公司辦事處管理制度

公司辦事處管理制度

一、總則

1、為加強(qiáng)辦事處的管理，使辦事處的工作科學(xué)化、規(guī)范化和制度化，特制定本規(guī)定。

2、凡辦事處的設(shè)立和管理，均適用本規(guī)定。

3、辦事處要堅(jiān)持公司的營(yíng)銷策略，勇于開拓，團(tuán)結(jié)進(jìn)取，求實(shí)高效，為完成公司制度

二、辦事處的設(shè)立、職責(zé)及其管理

1、辦事處的設(shè)立、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制由公司核批。2、辦事處是營(yíng)銷部的分支機(jī)構(gòu)，由營(yíng)銷部直接管理。3、辦事處的職責(zé)：

1)確定區(qū)域的銷售目標(biāo)及促銷戰(zhàn)術(shù)組合，并報(bào)營(yíng)銷部批準(zhǔn)后實(shí)施；2)在營(yíng)銷部的指導(dǎo)下，制定具體的實(shí)施計(jì)劃，并報(bào)營(yíng)銷部批準(zhǔn)后實(shí)施；3)負(fù)責(zé)本區(qū)域的營(yíng)銷管理工作；

4)負(fù)責(zé)本區(qū)域的營(yíng)銷人員的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升等工作，并報(bào)公司審批

和核準(zhǔn)；5)負(fù)責(zé)本區(qū)域信息的收集、整理、分析和傳遞工作；6)負(fù)責(zé)組織或幫助代理商組織各種產(chǎn)品促銷活動(dòng)；7)公司臨時(shí)指派的任務(wù)。

4、辦事處實(shí)行辦事處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，主管負(fù)責(zé)全面工作。5、辦事處會(huì)議制度：

1)辦事處負(fù)責(zé)人每年三個(gè)月至半年時(shí)間回公司匯報(bào)工作并參加召開全國(guó)銷

售會(huì)議；2)辦事處及其下各地業(yè)務(wù)人員每月召開區(qū)域銷售會(huì)議；3)辦事處所在城市的業(yè)務(wù)人員應(yīng)于每周五下午召開周會(huì)；4)臨時(shí)會(huì)議由通知確定；

5)會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)工作，交流經(jīng)驗(yàn)，研究問題，制訂計(jì)劃，落實(shí)任務(wù)。6)除全國(guó)銷售會(huì)議由銷售總監(jiān)主持外，辦事處會(huì)議應(yīng)由辦事處負(fù)責(zé)人主持，負(fù)責(zé)人不在時(shí)，指定他人主持；7)會(huì)議總結(jié)應(yīng)及時(shí)傳至公司。

6、辦事處應(yīng)按要求及時(shí)向公司報(bào)送如下資料：

1)周報(bào)表：下周工作計(jì)劃表、本周工作總結(jié)表、客戶資料卡、銷售周報(bào)表、本周總結(jié)；

2)月報(bào)表：下月工作計(jì)劃表、本月工作總結(jié)表、月度廣告計(jì)劃申報(bào)表及月度銷售促進(jìn)工作表、銷售月報(bào)表，月度財(cái)務(wù)報(bào)表；

3)年報(bào)表：年度銷售統(tǒng)計(jì)表、本年度工作總結(jié)、下年度工作目標(biāo)與計(jì)劃，年度財(cái)務(wù)報(bào)表。

三、辦事處人事管理

1、辦事處應(yīng)依照人事管理制度加強(qiáng)人事及其檔案管理，使人事管理工作制化和規(guī)范化。

2、辦事處負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人由公司任命；

一般員工的的調(diào)入、調(diào)出，應(yīng)由辦事處提出意見，經(jīng)公司批準(zhǔn)后辦理正式手續(xù)。3、辦事處要堅(jiān)持公司的各種管理規(guī)章制度和公司的銷售策略、方案、計(jì)劃。辦事處負(fù)責(zé)人任免應(yīng)廣泛聽取辦事處業(yè)務(wù)人員意見，經(jīng)公司通過后決定。4、辦事處負(fù)責(zé)人實(shí)行任期制，一般為二至三年，工作需要可以連任。5、辦事處負(fù)責(zé)人原則上實(shí)行輪換制，三年輪換一次，特殊情況可不受年限限制。

6、辦事處人員一般應(yīng)具備大專以上學(xué)歷，身體健康，年富力強(qiáng)，素質(zhì)好且具有獨(dú)立工作能力。

7、公司按規(guī)定定期向辦事處派駐管理人員進(jìn)行巡回管理；將新聘員工分期分批地派到辦事處鍛煉。派駐期一般為6個(gè)月，期滿后由公司統(tǒng)一安排。派駐的人員不進(jìn)辦事處編制，薪酬及其他福利由公司負(fù)責(zé)。8、辦事處負(fù)責(zé)人的親屬不得調(diào)入本辦事處工作。9、公司參照《目標(biāo)管理制度》和《客戶管理制度》對(duì)辦事處人員進(jìn)行考核。10、辦事處應(yīng)堅(jiān)持民主原則，加強(qiáng)團(tuán)結(jié)，努力提高全體人員的整體素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性。

11、辦事處要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷提高員工的業(yè)務(wù)工作能力。四、辦事處的財(cái)務(wù)管理

1、辦事處應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立、健全并認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度。

2、辦事處應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)費(fèi)預(yù)、決算制度，如實(shí)反映財(cái)務(wù)收支情況。并應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行翁對(duì)辦事處工作人員補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，不得自行改變補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)。3、辦事處應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的自檢自查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)需要，對(duì)辦事處財(cái)務(wù)管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，堅(jiān)決杜絕違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律的現(xiàn)象。

4、辦事處應(yīng)加強(qiáng)管理，提高服務(wù)質(zhì)量，提高經(jīng)濟(jì)效益。5、辦事處財(cái)務(wù)管理流程：1)費(fèi)用支出流程2)貨款回籠流程

6、處罰：出現(xiàn)下列情況之一的，辦事處負(fù)責(zé)人、人員應(yīng)予解聘。1)違反財(cái)務(wù)制度，造成財(cái)務(wù)工作嚴(yán)重混亂的；

2)拒絕提供或提供虛假的會(huì)計(jì)憑證、帳表、文件資料的；3)偽造、變?cè)臁⒅e報(bào)、毀滅、隱匿會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿的；4)利用職務(wù)便利，非法占有或虛報(bào)冒領(lǐng)、騙取公司財(cái)物的；

5)弄虛作假、營(yíng)私舞弊，非法謀私，泄露秘密及貪污挪用公司款項(xiàng)的；6)在工作范圍內(nèi)發(fā)生嚴(yán)重失誤或者由于玩忽職守致使公司利益遭受損失的；7)有其他瀆職行為和嚴(yán)重錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)予以辭退的。

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公司辦事處管理辦法

一、為貫徹本公司的營(yíng)銷計(jì)劃，進(jìn)一步開拓市場(chǎng)，加大市場(chǎng)占有率，公司經(jīng)研究后決定建立辦事處制度，以使辦事處的各項(xiàng)管理規(guī)范化和合理化，保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范而有序地進(jìn)行，特制定本辦法。

二、辦事處的工作職能

1、負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的開拓、客戶資源的開發(fā)和管理；2、承擔(dān)公司下達(dá)的銷售任務(wù)；

3、代表公司與當(dāng)?shù)乜蛻暨M(jìn)行業(yè)務(wù)上的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；

4、負(fù)責(zé)收集、整理、反饋當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)信息及同類競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品的動(dòng)態(tài)；5、確定區(qū)域的銷售目標(biāo)及銷售策略，并報(bào)營(yíng)銷部批準(zhǔn)后實(shí)施；

6、在營(yíng)銷部的指導(dǎo)下，制定具體的實(shí)施計(jì)劃，并報(bào)營(yíng)銷部批準(zhǔn)后實(shí)施；7、負(fù)責(zé)本區(qū)域的營(yíng)銷管理工作；

9、負(fù)責(zé)本區(qū)域項(xiàng)目信息的收集、整理、分析和公關(guān)工作；9、負(fù)責(zé)本區(qū)域內(nèi)代理商的維護(hù)；10、公司臨時(shí)指派的任務(wù)。

11、根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負(fù)責(zé)應(yīng)收貨款的催收和費(fèi)用結(jié)算工作，防止客戶拖欠貨款，每月按時(shí)完成與客戶合作的往來帳目核對(duì)工作；

12、嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)財(cái)務(wù)制度，如實(shí)填寫各項(xiàng)報(bào)表，嚴(yán)禁弄虛作假，嚴(yán)禁做有損公司利益的事。

13、積極與公司溝通匯報(bào)，提出有利于開拓市場(chǎng)的建議和意見；14、合理計(jì)劃、開支辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用；

15、負(fù)責(zé)辦事處各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的管理和保護(hù)，確保公司財(cái)產(chǎn)安全。三、辦事處與公司間的協(xié)調(diào)

1、辦事處人員要與公司各部門密切配合，確保工作的順利開展。2、辦事處協(xié)助公司對(duì)貨物的移送進(jìn)行監(jiān)督和保管。四、辦事處的業(yè)務(wù)管理及產(chǎn)品價(jià)格規(guī)定

1、辦事處對(duì)外的產(chǎn)品價(jià)格及相關(guān)價(jià)格政策應(yīng)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2、產(chǎn)品以低于公司規(guī)定最低價(jià)格出售的，由辦事處提出申請(qǐng)，報(bào)公司審批，未經(jīng)審批程序，不得以任何形式變相降低產(chǎn)品價(jià)格。

五、客戶管理

1、客戶選擇：辦事處應(yīng)選擇資信狀況優(yōu)良的客戶。2、資信調(diào)查：

（1）辦事處對(duì)于新客戶，在供貨或簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行必要時(shí)的資信調(diào)查，審查的內(nèi)容主要包括：公司名稱、注冊(cè)地點(diǎn)、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍、法人代表、經(jīng)營(yíng)責(zé)任人、經(jīng)營(yíng)歷史和現(xiàn)狀。

3、實(shí)地調(diào)查：

對(duì)新客戶的注冊(cè)地點(diǎn)（辦公或經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所）進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，確�？蛻籼峁┑馁Y信真實(shí)可靠。

4、建立客戶檔案：

（1）當(dāng)新客戶資信經(jīng)審查合格并計(jì)劃建立業(yè)務(wù)關(guān)系，業(yè)務(wù)員按公司要求建立客戶檔案，辦事處、公司各留一份備案。公司指定專人管理客戶檔案。

（2）客戶檔案要根據(jù)客戶情況變化和公司業(yè)務(wù)人員變化進(jìn)行更新。六、應(yīng)收帳款處理程序

1、月底對(duì)帳：每月底，辦事處與客戶進(jìn)行對(duì)帳，并將相關(guān)數(shù)據(jù)限期交回公司財(cái)務(wù)部，確保公司的應(yīng)收帳款與相應(yīng)客戶的帳面記錄一致。

2、回收帳款：所有客戶的付款，統(tǒng)一通過銀行結(jié)算，由客戶直接匯到公司。3、應(yīng)收帳款的責(zé)任

（1）辦事處業(yè)務(wù)人員對(duì)所在區(qū)域內(nèi)全部應(yīng)收帳款負(fù)責(zé)。（2）公司業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督管理貨款的收回。七、辦事處人員管理規(guī)定

1、駐辦事處業(yè)務(wù)人員必須應(yīng)本著“團(tuán)結(jié)協(xié)作、實(shí)事求是”的態(tài)度，積極拓展業(yè)務(wù)，努力進(jìn)取。

2、自覺遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)公司利益和形象，規(guī)范操作，不得有違法亂紀(jì)的行為。

3、按要求建立客戶檔案，保持良好的客情關(guān)系。定期檢查和整理文件和資料，確保公司資料、文件的完整和有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時(shí)和準(zhǔn)確，并對(duì)文件資料進(jìn)行分類管理。

4、駐外辦事處的財(cái)產(chǎn)列入《辦事處財(cái)產(chǎn)登記表》，傳真至公司存檔。辦事處人員對(duì)公司財(cái)產(chǎn)負(fù)有保管和愛護(hù)的義務(wù)。

5、駐外辦事處的業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)、得體的言談舉止。辦公人員在上班時(shí)間內(nèi)，要衣冠整齊、儀表端莊，不能穿拖鞋、睡衣或接待與工作無關(guān)的人等。

6、辦事處辦公區(qū)域要突出，要有明顯的辦公氣氛，工作場(chǎng)所應(yīng)保持整潔。

7、駐外辦事處人員手機(jī)號(hào)碼或駐外機(jī)構(gòu)電話號(hào)碼更換時(shí)必須提前向企業(yè)本部申請(qǐng)，未

獲得批準(zhǔn)而更改電話號(hào)碼導(dǎo)致公司無法聯(lián)系者，要予以重罰。駐外辦事處更換地址必須事先得到公司相關(guān)部門審核，未獲批準(zhǔn)不準(zhǔn)私自搬遷等。

8、辦事處人員所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，在管理期間內(nèi)出現(xiàn)呆帳、壞帳的，辦事處業(yè)務(wù)人員有責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行清理，或由公司協(xié)調(diào)解決。業(yè)務(wù)人員不能正確陳述理由的，界定責(zé)任后，按實(shí)際情況由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

9、嚴(yán)禁駐辦事處人員私自直接向客戶結(jié)款或借支現(xiàn)金。八、辦事處會(huì)議制度：

1、辦事處及其下各地業(yè)務(wù)人員每月底開區(qū)域銷售會(huì)議；2、辦事處所在區(qū)域的業(yè)務(wù)人員應(yīng)于每周五下午召開周會(huì)；3、臨時(shí)會(huì)議由通知確定；

4、會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)工作，交流經(jīng)驗(yàn)，研究問題，制訂計(jì)劃，落實(shí)任務(wù)。5、會(huì)議總結(jié)應(yīng)及時(shí)傳至公司。

6、辦事處應(yīng)按要求及時(shí)向公司報(bào)送如下資料：

1)周報(bào)表：下周工作計(jì)劃表、本周工作總結(jié)表、客戶資料卡、銷售周報(bào)表、本周總結(jié)；2)月報(bào)表：下月工作計(jì)劃表、本月工作總結(jié)表、月度廣告計(jì)劃申報(bào)表及月度銷售促進(jìn)工作表、銷售月報(bào)表，月度財(cái)務(wù)報(bào)表；

3)年報(bào)表：年度銷售統(tǒng)計(jì)表、本年度工作總結(jié)、下年度工作目標(biāo)與計(jì)劃，年度財(cái)務(wù)報(bào)表。

九、辦事處人員工資及其獎(jiǎng)勵(lì)、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，按公司現(xiàn)有制度。

十、相關(guān)費(fèi)用的報(bào)結(jié)制度

房屋的租賃，房屋內(nèi)用品的添置，物業(yè)費(fèi)，水電費(fèi)辦公用品的添置電話，傳真，打印，電腦，桌椅車船費(fèi)，補(bǔ)助等

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