如何做好計調工作

如何做好計調工作

計調全稱為計劃調度，是旅行社完成接待業(yè)務、落實發(fā)團、出團計劃的總調度、總指揮。計調員對外代表旅行社同旅游供應商建立協(xié)作關系，簽訂有關協(xié)議，來保證提供游客所需的各項委托事宜得到落實，并擔當處理有關計劃變更和突發(fā)事件的任務。

在旅行社的經(jīng)營管理中，市場部、計調部、接待部構成了旅行社具體操作的三大主要版塊，與財務、人事等后勤部門組成了整個旅行社的運作體系。計調在旅行社的整體運作中發(fā)揮著極其重要的作用，體現(xiàn)在：1、旅行社經(jīng)營活動的主要環(huán)節(jié)

旅行社銷售的是承諾產(chǎn)品，旅游者購買的預付產(chǎn)品。在旅游過程中，旅游者能否得到與預付金額性匹配的旅游產(chǎn)品，旅行社能否兌現(xiàn)對旅游者的食住行的承諾，顧客的滿意度、投訴率等，很大程度上取決于旅行社計調的工作質量。從向客人銷售旅游產(chǎn)品開始到客人消費完旅游產(chǎn)品的整個過程，都時刻與計調工作有關。計調外出采線和行程安排是保證旅游活動順利驚醒的前提條件，而及時在內部傳遞相關信息又是保證銷售工作的順利進行和接待業(yè)務的順暢。2、旅行成本控制的關口

隨著競爭的日益激烈，旅游業(yè)的毛利逐漸降低，旅行社的成本高低決定了該企業(yè)能否生存下來，決定了旅行社利潤增長的空間和市場占有額。在同等條件下，為旅行社爭取到更優(yōu)會更低價格的租車費，門票價格，以降低整條線路的價格，預計調員的談判能力有密切關系。同一條線路，在保證食宿檔次相當?shù)臈l件下，客人經(jīng)常會問為什么你們旅行社比其他社貴那么多？究其原因就是成本高低問題，因此，計調使控制旅行社成本的關口。

3、影響游客的滿意度

在旅游投訴中，很多人都會將關注點放在導游、司機身上，但據(jù)有關資料分析，旅行社發(fā)生的服務質量問題，更多的是計調人員的操作程序出現(xiàn)問題。導游人員領導的形成計劃書，游客的用餐時間、用餐地點、用車的調配、游覽景點的安排、酒店的落實、票務的預定，是不能隨意改動的，因此行程計劃書的明確和都到與否會直接影響游客的滿意度�；�于計調工作的重要，可從以下幾個方面來做好計調工作：1、報價要快速準確

計調報價要非�？焖儆行АＴ谥榻�三角洲，受地域文化的影響，客人最不喜歡計調亂報價格。警察個一聽到客人說：“你到底懂不懂，怎么與你之前跟我說的不一樣？”最好的辦法是要密切注意價格變化情況，特別是黃金州等時段，各酒店、餐館、車費、景點門票都有所變動，每天做的團數(shù)多達幾十個的時候更要求計調報價要很準確。2、與導游溝通對本公司的導游多了解一些，能根據(jù)旅游團的特點安排導游，如果是計調無權派遣的導游，可是建議接待部派遣哪個導游，這樣有利于保證旅游產(chǎn)品的質量和提高旅游者的滿意度。比如，有些導游在帶教師團時很在行，但派取代散客團時就難以應付。同時，要注重在團隊回來后，跟導游或領隊及時了解帶團的情況，他們對地接、酒店、景點景色游玩情況的

意見很直接，有利工作的更順昌和及時調整。3、信息及時更新

計調員要保持自己了解的信息都是最新的，如火車時刻查詢系統(tǒng)、飛機時刻調查系統(tǒng)、天氣預報查詢系統(tǒng)、道路情況查詢表等。比如，有一條道路某天開始封路，但沒收到這方面的信息，在派遣用車時的價格也沒有變動，可能出團后，才會發(fā)現(xiàn)這條線路做下來是虧本的。不久前，筆者有個朋友參團去長隆歡樂世界，但是那天剛好一整天都下雨，朋友大大掃興，抱怨說，計調沒有查天氣預報嗎？雖然有些客觀原因，但是如果把工作做得更用心，一些不必要的事情還是能避免的。同時，對同行的一些信息也要及時了解，最好能每個星期都上競爭者的網(wǎng)站，了解市場情況。4、平時多充電

如一些談判技巧、處理突發(fā)事件的書籍，法律知識、旅游相關法規(guī)等，多和有經(jīng)驗的、優(yōu)秀的計調學習，多參與中國計調網(wǎng)的論壇。5、做事細致

計劃書的細致與周到直接影響著團隊服務質量，行程標準寫相信明了、辦理各種手續(xù)要當事人簽名、跟合作社、酒店確認并要求對方回傳、購買的門票要認真看清票面的內容。在團隊結束回來后，要將相關的單據(jù)收齊等，無不要求計調細心。

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計調是旅行社的基礎崗位,也是核心崗位.計調人員的素質直接決定了旅行社的經(jīng)營管理水平,也決定著旅行社的利潤和和服務質量.對于地接社來講,計調乃工作之中心,是一次旅行的幕后操縱者.一名稱職的計調要具備以下基本素質:1:責任心2:計劃性3:談判技巧4:應變能力5:市場意識

一：報價

電話一響,組團社詢價傳來.做一份標準報價并不難,難的是一份飽含概要、素質、實力甚至情義的報價能否叩動買家的心弦---贏得團隊.

1:接到電話要熱情而禮貌.清晰的普通話,流暢的語言.給對方在開始就簡單留下一個好的印象.寒暄后就要快速問清楚對方團隊(散客)具體行程、人數(shù)、標準、往返交通、特殊要求等等，禮貌承諾對方我社盡快做好報價.

2:上機作業(yè).好的報價取決于作業(yè)質量,作業(yè)質量體現(xiàn)一家企業(yè)的基本“氣質“.首先是書面質量文字質量.抬頭格式一定要醒目、規(guī)范、講究；文本清晰，有利閱讀；字體、字號選擇恰當，包括標點符號這一細節(jié)，這些就是我們日常所說的書面包裝.公司已有專門的報價模版,但不是一成不變,有創(chuàng)意的計調可以發(fā)揮的.在報價行文中,行程、價格、標準、備注等等要條理清楚，文字要求精練，表達要準確，特別是景點描述.

其次是作業(yè)速度.這一點相當重要,特別是在旺季,所謂抓團就是在這個快字上見真功夫.隨著資訊發(fā)達和競爭日益加劇,組團社將會不自覺的從回執(zhí)速度上判斷地接社計調的業(yè)務熟練程度,從中拿捏交付團隊的分寸.有靈氣的op吃的就是這一口,快速、精到、準確、無可挑剔.這樣的計調,省心、省力、省時,事半功倍.快速的作業(yè)報價首先是建立在對市場完整的信息熟悉把握度上。有人曾經(jīng)說過：一個承擔報價工作的op非有500個團的報價，否則無法接近“優(yōu)秀”。在長期的磨練中，op的成長是與個人掌握的業(yè)務信息不斷加和，控團經(jīng)驗不斷積累并行的。衡量一個合格的計調，其善于獲得業(yè)務信息并有效地加以運用是首要標準。計調人員心中要多儲存賓館、用車、門票、餐廳、導游等的大量信息,對這些信息必須刻意跟蹤“如影相隨”.每一次報價時,對市場房價、車價要準確落實，切忌大概、差不多這樣的做法.報價中價格的拿捏相當重要,什么時候什么人給什么樣的價格這很考水平,在價格定奪時不自信的話,我們建議同事之間彼次商榷討論,這樣報出的價相對要有把握些.計調報價做多了感覺也就出來了.

二:外聯(lián)

在對方收到報價后,外聯(lián)銷售這一過程就擺在計調面前了.電話交流成為必然.我們要求每一份報價都要主動給組團社去電話問詢,這時就要求有一定的談判技巧和相應的應變能力,如何和對方周旋,讓對方把團交過來.組團社把團交過來首先是價格合適,但一個優(yōu)秀的計調有時往往靠能力做團,他(她)給出的價格不一定很低,可超強的外聯(lián)談話技巧,熟練的業(yè)務操控能力,充分的信息資源就能讓對方折服并買單.外聯(lián)工作強調一個靈氣,一種鍥而不舍的精神,一份執(zhí)著的耐心,一時從容的應變.外聯(lián)需要磨礪,是一個漸悟的過程.外聯(lián)接聽電話原則上是誰報價誰接聽.要求:禮貌熱情.使用普通話,語音清晰,回答問題準確、果斷.善待每一位客戶,在交流中讓組團社感覺你在設身處地為他著想,深知組團社組一個團是多么的不容易.這樣換位思考很容易博得對方的好感及信任.學會打電話是做計調的基本功。

外聯(lián)就是語言溝通,價格技巧的把握,溝通是生產(chǎn)力,甚至是第一生產(chǎn)力.溝通中可彰顯個人魅力,伴隨著組團社ok的確認,我們的組團計調不時都會顛兒顛兒的樂.團隊聯(lián)成后的感覺是舒暢的.

在外聯(lián)聯(lián)團過程中，計調要注意謹慎承諾.要事實求實的承諾.通常,由于旅行社在產(chǎn)業(yè)鏈中的位置,決定了企業(yè)必然受到上游或下游行業(yè)的制約.特別是地接社,在提供6大要素的餓保障中,因為n多因素的影響,任何環(huán)節(jié)都是薄命的、致命的.因此,在給予組團社的承諾時,既要實事求是的講明如“旺季”、“調價”、“不可預見”、“用餐特殊性”、“坐車時間長”等等情況.同時又要“明目張膽“地承諾，例如機票、火車票等票務保障.因此,外聯(lián)中,要有一種大氣的自信,承諾需要謹慎,但也要放膽,此為切切,悟多則就明了了.

三:操作

團隊(散客)確認通過傳真雙方規(guī)范細致的完成后,就是計調操作團隊了.這便是開始采購旅游產(chǎn)品.計調掌握著旅行社的成本,一個好的計調人員要做到成本控制與團隊運作效果相兼顧,也就是說,必須在保證團隊有良好的運著效果的前提下,把房車等成本控制到最低.在旅游旺季,計調要憑自己的能力爭取到十分緊張的客房、餐位、火車票等，這對旅行社來說，相當重要！操作團隊宜快不宜遲，特別在旺季，抓房搶車要干練，文字確認要細致，車、房、導游的具體情況要給組團社說明清楚，有空調就有，沒有就沒有，7成車況就不要說成新車，以免自己被動.操作團隊要有計劃性,特別是同時操作好幾個團時,條理清晰,各類確認單子整理規(guī)范,不可以東丟西撂.很多團隊都有一些特殊要求,這點要特別注意,交代下去要細心.有一點強調的是:團隊返程交通尤為重要,要高度重視!

房車導游安排妥當,團隊抵達,并不意味著計調工作結束.重要的是還要對所接待旅游團隊的整個過程進行質量監(jiān)控。因為導游在外帶團，與旅行社唯一的聯(lián)系途徑就是計調，而旅行社也恰恰是通過計調對旅游團隊的活動情況進行跟蹤了解，對導游的服務進行監(jiān)管，包括對游客在旅游過程中的突發(fā)事件代表旅行社進行靈活的應變.有水平的計調人員總把運著的團隊裝在心中,很清晰的把控著團隊,很有自信且隨時準備著處理意外情況.有一點需要強調的是計調人員必須保證通訊暢通,還要有必要的應急電話.一個好的、稱職的op,恨不得把手機芯片裝入大腦,把隨身攜帶的通訊錄看得很重要,隨時讓組團社找到人,不僅是程序要求,更是取得對方信任、令對方感到“可靠”的前提.

對計調而言,成本領先與質量控制是計調崗位的兩大核心.我們要求計調在制定旅游線路、新產(chǎn)品的開發(fā)及采購上必須具備強烈的市場意識，要對旅游市場、各景區(qū)景點的變化、各接待單位實力的情況等有所了解，按季節(jié)及時掌握各條線路的成本及報價，確保對外報價的可靠性、可行性及準確性，此外還要不斷地對現(xiàn)有工作進行創(chuàng)新.計調人員在掌握市場韻律的過程中建設性、開拓性的工作對旅行社來說尤為重要.

四:后續(xù)工作

團隊順利運著完后,我們的計調都會油然生起一種輕松的成就感,伴隨著這種心情得很快進行團隊質量回訪,與組團社及時去電話,征求意見,聽聽工作改進的聲音,這對于把握客戶相當重要.這樣的后續(xù)工作是補充性的,它往往會讓你的工作更趨于完美.

導游完團后計調人員要協(xié)助財務核對帳,及時通報團隊利潤情況,整理好團隊計劃,歸檔保存.要有良好的案頭工作習慣,不要以為團隊完了就隨意亂丟計劃.每一個團隊都應該在步步計劃性的規(guī)范中結束,這樣操作團隊的op會很踏實的,他(她)的優(yōu)秀就會在這一次次的踏實中積淀而出,經(jīng)驗就由此而造就.

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