如何跟進(jìn)宴會工作安排

TrainingMaterial培訓(xùn)教材MeetingArrangement如何跟進(jìn)宴會工作安排TASKNUMBER:任務(wù)號：DEPARTMENT:部門：DATEISSUED:制定日期：GUESTEXPECTATION:客人期望：TIMETOTRAIN:培訓(xùn)時間：S&M-008Sales&MarketingDept.銷售部April201*201*年4月通過規(guī)范的工作安排，讓公司了解酒店的服務(wù)流程，并提供滿意的服務(wù)使之成為酒店的忠誠客戶。30minutes30分鐘Whyisthistaskimportantforyouandourguests?為什么此項(xiàng)任務(wù)對您和客人如此重要?

Answers:回答：

1.能提高客人及公司的滿意指數(shù)2.能夠展示我們的專業(yè)

3.可吸引更多的客人向其它客人推薦酒店4.滿意的服務(wù)使之成為酒店的忠誠客戶WHAT/STEPSHOW/STANDARDSTRAININGQUESTIONS步驟1、接受預(yù)定2、確定菜單如何做/標(biāo)準(zhǔn)在接待宴會訂單時，應(yīng)確定是否留有空余場地，如確定后同時交納訂金，否則場地不予保留。在確定菜單時，應(yīng)提供相應(yīng)的供客戶參考，同時說明至少在宴會日期半個月確定下來。培訓(xùn)問題如何接受宴會預(yù)定？HOLIDAYINNNORTHCHONGQINGHKFL-0032TaskTurndownService

Page1ofWHAT/STEPSHOW/STANDARDSTRAININGQUESTIONS步驟3、簽定協(xié)議4、發(fā)宴會接待通知單如何做/標(biāo)準(zhǔn)場地、菜單都確認(rèn)后，簽協(xié)議時應(yīng)用酒店專用的表格，其他收費(fèi)項(xiàng)也要寫明。協(xié)議簽訂后，要根據(jù)客戶的要求填寫《美工制作單》，交由公關(guān)部制作。其他相關(guān)部門也各執(zhí)一份，做到各負(fù)其則。銷售人員應(yīng)提前將客房預(yù)定單送至訂房部，在宴會當(dāng)天確認(rèn)房號后告知客人。宴會菜單需提前兩天交由點(diǎn)菜人員抄寫下到相應(yīng)的廚房，如后有變化應(yīng)做相應(yīng)修改并做調(diào)整。每次宴會結(jié)束后，做好總結(jié)并歸檔。培訓(xùn)問題如何簽定宴會協(xié)議？發(fā)送宴會接待通知單應(yīng)注意的事項(xiàng)？5、預(yù)定客房6、發(fā)放宴會菜單至廚房7、整理宴會資料歸檔如何做好宴會的客房預(yù)定？如何根據(jù)宴會的需求對各相關(guān)部門發(fā)送通知？

Summaryquestions:問題概述：

1.如何接受宴會預(yù)定？2.如何簽定宴會協(xié)議？

3.發(fā)送宴會接待通知單應(yīng)注意的事項(xiàng)？4.如何做好宴會的客房預(yù)定？

5.如何根據(jù)宴會的需求對各相關(guān)部門發(fā)送通知？

Nowaskthetraineetopracticethetaskfromstarttoendtotestcompetency.現(xiàn)在由培訓(xùn)生按照步驟從頭到尾進(jìn)行實(shí)踐操作并做測試

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擴(kuò)展閱讀：宴會、會議接待跟進(jìn)工作要領(lǐng)

宴會、會議接待跟進(jìn)工作要領(lǐng)

1、宴會、會議跟進(jìn)人員應(yīng)將客戶的每個細(xì)節(jié)要求，清楚列明在宴會備忘錄或宴會通知單上，以便上司查核或必要時其它工作人員能隨時參加跟進(jìn)工作，而無誤、遺漏之處。

2、宴會、會議跟進(jìn)人員的責(zé)任是確保宴會、會議的每個細(xì)節(jié)能夠符合客戶要求，故而在宴會開始前必須不斷與有關(guān)部門聯(lián)系，確實(shí)各部門已清晰各項(xiàng)宴會要求。

3、宴會、會議跟進(jìn)人員在宴會前需仔細(xì)檢查各項(xiàng)安排的落實(shí)情況，如發(fā)現(xiàn)遺漏、有誤之處，需及時通知宴會負(fù)責(zé)人，處理解決。

4、每個客戶對宴會的要求各不相同，但大致上以下幾點(diǎn)，都是宴會跟進(jìn)人員在每個宴會前必須跟進(jìn)的。

A、宴會開始前一小時，檢查指示牌、橫幅、席珍是否已經(jīng)放好，文字有無錯誤；B、在宴會、會議開始前一小時，檢查各種設(shè)備、謝謝是否運(yùn)轉(zhuǎn)正常，如照明設(shè)備、空調(diào)電話、背景音樂、麥克風(fēng)、接待臺、席號的位置是否擺放正確；

C、在宴會、會議開始前一小時，檢查各種設(shè)備、設(shè)施是否運(yùn)轉(zhuǎn)正常，如照明設(shè)備、空調(diào)電話、背景音樂、麥克風(fēng)、接待臺、席號的位置是否擺放正確；

D、在宴會、會議開始前一小時，檢查地毯、門、墻壁、洗手間及裝飾物是否干凈；E、協(xié)助餐飲部在宴會、會議開始前一小時，召集相關(guān)部門跟進(jìn)人員開會，講解宴會的內(nèi)容和注意事項(xiàng)，包括人數(shù)、宴會形式、服務(wù)方式、食品和飲料、參加宴會的重要客人，以及客人提出的特殊要求，分配具體工作，指定各工作環(huán)節(jié)的檢查人；

F、若需要演出公司、禮儀小姐，事先應(yīng)審核演出節(jié)目有無破壞酒店形象之內(nèi)容，并安排他們提前到達(dá)；

G、檢查餐臺上杯具是否與酒水相對應(yīng)，如白酒擺烈酒杯，紅酒擺紅酒杯，汽水、啤酒擺水杯；

H、檢查宴會、會議期間專用洗手間是否有PA值守，宴會空調(diào)是否已提前找開，溫度是否適合；

I、宴會前半小時安排保安協(xié)助客人泊車；

J、若是重要宴會、會議，提前安排美工到場拍攝；

K、請客戶宴會、會議負(fù)責(zé)人提前到達(dá)檢查場地，若有不甚滿意之處，可即協(xié)商更正；L、告訴宴會、會議負(fù)責(zé)人你會一直留在宴會中，若有需要之處，請他隨時找你

宴會、會議的追蹤服務(wù)

宴會、會議結(jié)束后，由負(fù)責(zé)的銷售人員親自拜訪或打電話給客戶表達(dá)感謝之意，并追蹤客戶對此次宴會的滿意度以及酒店所需改進(jìn)之處，表示對客戶的一種售后服務(wù)。如果顧客反面反映居多，產(chǎn)生誤解之處便應(yīng)及時解釋清楚，但若情況屬實(shí)，則可借以得知改進(jìn)方向。如果客人反映是正面的，即可作日后推廣宴會銷售的賣點(diǎn)。所有追蹤的結(jié)果均應(yīng)列入記錄并存檔，作為將來評核改善成果的參考，同時也可作為此客戶下次光臨時應(yīng)特別注意的服務(wù)咨詢，以提供較高的服務(wù)品質(zhì)。

宴會、會議的預(yù)訂及確認(rèn)

假使顧客有意預(yù)約宴會，銷售人員需問清楚宴會的日期、時間、宴會名稱、性質(zhì)及聯(lián)絡(luò)人員姓名、電話、并書面記錄下來。另外，菜單內(nèi)容、飲料種類、與宴會人數(shù)、宴會預(yù)算、擺設(shè)方式、顧客的付款方面也應(yīng)如實(shí)記錄。當(dāng)然，在預(yù)約步驟中，銷售人員要提供報(bào)價單給顧客，因?yàn)榇蠖鄶?shù)顧客在簽訂合約后可能還會與其他飯店進(jìn)行比價。無論如何，銷售人員應(yīng)詳細(xì)記錄每次跟顧客洽談的結(jié)果，除存檔備查外，也需正確無誤地將資料轉(zhuǎn)達(dá)給其他相關(guān)人員。只有如此，方能確保宴會的成功。為方便記錄起見，預(yù)訂宴會所需的資料都已經(jīng)包括在宴會洽談表中。有了宴會洽談表，銷售人員與客人洽談時便可以馬上將所有資料填妥，并將客人的要求選出，等到將宴會通知單發(fā)給各部門時，所有宴會需求都一目了然。如果顧客只是暫訂宴席，酒店則必須對其保持追蹤，直到客人下訂單為止。若顧客取消訂席，也要詢問取消宴會的原因，并予以記錄，作為日后改進(jìn)的參考。

通常，除熟客不收預(yù)訂金外，其他所有宴會及會議確認(rèn)時，都必須先交30%的訂金，付完訂金才表示該宴會場地確實(shí)被訂下。否則一個宴會如果臨時取消，對酒店勢必造成重大損失，因此預(yù)收訂金酒店是另一種自保方式，誠屬必要。除此之外，若在原來預(yù)訂宴席的顧客未付之前另有其他顧客欲訂同一場地，銷售人員應(yīng)打電話給先預(yù)訂的顧客，詢問其意愿。如果顧客表示確定要使用該場地，就必須請其先繳付訂金，否則將讓給下一位想預(yù)訂的顧客。假使客戶看中的宴會廳已被預(yù)訂，銷售人員仍然不可輕易放棄任何生意機(jī)會，而應(yīng)積極推薦其他可替代的宴會廳，或嘗試說服客人更改宴會日期。只要銷售人員永保一顆熱誠的心，往往能成功促每筆宴會生意。

雖然在預(yù)訂時銷售人員已記下顧客所有的要求，但是客人日后可能變卦卻仍是個潛在的問題。所有銷售人員必須將雙方同意的事項(xiàng)記錄在合約書上并請客人簽字，以保障客人與飯店自身的權(quán)利。倘若客人沒時間親自到酒店進(jìn)行簽約手續(xù)，銷售人員可能通過書面?zhèn)髡婊蜞]寄的方式，將文件送至顧客手中，請顧客在確認(rèn)書上簽字，簽妥后再傳真或郵寄回飯店以示慎生。在簽訂確認(rèn)書時，酒店通常會要求收取30%作為訂金。有時銷售人員忘記與客人簽確認(rèn)書而平白蒙受許多損失。所以為了確保宴會的正常營運(yùn)，與客人簽約是不可忽略的。

宴會、會議的洽談

舉辦宴會，顧客所采取的第一個步驟便是向中意的酒店咨詢相關(guān)的信息，采取的方式大約可分為3種----來電、來傳真、親自前來洽談。一般客人的問題不外乎場是否有空、宴會、會議的費(fèi)用、宴會廳規(guī)模、宴會廳能提供的相關(guān)儀器設(shè)備、菜單的內(nèi)容、最低消費(fèi)額、現(xiàn)場平面圖、訂金以及宴會活動相關(guān)廠商資料的獲得等。面對諸如此類的疑問，銷售人員中須一一為顧客說明，努力掌握每一個可能的生意機(jī)會。

首先，一旦獲悉顧客有舉辦宴會的意愿，銷售人員最好能邀請顧客新自到宴會廳現(xiàn)場看場地。畢竟光通過電話進(jìn)行解說，無實(shí)物可供參照，往往無法讓顧客真正了解宴會場的實(shí)際情況，反而使其對場地的認(rèn)識模糊不清，不論銷售人員如何詳盡介紹場地的完善，客人也很難體會。因此盡量邀請客人親臨宴會廳面對面解說，由銷售人員就現(xiàn)場設(shè)備清楚地為其解答問題，不但可以增加說服力，讓顧客不愿前往，銷售人員要考慮登門拜訪。一般來說，宴會生意大概只有75%是自己找上門來的，其他25%必須依靠銷售人員進(jìn)行促銷活動，主動爭取客源。

在洽談的過程中，負(fù)責(zé)接洽的銷售人員必須備妥足夠的資料供顧客參考，例場地的平面圖、各式菜單的價格表、客人的容量表、租金一覽表、器材租金表。接受咨詢時，首先要讓客戶了解場地大小和形狀，即使顧客已親臨現(xiàn)場，銷售人員仍需準(zhǔn)備場地平面圖，為其解說。由于不同桌數(shù)與不同形態(tài)的宴會所適合的場地類型不盡相同，所以宴會廳要設(shè)多種平面擺設(shè)圖，滿足顧客需求。

宴會銷售

一、宴會的基本概念：

何謂宴會？簡而言之，宴會指以餐飲為中心的聚會，其特色為通過一件特殊的事件使許多人共聚一堂，采用同一款菜單或自助餐形式，進(jìn)行聚會活動。二、宴會廳所能舉辦的會議形式：目前使用宴會廳所舉辦的會議并非僅限于餐會，如下所述的10類活動都是宴會廳的服務(wù)對象，由此可知宴會形式的多樣性。1、訂喜宴、婚宴；2、滿月宴、壽宴；

3、團(tuán)拜會、春茗會、尾牙宴（限于每年12月2月新年前后）；4、同學(xué)聚會、謝師會、畢業(yè)餐會、慶功宴；5、記者招待會；

6、座談會、培訓(xùn)會、會員或職工大會、說明會、新產(chǎn)品發(fā)布會、產(chǎn)品展示會；7、雞尾酒會（如：開幕酒會、周年酒會、結(jié)婚酒會等）；8、服裝表演、歌友簽名會；9、官方宴會；

10、其他（如：選美大賽、各種棋類賽事、簽約儀式等）。三、宴會的經(jīng)營形式：

因?yàn)檠鐣�形式不一，有些宴會需要豪華的裝飾與布置，例如：婚宴、慶功宴、發(fā)表會、各類展示會等。有些只需要一般桌椅陳設(shè)及視聽器材即可，如：說明會、培訓(xùn)會等。因此，一般宴會廳的基本裝飾通常較為簡單，若遇特殊需求，例如婚禮、壽宴等場合則需根據(jù)顧客需要，增設(shè)舞臺、紅地毯、花卉、氣球、燈光、特效、樂團(tuán)、背景等，以便營造出宴會的華麗氣氛。

宴會營銷人員的基本職責(zé)與任務(wù)宴會營銷人員的基本職責(zé)：

對內(nèi)負(fù)責(zé)與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，對外代表酒店接洽會議、宴會及相關(guān)業(yè)務(wù)，并負(fù)責(zé)與老客戶保持良好關(guān)系的同時拓展、開發(fā)新客戶，并通過業(yè)務(wù)活動和了解市場信息，協(xié)助上級制定策略一求達(dá)到酒店年度計(jì)劃和預(yù)算收入目標(biāo)。

職責(zé)與任務(wù)；

1、與酒店的客戶群體保持聯(lián)系、滿足其合理需求；2、與現(xiàn)有客戶維持良好的關(guān)系，同時開發(fā)新客戶；3、促銷酒店現(xiàn)有的宴會產(chǎn)品、設(shè)施、場地及各項(xiàng)服務(wù)；4、將客戶資料整理存檔，并保持完整的性及準(zhǔn)確性；

5、服從部門主管指派，到酒店外拜訪客戶、接洽業(yè)務(wù)或戡察外大會場地；

6、在當(dāng)班時間內(nèi)及其他餐廳尚未營業(yè)前，負(fù)責(zé)接洽并協(xié)助各餐廳的訂席的事宜；7、負(fù)責(zé)帶鄰來訪賓客參觀、介紹酒店宴會廳設(shè)施必要時交由上級處理，爭取生意；8、參加部門定期舉行的業(yè)務(wù)溝通會議，提交每天的業(yè)務(wù)簡報(bào)以及任何指定出席的會議；9、追蹤任何有潛力的生意來源，對市場信息保持高度警覺性，及時報(bào)告上級，以制定對應(yīng)策略；

10、將客戶意見及同行評語予以記錄，并報(bào)告上級以求改進(jìn)；

11、隨時保持積極主動的態(tài)度招呼客人，注意個人的儀容，保持端莊；

12、每周上交工作重點(diǎn)報(bào)告，包括確定及待追蹤的生意，每月上交業(yè)績報(bào)告；

13、按值班表所排定的時間上、下班，遇業(yè)務(wù)繁忙及人手不足時，應(yīng)機(jī)動調(diào)整予以協(xié)助；

14、負(fù)責(zé)填寫宴會預(yù)訂本，并與客人進(jìn)行跟進(jìn)；

15、對灑店宴會廳、餐廳、服務(wù)設(shè)施、設(shè)備了如指掌，以便對顧客作全面的介紹。影響銷售人員的26個弱點(diǎn)

銷售人員有許多積極的態(tài)度需要學(xué)習(xí)，同時也有許多不良的習(xí)慣應(yīng)該避免，以免影響個性及專業(yè)能力。仔細(xì)看看這些缺點(diǎn)，反省你自己，還需要改善的畫×，直到你給自己一百分為止。找一位深知你的好友，讓他誠實(shí)地給你分?jǐn)?shù)。舉出實(shí)際的例子，讓別人參與你改善的過程，你會得到更大的鼓舞和勇氣。

１．拖延的習(xí)慣不能立即且堅(jiān)定的行動。

２．六項(xiàng)基本的恐懼心里充滿恐懼的人不會成功。六種基本的恐懼是：

Ａ貧窮；Ｂ批評；Ｃ病痛；

Ｄ失去所愛的人；Ｅ年老；Ｆ死亡

這些基本的恐懼應(yīng)該再加上一項(xiàng)：擔(dān)心目標(biāo)客戶不買的恐懼。３．花太多時間“聊天”而不是銷售。

４．把責(zé)任推給業(yè)務(wù)經(jīng)理。業(yè)務(wù)經(jīng)理沒有義務(wù)陪推銷員拜訪客戶。他的工作是教推銷員怎么做，而不是替他做。

５．找藉口。不要找藉口，找訂單才有用。

６．花太多時間耗在旅館大廳或咖啡館。旅館大廳或咖啡館是休息的好去處，但是“休息”太多的推銷員，遲早會被炒魷魚。

７．景氣。景氣是常見的商談話題，但是不要讓目標(biāo)客戶以此轉(zhuǎn)移你的銷售重點(diǎn)。８．昨天的宴會很好玩，但對隔天的生意卻沒有幫助。９．依賴業(yè)務(wù)經(jīng)理替你尋找客戶。

１０．等待景氣復(fù)蘇。守株待兔是沒有用的，訂單不會自動從推銷員的門里溜進(jìn)來。１１．聽到別人說“不”。這個字對一個真正的推銷員而言，只是努力的開始。如果每個客戶都說“好”，推銷員就失業(yè)了，因?yàn)楦�本就不需要推銷員。

１２．害怕競爭。亨利福特有很多競爭對手，但他一點(diǎn)也不擔(dān)心，因?yàn)樗�有勇氣和能力推出超低價位的八汽缸汽車，其他廠牌在短期內(nèi)望塵莫及。

１３．未能事先安排一天的工作計(jì)劃。事先規(guī)劃的人能夠合理、有效地完成當(dāng)天的工作，如果沒有組織，推銷員自然“不知該如何著手”。

１４．疏于拜訪客戶。目標(biāo)客戶對于沒有在一定時間內(nèi)拜訪的推銷員，很快就會疏遠(yuǎn)�？蛻粜枰�產(chǎn)品，馬上就要！

１５．怠惰。業(yè)務(wù)會議、約客戶見面遲到，早早回到辦公室的推銷員將一事無成，很快就要再找新的工作。

１６．使用破舊或不合時宜的推銷材料。污損、破舊、散亂的推銷材料，顯示推銷員的散漫不用心。

１７．未隨身帶筆。書寫工具是推銷員有效的利器，銷售大師隨身帶著合用的筆。目標(biāo)客戶會很快厭惡老是借筆寫字的推銷員，尤其是借了不還的人。１８．因?yàn)檠坨R或飾物而分心。不安地看手表、轉(zhuǎn)動戒指、推鏡框或咬眼鏡架，故作思考狀，會使目標(biāo)客戶緊張，失去成交的機(jī)會。

１９．無精打采的解說。仔細(xì)聽你自己的解說，如果連你自己都不想聽自言自語、枯燥無味客戶一定也是同樣的感覺。

２０．提及私人的問題。你的問題是你自己的問題，每個人都有自己的困擾，并不想聽你的問題。２１．沒有看或聽完在職訓(xùn)練的材料。公司的文宣材料不是用來摺紙飛機(jī)或空投垃圾桶，而是有話要告訴你，所以應(yīng)該仔細(xì)研讀，隨時應(yīng)用。

２２．任意停車。把車停在客戶的私人車位，占住別人的車道，造成塞車，激怒客戶，勢必?cái)嘟^將來成交的可能。把車停在稍遠(yuǎn)的地方，走路并不麻煩。

２３．承諾公司做不到的事。推銷員承諾的東西，客戶就會有所期待，若無法實(shí)現(xiàn)，徒然造成客戶和公司的尷尬和不愉快。

２４．雨天毫無防備。下雨淋成落湯雞，明知道會下雨又不帶傘，在客戶面前狼狽不堪。隨時準(zhǔn)備輕便的雨衣及雨傘，以備不時之需。

２５．文具用品耗盡。合約、說明書、空白訂單沒有準(zhǔn)備充裕，往往喪及成交的機(jī)會。２６．悲觀，結(jié)果正如預(yù)期一樣黯淡。

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