贈品管理

1目的

為了加強對公司員工在經營活動中贈送和接受禮品的管理，樹立良好的公司形象與風氣，減少開支，避免浪費，特制定本程序。2范圍

本程序適用于公司對外經營活動中與禮品采購與制作、領用、贈送、收受相關的所有行為。3定義

本程序所稱的禮品，是指由公司統(tǒng)一制作、采購的用于公司接待及外聯(lián)所用的物品。4職責

4.1公司總經理工作部是公司禮品的歸口管理部門，負責禮品的采購、接收、發(fā)放，登記造冊、保管、處理等項工作。

4.2公司總經理工作部負責與采購部組成采購小組，負責禮品集中制作、采購工作。4.3公司總經理工作部負責組織小批量、臨時性使用禮品的采購。

4.4計劃經營部負責在月度資金計劃范圍內的禮品費支出與報銷審核，配合總經理工作部，對本規(guī)定約定的禮品采購進行詢價復核。

4.5財務部門負責禮品費請款、借支、財務報銷的審核。5程序

5.1禮品的采購和制作原則

5.1.1貨真價實原則：價格公道合理,不能以次充好、以假亂真。5.1.2集體采購原則：參與采購人員不得低于2人。

5.1.3集中制作原則：年度計劃，專業(yè)設計，集中制作和采購。5.2禮品的采購和制作

5.2.1禮品集中制作與采購：總經理工作部每年9月負責組織召開“禮品采購計劃會”，根據(jù)公司禮品的庫存情況和高層管理人員對禮品的要求，擬定“全年禮品集中制作或采購方案”，包括：設計理念、圖樣（效果圖），所用材料、制作廠家、規(guī)格、單價、數(shù)量等、由總經理工作部行政主管、采購部采購主管組成采購工作小組，在公司招標領導小組組長（由公司高管擔任組長）的領導下進行招標制作和采購工作。總經理工作部也可參加控投公司總經理工作部組織的“禮品采購計劃會”，根據(jù)公司禮品的庫存情況及公司的需求，擬定《禮品采購申請單》，報公司審批后，采購控股公司統(tǒng)一制作的禮品。

5.2.2日常禮品采購：各部門因業(yè)務需要領用禮品的，原則上在公司領用，如果庫存禮品不能滿足需要，審批后采購金額在5000元以內的，則根據(jù)《**會議（活動）禮品方案申請單》、《禮品采購申請單》、《禮品采購詢價記錄表》審批，由總經理工作部行政主管負責組織采購，或者在審批授權后由使用單位、使用者自行采購；采購金額在5000元以上的，由總經理工作部行政主管、采購部采購主管一同采購。

5.2.3特殊禮品的購買制作：針對公司重要客戶，由公司辦公會批準或高管安排緊急的重要禮品采購，按照《禮品采購申請單》、《禮品采購詢價記錄表》，經過審批后由總經理工作部負責采購落實。

5.2.4日常禮品制作：公司舉辦各類活動使用的有紀念價值的禮品制作，可根據(jù)活動組委會與總經理工作部共同組織設計、制作訂購。其審批流程按5.2.2流程審核控制。5.3禮品入庫

所有禮品采購回后由總經理工作部行政主管和行政員共同驗收入庫，建立禮品接收與放發(fā)臺賬，每月盤點一次，做到賬賬相符、賬實相符，盤點結果報經營計劃部、財務部等相關部門。5.4禮品領用

5.4.1價值在200元以下的禮品，按以下程序申領發(fā)放：

a)禮品使用人填寫“禮品領用審批單”，部門負責人審核后，報總經理工作部審批。b)總經理工作部審核此次贈送是否有重復交叉現(xiàn)象，并根據(jù)存貨對各部門間禮品的均衡分配、種類調配等做出安排。

c)“禮品領用審批單”由總經理工作部負責人批準后，總經理工作部行政主管核對無誤，將禮品發(fā)出。

5.4.2單價在200元以上的禮品，應由公司總經理或其授權人審批后，按上述程序執(zhí)行。5.4.3外地、項目現(xiàn)場、應急性購買的禮品或特殊項目、特殊禮品，無論價值大小，統(tǒng)一由分管領導或總經理批準，直接辦理。經辦單位或經辦人及時到總經理工作部、辦理有關入庫、領取和登記手續(xù)，具體操作按上述程序執(zhí)行。

5.4.4公司批準組織的各類大型活動，包括各種會議、慶典活動、聚會、項目驗收、技術或市場推廣會等，作為專項費用，由活動組委會在總經理工作部領取發(fā)放，原則上使用庫存禮品，需要特別制作時，按本程序5.2.4執(zhí)行。5.5禮品費用控制

5.5.1公司各部門、各生產準備組將全年的禮品資金計劃報總經理工作部備案；

5.5.2禮品費用開支在各部門、各生產準備組的全年資金預算中列支。公司批準集體組織的各類大型活動，包括各種會議、慶典活動、聚會、項目驗收、技術或市場推廣會等經公司高管批準后申請專項資金，公司高管安排的會議（活動）禮品在高管專項資金中列支。5.5.3總經理工作部在年度預算額度范圍內安排制作或采購禮品的費用，由經營計劃部和財務部根據(jù)禮品采購方案和禮品入、出庫單，分攤計入各部門、各生產準備組的管理費用中。5.5.4在審批額度范圍內的禮品領用，總經理工作部即可同意發(fā)放。超過當月額度范圍的，按規(guī)定程序審批后執(zhí)行。費用將要超過年度預算的，計劃經營部提示費用預警，總經理工作部負責人應在“禮品領用審批單”上明確批示后，在不超過年度預算前提下，轉報公司高管審核后方可辦理領用手續(xù)。預期要超過年度預算的，應按年度預算增補程序報審后執(zhí)行。5.5.5費用實際發(fā)生時，根據(jù)本規(guī)定要求的各項審批單，作為費用實際發(fā)生的審核依據(jù)。5.6禮品贈送

5.6.1贈送對象的身份、個性以及贈送方式、地點要與禮品的特點相適宜；多人場合，要注意區(qū)分受贈人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復贈送時，注意花樣品種的更換。

5.6.2避免禮品的重復贈送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈送活動中，要避免公司或部門多頭贈送現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要賓客。禮品使用單位和總經理工作部注意把關，防止此類事情發(fā)生。

5.6.3普通禮品贈送，目的是加強與賓客的溝通，給賓客留下公司良好的印象和記憶。贈送禮品時，注意了解授贈人的個性特點，講究品位、格調，采取不同方式，做到既不鋪張浪費，又能收到實效。5.7組織紀律

5.7.1公司禮品是公司的財產，代表公司利益贈與賓客，不容許任何個人私自占有或轉贈他人；如有發(fā)生，視金額大小給與當事人經濟或紀律處分；5.7.2《禮品領用審批單》、《禮品發(fā)放登記臺帳》是公司禮品發(fā)放工作內部組織管理的有效手段和對外公共關系的重要資料，有關人員必須妥善保存，嚴禁復制、外傳和對外泄漏，違犯者將嚴肅處理。5.8禮品接受

5.8.1公司員工在經營活動中，嚴禁公開索要或暗示對方贈送禮品。如遇對方贈送禮品而不能謝絕的，可以接受，必要時酌情回贈公司禮品。

5.8.2按市價折合人民幣200元以上的禮品，自接受之日起10天內，填寫《禮品上繳單》，由部門負責人簽字后，將第二聯(lián)與禮品轉交總經理工作部。情況特殊時，上繳人可直接到總經理工作部辦理。

5.8.3按市價折合人民幣200元以下的禮品，歸受禮人本人或者受禮人本人所在單位所有。5.8.4收受禮品一律不準在市場上出售。對已登記入冊的禮品，有重復使用價值的，公司可以轉贈賓客，或者按市價5折內部處理。處理時，應優(yōu)先照顧受禮人的需要，特殊情況下，經公司分管領導批準，可少收或免收價款。禮品處理所得款項，一律入公司專門賬戶管理使用。

5.9禮品實物管理

5.9.1總經理工作部行政主管要本著對公司財產高度負責的精神，嚴格按本程序實行管理。做到發(fā)放手續(xù)齊全，原始資料留存完備。嚴格履行辦理禮品出、入庫手續(xù)，建立禮品發(fā)放及上繳臺帳，統(tǒng)計各部門禮品使用費用。

5.9.2庫存禮品要擺放整潔，精心維護，防霉防盜，并進行定期盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時上報處理，避免損失。

擴展閱讀：贈品管理規(guī)定

贈品管理規(guī)定

一、目的：

為更規(guī)范的管理贈品，有效整合促銷資源、減少贈品損失，提升贈品效率，特制定《贈品管理規(guī)定》。二、贈品的定義及范圍：

1、贈品是指以促進成交為目的，以贈送的名義、和正常商品組合在一起銷售給顧客的促銷商品。2、本贈品管理規(guī)定的贈品指業(yè)務采購的贈品，包含廠家提供的贈品。三、贈品管理原則：

1、贈品視同商品管理，進行正常的進、銷、存管理。2、贈品必須作為商品開票銷售、出庫；禁止內部領用出庫。

3、禁止顧客實際贈送贈品與系統(tǒng)開單資料不附，違規(guī)者將給予以降級或清退處理。四、贈品的進銷存管理（一）收貨入庫：

1、贈品的保管實行統(tǒng)一入庫、統(tǒng)一保管原則；2、所有贈品必須由賣場庫、中心庫收貨入庫；

3、庫管人員負責贈品入庫管理（同正常商品），嚴格驗貨方可入庫；4、門店庫、中心庫必需設置專門區(qū)域放置贈品；5、贈品入庫后須在包裝箱醒目處粘貼“贈品”字樣標帖；6、財務后勤對入庫贈品進行系統(tǒng)零售限價定義。（二）贈品的銷售開票

1、各品類商品可以和贈品搭配銷售，門店可根據(jù)銷售指導方案或保證公司利潤的前提進行贈品的

搭售；

2、開票時要把贈品和銷售商品必需當天開掉，必需錄入顧客信息；

3、銷售正常一件商品時，最多只能贈送二件贈品，如銷售特價機、工程機則不得贈送；有特殊情

況，可向門管申請，同意后方可贈送。

（三）贈品實物發(fā)放

1、大件贈品由收銀員建配送信息，物流統(tǒng)一配送。

2、小件商品由顧客憑提單到門店領取，門店按提單發(fā)貨，收回提貨聯(lián)；（四）贈品銷售退貨

1、商品發(fā)生退換貨，附送的贈品必須同時退回原庫區(qū)；

2、高單價贈品已使用或套餐贈品無法全部收回或收回影響二次銷售的，由銷售人員計算扣款金

額，公司財務審核登記贈品、購買商品明細表后方可退款；3、低值易耗贈品的可退貨入庫保存；4、贈品銷售退貨流程；

（五）贈品盤點：

贈品視同正常商品，按照商品盤點要求：

1、盤點必需以物盤物，每月22-28日為盤點日，門店必須組織一次盤點；

2、盤點數(shù)據(jù)以系統(tǒng)門店庫數(shù)據(jù)為準，在盤點前讓財務后勤把門店已售但未發(fā)貨的貨物進行審核出貨。3、盤點人員不得少于2人,門管或財務后勤為監(jiān)盤人；

4、盤完后表格必需由盤點人和監(jiān)盤人簽字，如發(fā)現(xiàn)差異，門店責任人必需在盤點表上說明原因并在7天內解決，如無法按時解決，門店責任人按贈品零售限價進行賠償，并在3天內上交財務，如未按時上交，將直接從工資中扣除；

5、盤點表格必須妥善保管，由公司財務進行保存；6、殘損贈品轉入殘損庫；（六）贈品申請審批流程

由門店店長跟據(jù)門店的實際銷售量跟庫存情況進行OA申請，上報門管部（包涵門店之間的贈品調拔）門店上報之后，所負責門店門管必需在8小時內進行審核答復，（可對申請贈品、數(shù)量進行修改）業(yè)務部進行審批，同意（王婷婷），開調拔單。如不同意申請，批注原因調撥單開出后，由倉庫按配送時間進行配送

五、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，原贈品管理相關規(guī)定作廢。

寧波惠民電器有限公司二一二年二月五日

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