計調(diào)的工作流程

計調(diào)的工作流程

一、報價：

根據(jù)對方詢價編排線路，以《報價單》提供相應(yīng)價格信息（報價）；二、計劃登錄：

接到組團(tuán)社書面預(yù)報計劃，將團(tuán)號、人數(shù)、國籍、抵/離機(jī)（車）、時間等相關(guān)信息登錄在當(dāng)月團(tuán)隊動態(tài)表中。如遇對方口頭預(yù)報，必須請求對方以書面方式補(bǔ)發(fā)計劃，或在我方確認(rèn)書上加蓋對方業(yè)務(wù)專用章并由經(jīng)手人簽名，回傳作為確認(rèn)件；三、編制團(tuán)隊動態(tài)表：

編制接待計劃，將人數(shù)、陪同數(shù)、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團(tuán)時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團(tuán)隊動態(tài)表》中；四、計劃發(fā)送：

向各有關(guān)單位發(fā)送計劃書，逐一落實。

1、用房：根據(jù)團(tuán)隊人數(shù)、要求，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送《訂房計劃書》并要求對方書面確認(rèn)。如遇人數(shù)變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送，并要求對方書面確認(rèn)；如遇酒店無法接待，應(yīng)及時通知組團(tuán)社，經(jīng)同意后調(diào)整至同級酒店。

2、用車：根據(jù)人數(shù)、要求安排用車，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送《訂車計劃書》并要求對方書面確認(rèn)。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送，并要求對方書面確認(rèn)。

3、用餐：根據(jù)團(tuán)隊人數(shù)、要求，以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送《訂餐計劃書》。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議餐廳發(fā)送，并要求對方書面確認(rèn)。4、地接社：以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送《團(tuán)隊接待通知書》并要求對方書面確認(rèn)。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送，并要求對方書面確認(rèn)。5、返程交通：仔細(xì)落實并核對計劃，向票務(wù)人員下達(dá)《訂票通知單》，注明團(tuán)號、人數(shù)、航班(車次)、用票時間、票別、票量，并由經(jīng)手人簽字。如遇變更，及時通知票務(wù)人員。五、計劃確認(rèn)：

逐一落實完畢后（或同時），編制接待《確認(rèn)書》，加蓋確認(rèn)章，以傳真方式發(fā)送至組團(tuán)社并確認(rèn)組團(tuán)社收到。六、編制概算：

編制團(tuán)隊《概算單》。注明現(xiàn)付費(fèi)用、用途。送財務(wù)部經(jīng)理審核，填寫《借款單》，與《概算單》一并交部門經(jīng)理審核簽字，報總經(jīng)理簽字后，憑《概算單》、《接待計劃》、《借款單》向財務(wù)部領(lǐng)取借款。七、下達(dá)計劃：

編制《接待計劃》及附件。由計調(diào)人員簽字并加蓋團(tuán)隊計劃專用章。通知導(dǎo)游人員領(lǐng)取計劃及附件。附件包括：名單表、向協(xié)議單位提供的加蓋作業(yè)章的公司結(jié)算單、導(dǎo)游人員填寫的《陪同報告書》、游客（全陪）填寫的《質(zhì)量反饋單》、需要現(xiàn)付的現(xiàn)金等，票款當(dāng)面點清并由導(dǎo)游人員簽收。八、編制結(jié)算：

填制公司《團(tuán)隊結(jié)算單》，經(jīng)審核后加蓋公司財務(wù)專用章。于團(tuán)隊抵達(dá)前將結(jié)算單傳真至組團(tuán)社，催收。九、報帳：團(tuán)隊行程結(jié)束，通知導(dǎo)游員憑《接待計劃》、《陪同報告書》、《質(zhì)量反饋單》、原始票據(jù)等及時向部門計調(diào)人員報帳。計調(diào)人員詳細(xì)審核導(dǎo)游填寫的《陪同報告書》，以此為據(jù)填制該《團(tuán)費(fèi)用小結(jié)單》及《決算單》，交部門經(jīng)理審核簽字后，交財務(wù)部并由財務(wù)部經(jīng)理審核簽字，總經(jīng)理簽字，向財務(wù)部報帳。機(jī)票火車、船票策劃/設(shè)計產(chǎn)品向協(xié)作單位詢價核價包裝產(chǎn)品編制團(tuán)號，制定出團(tuán)計劃通過媒體、外聯(lián)、門市各種渠道銷售確定出團(tuán)人數(shù)、落實交通向接待社發(fā)傳真，確認(rèn)最終行程及結(jié)算方式等待接待社回傳確認(rèn)出團(tuán)事項派發(fā)陪同、導(dǎo)游、出團(tuán)通知書跟蹤團(tuán)隊審核報賬單據(jù)交主管審核簽字，交財務(wù)報賬團(tuán)隊結(jié)束歸檔，跟蹤回訪根據(jù)產(chǎn)品銷售情況進(jìn)行調(diào)整

接待社審核回傳、確認(rèn)計調(diào)操作流程圖

國內(nèi)組團(tuán)計調(diào)短線操作流程圖

收集同業(yè)同類信息制作產(chǎn)品包裝/核價收集景區(qū)同類信息向本地同行發(fā)傳真媒體宣傳直銷客戶同行網(wǎng)上銷售境外旅游團(tuán)/中轉(zhuǎn)家屬內(nèi)部人員/老顧客散客報名簽合同交款備案OP計調(diào)操作審核合同/資料計調(diào)向協(xié)辦單位詢價火車/船酒店汽車隊景點協(xié)作社審核回傳確認(rèn)出團(tuán)準(zhǔn)備酒店名稱團(tuán)隊價格結(jié)算方式向?qū)в伟l(fā)行程單、反饋單、各處簽單、旅游行程表導(dǎo)游日記落實車型、步行、行李箱、座位審核、導(dǎo)游領(lǐng)款、導(dǎo)游旗、喇叭團(tuán)隊進(jìn)行中導(dǎo)游交回行程單、反饋單、各處簽單（副聯(lián)）、旅游行程表、導(dǎo)游日記

計調(diào)審核導(dǎo)游報賬單據(jù)，收回導(dǎo)游旗、喇叭主管審核簽字、交財務(wù)報賬團(tuán)隊結(jié)束、資料歸檔

接待計調(diào)操作流程圖

接組團(tuán)社詢價計劃機(jī)票火車/船票酒店餐廳景點審核回傳確認(rèn)接組團(tuán)社團(tuán)隊確認(rèn)傳真向組團(tuán)社報價落實機(jī)/車/船票接團(tuán)準(zhǔn)備落實旅游車型、座位、行李箱向?qū)в闻沙鰣F(tuán)通知書、各處簽單、反饋單跟蹤團(tuán)隊審核、領(lǐng)款審核導(dǎo)游報賬單據(jù)

導(dǎo)游交回反饋單、各處簽單（副聯(lián)）、導(dǎo)游日記主管審核簽字、交財務(wù)報賬-團(tuán)隊結(jié)束歸檔

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計調(diào)的工作流程

一、報價

依據(jù)對方詢價編排線路，以《報價單》提供相應(yīng)價格信息（報價）；二、計劃登錄

接到組團(tuán)社書面預(yù)告方案，將團(tuán)號、人數(shù)、國籍、抵/離機(jī)（車）、時間等相干信息登錄在當(dāng)月團(tuán)隊動態(tài)表中。如遇對方口頭預(yù)告，必須懇求對方以書面方式補(bǔ)發(fā)籌劃，或在我方確認(rèn)書上加蓋對方業(yè)務(wù)專用章并由經(jīng)手人簽名，回傳作為確認(rèn)件；三、編制團(tuán)隊動態(tài)表

編制接待計劃，將人數(shù)、陪伴數(shù)、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團(tuán)時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團(tuán)隊動態(tài)表》中；四、籌劃發(fā)送

向各有關(guān)單位發(fā)送方案書，逐一落實。

1、用房：根據(jù)團(tuán)隊人數(shù)、要求，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送《訂房計劃書》并要求對方書面確認(rèn)。如遇人數(shù)變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送，并要求對方書面確認(rèn)；如遇酒店無法接待，應(yīng)及時通知組團(tuán)社，經(jīng)批準(zhǔn)后調(diào)劑至同級酒店。

2、用車：根據(jù)人數(shù)、要求安排用車，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送《訂車計劃書》并要求對方書面確認(rèn)。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送，并要求對方書面確認(rèn)。

3、用餐：依據(jù)團(tuán)隊人數(shù)、要求,以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送《訂餐規(guī)劃書》。如遇變革，及時做出《更改件》，以傳真方法向協(xié)定餐廳發(fā)送，并請求對方書面確認(rèn)。

4、地接社：以傳真方式向協(xié)定地接社發(fā)送《團(tuán)隊招待通知書》并要求對方書面確認(rèn)。如遇變革，及時做出《更改件》，以傳真方法向協(xié)議地接社發(fā)送，并要求對方書面確認(rèn)。

5、返程交通：細(xì)心落實并核對打算，向票務(wù)人員下達(dá)《訂票通知單》，注明團(tuán)號、人數(shù)、航班(車次)、用票時光、票別、票量，并由經(jīng)手人簽字。如遇變革，及時通知票務(wù)職員。五、打算確認(rèn)

逐一落實完畢后（或同時），編制接待《確認(rèn)書》，加蓋確認(rèn)章，以傳真方式發(fā)送至組團(tuán)社并確認(rèn)組團(tuán)社收到。六、編制概算

編制團(tuán)隊《概算單》。注明現(xiàn)付費(fèi)用、用處。送財務(wù)部經(jīng)理審核，填寫《借款單》，與《概算單》一并交部門經(jīng)理審核簽字，報總經(jīng)理簽字后，憑《概算單》、《接待計劃》、《借款單》向財務(wù)部領(lǐng)取借款。七、下達(dá)打算

編制《接待計劃》及附件。由計調(diào)人員簽字并加蓋團(tuán)隊計劃專用章。通知導(dǎo)游人員領(lǐng)取籌劃及附件。附件包括：名單表、向協(xié)議單位提供的加蓋作業(yè)章的公司結(jié)算單、導(dǎo)游人員填寫的《陪伴報告書》、游客（全陪）填寫的《質(zhì)量反饋單》、需要現(xiàn)付的現(xiàn)金等，票款當(dāng)面點清并由導(dǎo)游人員簽收。八、編制結(jié)算

填制公司《團(tuán)隊結(jié)算單》，經(jīng)審核后加蓋公司財務(wù)專用章。于團(tuán)隊抵達(dá)前將結(jié)算單傳真至組團(tuán)社，催收。九、報帳

團(tuán)隊行程停止，通知導(dǎo)游員憑《招待方案》、《陪同報告書》、《質(zhì)量反饋單》、原始票據(jù)等及時向部門計調(diào)人員報帳。計調(diào)人員具體審核導(dǎo)游填寫的《陪伴報告書》，以此為據(jù)填制該《團(tuán)用度小結(jié)單》及《決算單》，交部分經(jīng)理審核簽字后，交財務(wù)部并由財務(wù)部經(jīng)理審核簽字，總經(jīng)理簽字，向財務(wù)部報帳。十、登帳

部分將涉及到該團(tuán)的協(xié)議單位的相關(guān)款項及時登錄到《團(tuán)隊費(fèi)用往來明細(xì)表》中，以便核對。十一、回檔

收拾該團(tuán)的原始材料，每月底將該月團(tuán)隊材料登記存檔，以備查詢。計調(diào)應(yīng)注意的問題

計調(diào)是旅行社完成地接、落實發(fā)團(tuán)計劃的總調(diào)度、總指揮、總設(shè)計�！笆聼o巨細(xì)，大權(quán)在握”，具有較強(qiáng)的專業(yè)性、自主性、靈活性。如果說“外聯(lián)”是辛勤的采購員，那么計調(diào)就是“烹飪大師”，經(jīng)他們的巧手要把“酸、甜、苦、麻、辣、咸”的不同滋味調(diào)制出來以滿足不同團(tuán)隊的“口味”，確實需要一定的技巧。計調(diào)人員提高工作效率、避免差錯應(yīng)注意以下幾個方面的問題。

一、人性化：

計調(diào)人員在講話和接電話時應(yīng)客氣、禮貌、謙虛、簡潔、利索、大方、善解人意、體貼對方，養(yǎng)成使用“多關(guān)照”、“馬上辦”、“請放心”、“多合作”等“謙詞”的習(xí)慣，給人親密無間，春風(fēng)拂面之感。每個電話，每個確認(rèn)，每個報價，每個說明都要充滿感情，以體現(xiàn)你合作的誠意，表達(dá)你作業(yè)的信心，顯示你準(zhǔn)備的實力。書寫信函、公文要規(guī)范化，字面要干凈利落、清楚漂亮，簡明扼要、準(zhǔn)確鮮明，以贏得對方的好感，以換取對方的信任與合作，一個優(yōu)秀的計調(diào)人員，一定是這個旅行社多彩“窗口”的展示，它像“花蕊”一樣吸引四處的“蜜蜂”紛至沓來。二、條理化：

計調(diào)人員一定要細(xì)致地閱讀對方發(fā)來的接待計劃，重點是人數(shù)、用房數(shù)，有否自然單間，小孩是否占床；抵達(dá)大交通的準(zhǔn)確時間和抵達(dá)口岸，核查中發(fā)現(xiàn)問題及時通知對方，迅速進(jìn)行更改。此外，還要看看人員中有否少數(shù)民族，或宗教信徒，飲食上有無特殊要求，以便提前通知餐廳；如果發(fā)現(xiàn)有在本地過生日的游客，記得要送他一個生日蛋糕以表慶賀。如人數(shù)有增減，要及時進(jìn)行車輛調(diào)換。條理化是規(guī)范化的核心，是標(biāo)準(zhǔn)化的前奏曲，是程序化的基礎(chǔ)。

三、周到化。

旅行社的計調(diào)，就是旅行社的生產(chǎn)調(diào)度，那個團(tuán)隊該走了，那個團(tuán)隊該訂票了，那個團(tuán)對該返程了等等，旅行社里的旅游團(tuán)隊活動都應(yīng)該胸中有數(shù)。計調(diào)人員的任務(wù)，按照公司要求，負(fù)責(zé)團(tuán)隊、散客的食、宿、行、游、購、娛的活動安排，并全部都落實到實處。包括住宿幾星酒店、用餐每天的標(biāo)準(zhǔn)、汽車、火車票和飛機(jī)票的落實、以及旅游的每一個景點的門票等都的落實，以保證旅游者能夠順利、安全地完成旅游活動。旅行社的計調(diào)人員，必須具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)；必須特別熟悉旅游業(yè)務(wù)操作程序；必須能拿到最佳的旅游費(fèi)用和價格；必須體現(xiàn)旅行社的全面細(xì)致的旅游活動；必須做到各項費(fèi)用支出合理，等等。旅行社的計調(diào)人員，一般都是從具有豐富的旅游經(jīng)驗的人員中挑選，能夠面對和處理任何團(tuán)隊的事務(wù)。合適的選擇

整合旅游線路，計算線路的成本價錢，訂房、訂車、訂票、調(diào)司機(jī)、調(diào)導(dǎo)游，一切旅游線路的后臺運(yùn)作都是計調(diào)來完成的旅行社的計調(diào)，就是旅行社的生產(chǎn)調(diào)度。計調(diào)人員的任務(wù)，按照公司要求，負(fù)責(zé)團(tuán)隊、散客的食、宿、行、游、購、娛的活動安排，并全部都落實到實處。其他

包括住宿幾星酒店、用餐每天的標(biāo)準(zhǔn)、汽車、火車票和飛機(jī)票的落實、以及旅游的每一個景點的門票等都的落實，以保證旅游者能夠順利、安全地完成旅游活動。旅行社的計調(diào)人員，必須具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)；必須特別熟悉旅游業(yè)務(wù)操作程序；必須能拿到最佳的旅游費(fèi)用和價格；必須體現(xiàn)旅行社的全面細(xì)致的旅游活動；必須做到各項費(fèi)用支出合理，等等。旅行社的計調(diào)人員，一般都是從具有豐富的旅游經(jīng)驗的人員中挑選，能夠面對和處理任何團(tuán)隊的事務(wù).

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