成的庫存積壓等。

（5）庫存控制缺乏合作性與協(xié)調(diào)性

企業(yè)內(nèi)部各獨立的單元，其使命和目標是不同的，往往是以滿足自己最大獲利為使命和目標的，例如，前臺往往是根據(jù)自己的能力制定的，一味的追求產(chǎn)值效益，有時為了獲取緊俏商品，甚至夸大訂貨量，導致供應鏈的需求放大。企業(yè)這種“畫地為牢、各自為政”的意識普遍存在，由于不信任、競爭和敵對的態(tài)度導致的組織障礙，更是影響到庫存控制的成效。

（6）儲備計劃

除了上述問題的影響之外，還有配件編碼錯誤，造成訂回來的配件不適用；配件選擇錯誤，造成訂回來的配件不適用。重新訂貨，造成庫存增加而且是不可用的庫存等因素，這就不可避免會產(chǎn)生不良物料。如死庫存、低周轉(zhuǎn)配件：

?死庫存就是沒有用途、要報廢的物料。死料定義為：庫存項目在當前計劃期內(nèi)需求為零，并且在公司范圍內(nèi)沒有最終用途的物料。

?低周轉(zhuǎn)配件就是周轉(zhuǎn)頻次低于正常配件的那部分庫存。定義為：庫存大于6個月需求的配件或周轉(zhuǎn)率小于1次/年的配件。目前由于開業(yè)到現(xiàn)在未滿一個月，只能將清單中配件列為此類。

公司的計劃模式是用可執(zhí)行的發(fā)貨計劃來驅(qū)動整個供應鏈（廠家公司備件部維修車間等部門）計劃的，這樣預測與實際需求就會存在差異，再加上版本切換等因素，產(chǎn)生死庫存、低周轉(zhuǎn)配件是不可避免的。但必須對其進行控制及處理。

二、庫存管理

配件庫存管理不僅是對傳統(tǒng)的配件進、出、存的業(yè)務管理，更是以支持售后服務，提供優(yōu)質(zhì)客戶服務為目的地存儲、收發(fā)、計劃與控制。

庫存投資成本必須同所期望的客戶服務水平或缺貨成本相平衡。

l一年以上銷量為零的配件：死庫存，應報廢或者折價處理。

l半年以上銷量為零的配件：積壓件，應通過兄弟單位之間資源共享或者向總部申請折價調(diào)劑解決。

l三月以上銷量為零的備件：滯銷件，一方面通過調(diào)整訂貨和服務營銷手段來減少庫存，另外通過網(wǎng)點之間的調(diào)劑。

三、庫存控制

對出入庫數(shù)據(jù)、需求數(shù)據(jù)進行計劃分析，通過查詢庫存的來源（采購入庫時間/由誰下達計劃、轉(zhuǎn)庫、庫存調(diào)整）、推算庫存形成時間、再查詢物料的歷史用途、曾經(jīng)的替代關系、相關的版本切換信息、計劃百分比維護記錄等進行計劃考古，對死庫存與低周轉(zhuǎn)配件的產(chǎn)生原因進行分析。同時將其中的典型問題寫成案例，把失敗的教訓寫下來，使其他計劃人員及后來者少走彎路、少犯同類的錯誤。

發(fā)現(xiàn)了死庫存與低周轉(zhuǎn)配件，不僅要對現(xiàn)有的庫存進行處理。還需要審視其他環(huán)節(jié)的庫存情況（配件、維護庫存；逆向物流庫存--待處理品相關庫存、故障品庫存等），盡可能將損失降到最低。同時需要對其進行監(jiān)控，通過其他渠道進行處理。

四、庫存控制方法的應用

在一個市場變化快、產(chǎn)品更新快、競爭激烈的環(huán)境中，形成特色的庫存管理模式：在合理的庫存范圍內(nèi)，快速滿足客戶需求，支持公司持續(xù)、快速發(fā)展。建立合理的庫存控制方法，提高了庫存管理效率，有利于降低庫存。庫存控制方法主要有：

1、ABCD分類的應用

計劃ABC和倉儲ABC兩種庫存ABC分類方法，計劃所用的是配件計劃期內(nèi)需求總金額進行分類控制的，而倉儲所用的是配件單價進行分類控制的。計劃ABC控制主要是控制訂貨點，通過設置固定供應天數(shù)來實現(xiàn)；倉儲ABC控制主要是采用不同的盤點頻率、不同的管理方法（如貴重物品管理辦法等）來確保庫存數(shù)據(jù)準確率與存貨安全。

2、備件流速分類法

根據(jù)配件月均需求確定配件的流速分類，月均需求以前6個月的備件消耗為基礎，并進行加權平均計算。

3、安全庫存控制法

安全庫存是預防急單和產(chǎn)能不足而設置的庫存量。它能夠緩解急單對半成品生產(chǎn)的沖擊、均衡生產(chǎn)能力。目前，我們公司主要對配件、輔料等實施安全庫存，配件的安全庫存一般設置為月用量的1/4到1/2。象倉庫配件如果要滿足車間維修，前提是我們的備貨要充分，可是，總不能把倉庫堆的滿滿的吧，資金和場地不允許，這時就要通過向廠家制作訂單來控制我們的庫存，以達到最大的滿足率。當我們的訂單發(fā)出后，如果發(fā)生缺件，立即以電子檔記錄下來。如果某一個或某一些備件長期不能滿足需求，那就有必要調(diào)整某一個或某一些配件的安全庫存了。

4、關鍵配件儲備

關鍵配件儲備是為了避免或減少供貨市場的波動對配件供應的影響，它包含的配件范圍是未來供貨市場的波動，預計會影響我司配件的正常供應的采購，如廠家缺貨等。

5、供應鏈管理

一般來說，庫存是由庫存擁有者管理的。由于無法確切知道用戶需求與供應的匹配狀態(tài)，因此需要庫存來應付不穩(wěn)定的內(nèi)部需求以及供應鏈的不確定需求。供應鏈中的各個企業(yè)根據(jù)各自的需要獨立運作，導致重復建立庫存，無法達到供應鏈全局的最低成本。

當然，盡管在上述幾方面都具備的條件下，凡事都會有出乎我們意料的，對這部分意料之外的配件需求，就可以通過火急訂單、緊急訂單、網(wǎng)點調(diào)配、拆借等方法來解決。

擴展閱讀：汽車4S店配件出庫管理規(guī)定[1]

汽車4S店配件出庫管理規(guī)定

1.目的

規(guī)范配件出庫管理行為，明確配件出庫管理制度，使配件出庫過程：憑據(jù)有效、計量準確、名實相符、記錄清晰、便于追溯。2.范圍

本規(guī)定適用**集團所有售后服務經(jīng)營單位備件庫的配件出庫管理。3.職責

3.1備件倉管員負責本單位倉庫的物資存放規(guī)劃、日常存儲、入庫、出庫管理，

對庫存配件出庫負具體管理責任；

3.2備件主管負責本單位備件管理，對備件倉庫管理進行把關、督促，對庫存

配件出庫管理負直接領導責任；

3.3售后服務經(jīng)理負責督促相關責任人認真執(zhí)行本規(guī)定，協(xié)調(diào)本單位各部門之

間有關備件方面的工作關系，對本單位的備件管理負總責。4.零件報價

4.1備件部應主動了解廠家備件供應情況，動態(tài)掌握配件銷售價格變化情況，

及時更新配件價格表。

4.2常用配件價格應在接待區(qū)域醒目位置予以公布。

4.3備件部報價人員必須對所報出的價格負責；受理前臺接待人員、車間維修

人員及客戶詢價時，必須嚴格按統(tǒng)一規(guī)定的價格表報價，不得隨意報價。4.4配件報價單只作為報價工具，不得作為出庫依據(jù)。5.備件出庫

5.1備件領料分為客戶付費維修領料、廠家索賠維修領料、保險理賠維修領料

等三種情況。配件出倉前必須確認領料單證的有效性：

5.1.1客戶付費維修領料時，備件出庫應按S/A簽字確認的內(nèi)容打印配件出倉

單；

5.1.2廠家索賠維修領料時，備件出庫應按索賠員簽字確認的內(nèi)容打印配件出

倉單；使用廠家無償提供的用于招回維修的配件時，應在該配件專項進銷存帳目中辦理出庫，不得與倉庫帳混淆。

5.1.3保險理賠維修領料時，單臺維修車輛配件總需求小于等于1000元的，由編制日期：201*-7-25頒布日期：201*-8-

前臺主管確認，超出1000元的由售后服務經(jīng)理確認。備件出庫應按上述責任人簽字確認的內(nèi)容打印出倉單。

5.2在備件對外銷售時，配件銷售員打印《配件銷售單》，顧客憑《配件銷售單》

到前臺結(jié)算付款。備件出庫應按經(jīng)結(jié)算員確認收到款項的《配件銷售單》打印出倉單進行發(fā)料。

5.2.1打印出倉單前，必須認真核對，確認相關倉位碼、配件編碼、名稱、適

用車型等信息與需求配件完全一致，杜絕出庫配件名實不符；

5.2.2對于應該交舊領新的配件，倉庫管理員在確認舊件已回收后，根據(jù)出倉

單上的內(nèi)容進行發(fā)貨；

5.2.3發(fā)貨時必須先通過系統(tǒng)打印出倉單，再由發(fā)貨人和領料人共同驗貨、清

點，確認名實相符、數(shù)量正確、質(zhì)量合格后在出倉單上簽字確認。不允許先發(fā)出配件，事后補辦領料手續(xù)。

5.3出庫物資必須準確計量。包裝量大于單次使用需求量的材料，應按實際需

求量拆零出庫，并做到拆零計量準確、成本核算到單臺維修車輛；不得按包裝量整批出庫。

5.4倉庫管理員發(fā)貨時，應根據(jù)入庫日期按照先進先出原則進行操作；5.5配件出倉后因誤領、誤發(fā)等原因需要退回倉庫的，經(jīng)驗收確認沒有損壞的，

可辦理領用退庫，并應及時錄入系統(tǒng)，打印退庫單，由領料退庫人、收貨簽字確認后，單證交結(jié)算員做結(jié)算相關處理。

5.6倉管員每收發(fā)一項配件都必須及時準確錄入**售后服務系統(tǒng)，及時在進銷

存卡上準確記錄收發(fā)時間和數(shù)量；進銷存卡必須對應倉位、配件名稱、配件編碼，不可亂放亂記。6.備件借用及調(diào)撥業(yè)務

6.1本單位維修車間因外出救援或判斷疑難故障而借用零件時，借件人應填寫

《零件借用申請表》，經(jīng)服務經(jīng)理簽字確認后方可借用，并確保當日、整潔、完好地歸還。

6.2倉管員應主動跟進，及時收回借出的配件，備件主管必須在每天下班前，

檢查所借出的配件是否收回。

6.3借件當天配件丟失的，由借件人全額賠償；借件次日以后發(fā)現(xiàn)丟失的由備編制日期：201*-7-25頒布日期：201*-8-

件主管和倉管員共同全額賠償。

6.4集團公司內(nèi)部各不同品牌經(jīng)營單位之間調(diào)撥備件時，需要填寫《零件內(nèi)部

調(diào)撥申請單》，經(jīng)售后服務部審批后，以該備件的銷售價（最終用戶價）的九折進行調(diào)撥；集團內(nèi)同品牌經(jīng)營單位間調(diào)撥配件，由雙方直接聯(lián)系，不必通過售后服務部審批。

6.5倉庫處理集團內(nèi)部調(diào)撥備件，必須錄入**售后服務系統(tǒng)，調(diào)出單位按出庫

錄入，調(diào)入單位按入庫錄入。必須在辦理調(diào)撥出庫的一周內(nèi)將出庫單上交給財務會計，由會計與對方單位核對無誤后辦理開發(fā)票手續(xù)。6.6集團外同品牌特約網(wǎng)點之間借用備件時，必須經(jīng)過服務經(jīng)理審批。6.7借出配件，倉庫根據(jù)售后服務部批示處理集團外備件借用時，必須填寫《網(wǎng)

點間零件借用表》，經(jīng)借用單位加蓋法人公章后生效。《網(wǎng)點間零件借用表》必須妥善保管，備件主管必須定期檢查，跟進，直至完好歸還。6.8借入配件，倉庫必須及時以借用入庫方式錄入**系統(tǒng)，歸還該零件時以借

用退庫方式在**系統(tǒng)中作出庫處理，打印的退庫必須單應于當日上繳本單位財務，并確保與借用入庫時上繳的借件憑證對應。

6.9借入、借出配件，必須嚴格履行報批手續(xù)，規(guī)范裝訂、妥善保管憑證，設

置備查帳及時有效跟進督促歸還，否則，由此造成的損失，由備件主管、倉管員共同全額賠償。7.獎懲規(guī)定

7.1對于備件出庫過程中，違反本規(guī)定的行為，將給予嚴肅處理；

7.2倉庫工作人員，不認真確認領料憑證的有效性，盲目發(fā)出配件，導致?lián)p失

的，由有關責任人進貨價全額賠償損失；

7.3所有配件銷售單、配件出庫單必須由經(jīng)辦人員簽名，凡抽查發(fā)現(xiàn)未簽名單

證，對相關經(jīng)辦人應給予每份50元罰款，由此導致?lián)p失的，由責任人按進貨價全額賠償；

7.4違反借用配件規(guī)定，導致配件出庫漏結(jié)、盤虧的，由責任人全額賠償；借

用零件歸還時發(fā)現(xiàn)損壞、嚴重污損的由借用人按銷售價賠償80%，事后發(fā)現(xiàn)的由備件部按銷售價賠償80%。

7.5發(fā)貨經(jīng)辦人未經(jīng)認真核對實物和單證，導致錯發(fā)配件的，每次罰款50元；編制日期：201*-7-25頒布日期：201*-8-

領料雙方未確認名實相符且導致?lián)p失的，按配件進貨價由雙方各賠償50%。7.6配件出庫不及時錄入系統(tǒng)、不及時登記進銷存卡，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以100元罰

款。

7.7堅持原則，拒絕、制止、舉報違規(guī)行為的，視情形給予獎勵100-500元。8.附件：

《零件借用申請表》《零件內(nèi)部調(diào)撥申請單》《網(wǎng)點間零件借用表》

編制日期：201*-7-25頒布日期：201*-8-

附件1：《零件借用申請表》

零件借用申請表

年月日

施工單號車主車型車牌號聯(lián)系電話用件地點零件借用原因：序號1234零件編碼零件名稱單位數(shù)量成本價備注車間主管意見：日期：售后服務經(jīng)理審批：日期：借出時間借出狀態(tài)歸還時間歸還狀態(tài)倉管員：借件人：倉管員：借件人：倉管員：借件人：倉管員：借件人：填寫說明：

1.本表用于車間向備件倉庫借用零件的審批和記錄；

2.當車輛維修過程中出現(xiàn)確因技術手段不足，經(jīng)車間主管確認必須通過借用零件作故障

判斷時，或外出救援必須攜帶相關配件現(xiàn)場排除故障時，使用本表申請借用配件；3.本表由借件人填寫，必須如實填寫施工單號、維修車輛車牌號、零件名稱、零件借用

原因、用件地點（在車間內(nèi)使用或外出救援使用）等信息，倉管員確認配件名稱和編碼的正確性，經(jīng)車間主管簽署意見后，報售后服務經(jīng)理審批；

4.借出零件、歸還零件時，借件人和倉庫工作人員必須當面確認零件完好狀態(tài)和時間，

并在本表最下端對應欄目中填寫、簽名；

5.本表由倉管員保管，本表如有丟失，由倉管員承擔全部責任。

編制日期：201*-7-25頒布日期：201*-8-

附件2：《零件內(nèi)部調(diào)撥申請單》

零件內(nèi)部調(diào)撥申請單

編號:年月第次

調(diào)入單位：施工單號：車主：序號12345678零件編碼零件主管日期備件主管：日期：售后服務部審批：簽名：日期：

填寫說明：

1.《零件內(nèi)部調(diào)撥申請單》是各經(jīng)營單位在集團公司內(nèi)部調(diào)撥零件時填寫的備件內(nèi)部調(diào)撥

審批單據(jù)。

2.《零件內(nèi)部調(diào)撥申請單》必須寫清楚調(diào)入單位和調(diào)出單位名稱。同時寫清楚需要該備件

的維修車輛的工單號、車牌號碼、車型、車架號碼。3.《零件內(nèi)部調(diào)撥申請單》必須有本單位財務主管簽名。

4.調(diào)出單位意見由調(diào)出方備件主管查詢庫存情況后填寫是否同意調(diào)撥并簽字確認；5.所有簽名必須由相應負責人親筆手寫簽名，否則一律拒絕受理。

調(diào)出單位：車型：車牌：零件資料零件名稱數(shù)量單位調(diào)撥單價服務經(jīng)理日期金額車架號：聯(lián)系電話：合計金額：申請人日期調(diào)出單位意見：編制日期：201*-7-25頒布日期：201*-8-

附件3：《網(wǎng)點間零件借用表》

網(wǎng)點間零件借用表

年月日

借用單位全稱序號1234零件編碼地址聯(lián)系人零件名稱單位數(shù)量電話手機銷售價預計歸還時間本單位確認向借到以上零件，在預計歸還時間內(nèi)保證完好歸還所借零件。逾期未歸還，我單位愿按所列銷售價支付費用，承擔違約責任。本《網(wǎng)點間零件借用表》可作為有效借據(jù)，具有法律效力。代表人：（單位蓋章）日期：售后服務經(jīng)理意見：簽名：日期：售后服務部審批：簽名：日期：借出時間借出狀態(tài)歸還時間歸還狀態(tài)倉管員：借件人：

填寫說明：1.2.3.4.5.

倉管員：借件人：倉管員：借件人：倉管員：借件人：集團外同品牌特約網(wǎng)點向本單位借用備件時填寫此表，并由借件單位領導簽名，加蓋該單位法人公章（網(wǎng)點業(yè)務類圖章無效）。

本表經(jīng)借件單位憑填列清晰，加蓋公章后交售后服務經(jīng)理簽署意見，報售后服務部。本表“借用單位全稱”欄應填寫借件單位的注冊名稱；“本單位確認向借到以上零件”中橫線上應填寫本單位注冊名稱；（填寫網(wǎng)點簡稱或代碼等無效）

借出零件、歸還零件時，借件人和倉庫工作人員必須當面確認零件完好狀態(tài)和時間，并在本表最下端對應欄目中填寫、簽名；

本表由倉管員保管，本表如有丟失，由倉管員承擔全部責任。

編制日期：201*-7-25頒布日期：201*-8-

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