公司檔案員培訓(xùn)

質(zhì)管部舉辦了兼職檔案員培訓(xùn)班

為完善檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)，夯實公司檔案工作基礎(chǔ)，建設(shè)高素質(zhì)檔案干部隊伍，10月20日下午，質(zhì)量管理部舉辦了公司兼職檔案員培訓(xùn)班。

培訓(xùn)課程由原湖北省企業(yè)檔案學(xué)會理事李占偉講授。講解了檔案含義、檔案法律法規(guī)、檔案工作原則、歸檔制度、檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)、法律責(zé)任等，列舉了許多豐富課程內(nèi)容包括檔案文化建設(shè)若干問題、檔案登記備份工作規(guī)范、檔案信息安全、檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)。

公司全體兼職檔案員參加了培訓(xùn)。講課深入淺出，生動活潑。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使大家系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。

檔案室在培訓(xùn)中提出了今后檔案工作計劃，要求各部門要對生產(chǎn)經(jīng)營和管理等工作中已經(jīng)形成的文件和材料的收集整理、編寫目錄清單，移交公司檔案室。文書、科技、專門檔案的工作，也是檔案管理工作重要內(nèi)容，要按照檔案室的具體要求只有將檔案有條理地進(jìn)行整理，分門別類，準(zhǔn)確、有效地收集和利用。

質(zhì)量部XX主任在培訓(xùn)總結(jié)中指出，這次培訓(xùn)是公司檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的開始。公司的檔案管理是一項十分重要的基礎(chǔ)工作，是公司規(guī)范化管理不可缺少的一個環(huán)節(jié)，希望公司各部門給予高度重視，管理人員要掌握本部門的業(yè)務(wù)，學(xué)以致用，從嚴(yán)要求，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平和工作能力，各部門兼職檔案員要配合公司檔案室把檔案工作抓實做好。此次檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對加強(qiáng)公司檔案工作建設(shè)和檔案管理工作將起到積極的推動作用。

擴(kuò)展閱讀：檔案員培訓(xùn)資料

一、城建檔案信息化建設(shè)（一）信息化建設(shè)的概念（二）信息化建設(shè)的目標(biāo)（三）信息化建設(shè)的原則（四）信息化建設(shè)的內(nèi)容（五）信息化建設(shè)的要求（一）信息化建設(shè)的概念

是指依據(jù)城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置計算機(jī)輔

助管理設(shè)施和專業(yè)人員，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為平臺，建立和完善城建檔案信息資源庫，對城建檔案信息資源進(jìn)行全面收集、科學(xué)管理，為社會提供方便、快捷、全面、系統(tǒng)的信息利用服務(wù)。

（二）信息化建設(shè)的目標(biāo)

城建檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)應(yīng)以數(shù)字化城建檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)為方向，以城建

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ)，以數(shù)字信息資源建設(shè)為核心，以城建檔案信息資源的集成、可視化利用為目的，逐步建立起物理分散、邏輯集中、數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化、富有特色的檔案信息資源體系和社會服務(wù)體系。

（三）信息化建設(shè)的原則

城建檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)與城鄉(xiāng)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，應(yīng)與本地區(qū)的信息化工

作相協(xié)調(diào)。

城建檔案行業(yè)主管部門應(yīng)制定信息化工作專項規(guī)劃，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定實施

計劃，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。

信息化建設(shè)應(yīng)做到應(yīng)用技術(shù)先進(jìn)、成熟，經(jīng)濟(jì)上合理可行，系統(tǒng)安全穩(wěn)定可靠。信息化建設(shè)應(yīng)積極采用國際、國家標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系和管理

規(guī)范，與電子政務(wù)系統(tǒng)協(xié)調(diào)建設(shè)，資源共享。

用信息化手段為城市社會、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的專業(yè)化服務(wù)，

滿足政府、公眾對城建檔案使用的需要。

（四）信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

基本內(nèi)容主要包括：

檔案工作管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化

主要內(nèi)容是：計算機(jī)技術(shù)的運用（五）信息化建設(shè)的要求

城建檔案的形成、保管單位應(yīng)根據(jù)信息化建設(shè)工作的需要配置計算機(jī)設(shè)備、軟件與

網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，設(shè)置相應(yīng)的崗位和管理人員，并建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、軟件和數(shù)據(jù)庫的運行管理制度，以及計算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、保密制度。

城建檔案的形成單位應(yīng)建立收集和移交電子檔案的制度，并應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子文

件的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證電子文件的原始、真實、完整、安全、及時整理形成電子檔案。

城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極創(chuàng)造條件接收電子檔案，重視和做好電子檔案的保管和遷

移工作，保證電子檔案在保管期限內(nèi)完整、真實、可用。

城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對內(nèi)部工作人員和城建檔案形成單位的檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行

信息技術(shù)和相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)。

城建檔案管理部門應(yīng)建立自己的檔案網(wǎng)站。網(wǎng)站應(yīng)提供政策法規(guī)、辦事指南、開放

檔案目錄查詢等基本功能。二、城建檔案管理系統(tǒng)

（一）城建檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的要求（二）城建檔案管理系統(tǒng)的功能

（三）全省城建檔案系統(tǒng)統(tǒng)一推廣使用深

圳偉圖公司城建檔案管理系統(tǒng)軟件

前端收集軟件：

建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)（房屋建筑、市政版）

湖北省建設(shè)工程網(wǎng)上注冊登記系統(tǒng)

檔案接收與管理：城建檔案綜合管理系統(tǒng)

城市建設(shè)聲像檔案管理系統(tǒng)城建電子文件管理控制中心系統(tǒng)

檔案利用：

城市建設(shè)信息分析統(tǒng)計系統(tǒng)

歷史檔案數(shù)字化

館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)

建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)（房屋建筑、市政版）系統(tǒng)主要特點：

依據(jù)國標(biāo)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》(GB/T50323-201*)、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)

范》(GB/T50328-201*)，以及《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117）、《湖北省建設(shè)工程竣工檔案編制及報送規(guī)定》（鄂建［201*］92號）等其他相關(guān)法規(guī)條文對施工資料的要求，一方面實現(xiàn)了施工技術(shù)資料收集和整理，確保了施工資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；另一方面實現(xiàn)了實物檔案與電子文件同步歸檔。

系統(tǒng)具有工程管理、文件登記收集、組卷、移交等功能，檔案組卷模塊具有輔助組

織電子卷以及自動生成并打印標(biāo)準(zhǔn)的案卷封皮、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄等功能；實現(xiàn)了實物檔案可對應(yīng)已組好卷的電子檔案進(jìn)行打印，縮短整理時間，規(guī)范了檔案整理工作，而且避免在整理過程中文件的遺失、遺漏。

系統(tǒng)具有工程施工資料統(tǒng)一用表的編輯功能。所有的用表包括：建筑工程、城鎮(zhèn)道

路工程、給水排水管道工程、城市橋梁工程等。

系統(tǒng)實現(xiàn)以城建電子文件為依據(jù)的實體檔案歸檔體系。各種實體檔案的原件稿可從

系統(tǒng)中打印，然后簽章歸檔，從而杜絕了檔案缺失、補(bǔ)制或偽造現(xiàn)象，縮短了實體檔案的收集、整理、移交時間，確保實物檔案的真實、可靠、完整、系統(tǒng)。

系統(tǒng)采用前端控制原則實現(xiàn)了工程電子文件的收集，確保歸檔范圍內(nèi)的全部電子文

件在形成時期的真實、可靠、完整、安全、可讀；

系統(tǒng)采用XML傳輸，對歸檔的電子文件在傳輸過程加密，有效地防止對電子文件

的損傷和破壞。

系統(tǒng)界面友好，風(fēng)格統(tǒng)一，操作簡便、易學(xué)。（四）建設(shè)工程電子文件數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)

實現(xiàn)工程報建登記、任務(wù)分配、業(yè)務(wù)指導(dǎo)功能

實現(xiàn)電子文件接收功能，提供建筑工程竣工工程應(yīng)交電子文件模板編輯功能實現(xiàn)按工程項目對電子文件的管理功能湖北省建設(shè)工程網(wǎng)上注冊登記系統(tǒng)城建檔案綜合管理系統(tǒng)軟件主要功能與特點:

系統(tǒng)實現(xiàn)了城建檔案管理過程中各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的集中、協(xié)調(diào)、無縫管理與動態(tài)監(jiān)控，

即實現(xiàn)了建設(shè)工程的項目（工程）報建登記、檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工程檔案專項驗收、竣工檔案送審、案卷整理、檔案審核、檔案移交、檔案入庫審核、檔案著錄與編目排架、電子文件存放位置自動著錄、檔案統(tǒng)計、總目錄與分類目錄查詢、編制并打印手檢工具、檔案查詢檢索、檔案利用、檔案銷毀等檔案管理全過程的計算機(jī)集成化管理；

系統(tǒng)的著錄界面與著錄格式嚴(yán)格依照國標(biāo)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》編制；檔案移

交審核、案卷名稱、卷內(nèi)目錄等的著錄嚴(yán)格按《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》編制，從而實現(xiàn)了對“兩個規(guī)范”的完整執(zhí)行。

系統(tǒng)通過高度的智能識別，實現(xiàn)了城建檔案項目級、工程級、案卷級、文件級及卷

內(nèi)電子文件瀏覽的集成化著錄與管理；

實現(xiàn)了多種查詢方式,可以對不同級別的著錄信息進(jìn)行橫向查詢、縱向查詢、跨類查

詢；

具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案管理部門中相關(guān)統(tǒng)計表格、管理表格的生成與輸出到Excel功

能，利于自行編輯、打��；

實現(xiàn)了城建檔案送審報盤數(shù)據(jù)接收功能（報盤數(shù)據(jù)格式為Excel格式，可實現(xiàn)項目、

工程、案卷、文件級的數(shù)據(jù)接收功能）；系統(tǒng)預(yù)留施工企業(yè)電子文件歸檔數(shù)據(jù)的接收功能；

具有電子檔案閱讀器功能，支持各類電子文件及照片的查詢與管理；

提供高度安全的體系結(jié)構(gòu)，提供嚴(yán)格的管理權(quán)限功能；全部數(shù)據(jù)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理；系統(tǒng)完全采用開放式數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)/接口設(shè)計，用于數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)交換，有利于數(shù)據(jù)庫

平臺更換、升級、功能擴(kuò)充。

城市建設(shè)聲像檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)主要特點：

系統(tǒng)通過高度的智能識別，實現(xiàn)了城市建設(shè)照片檔案的工程信息、案卷信息、照片

組、組內(nèi)單張照片以及照片電子文件瀏覽的集成化著錄與管理；

系統(tǒng)以電子文件為管理單位,照片以文件的形式獨立存放；本系統(tǒng)支持照片直接掃

描，數(shù)碼等照片的批量導(dǎo)入功能，同時系統(tǒng)提供了自動建立照片電子文件標(biāo)引及存放路徑；

在著錄過程中，系統(tǒng)記錄了照片元數(shù)據(jù)，提供了照片元數(shù)據(jù)查詢功能；所有的著錄

內(nèi)容（包括備注）都可以方便的進(jìn)行模糊或精確查詢；

系統(tǒng)人性化的設(shè)計，以及批量導(dǎo)入等功能，可以大大提高照片檔案的著錄速度；系統(tǒng)實現(xiàn)了按工程、案卷、照片組、單張照片多種檢索方式，符合查找條件照片可

以實現(xiàn)以縮略圖多張顯示，以幻燈片自動播放，從而快速找到特定的照片；可以根據(jù)查詢條件，打印傳統(tǒng)式的卡片及照片說明；提供了裁剪、復(fù)制、注標(biāo)記、更新等照片編輯功能；

具有高度安全的體系結(jié)構(gòu)，設(shè)有嚴(yán)格的管理權(quán)限，數(shù)據(jù)操作與查詢權(quán)限界定針對每

個模塊；

提供了照片檔案的動態(tài)統(tǒng)計信息及制作照片檔案館藏手檢工具功能；可以靈活導(dǎo)進(jìn)、導(dǎo)出數(shù)據(jù)及照片，用于交流或?qū)ｎ}編纂。城建電子文件管理控制中心系統(tǒng)城市建設(shè)信息分析統(tǒng)計系統(tǒng)館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)

《館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)》

是“數(shù)字城建檔案館”工程的重要組成部分，它將滿足“數(shù)字城建檔案館”對電子文件

著錄與描述、檢索與確認(rèn)、文件資源管理、電子文件真實與完整性保護(hù)及電子長期保存的要求。

三、電子文件與電子檔案管理1、電子文件與電子檔案概述2、電子文件的特點及其影響3、電子文件的收集與積累4、電子文件整理與歸檔5、電子檔案的驗收與移交6、電子檔案的管理與利用7、電子檔案的安全與防范1、電子文件與電子檔案概述電子文件與電子檔案的含義電子文件（ElectronicRecords）

是指能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，

并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。這個含義有四層意思，一是電子文件是能被計算機(jī)識別和處理的文件；二是電子文件需按一定格式存儲在特定的存儲載體上；三是電子文件可在網(wǎng)絡(luò)上傳送；四是電子文件是一組數(shù)字代碼序列。

電子檔案（Electronicfiles)

是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應(yīng)

的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。這一含義有四層意思，一是電子檔案是己歸檔的電子文件；二是電子檔案具有保存價值；三是電子檔案要按一定方法整理，而不是雜亂無

章的電子文件；四是電子檔案還應(yīng)該包括與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)及相關(guān)數(shù)據(jù)�！半娮訖n案”就一般理解而言，是指作為“檔案”而被檔案部門接收和保存的電子文件，

歸檔后就為電子檔案。

具體來說就是：電子檔案是指國家機(jī)關(guān)、社會組織和個人在社會活動中，通過使用現(xiàn)代化設(shè)備所成形的，有一定保存價值的，且能被相關(guān)設(shè)備所識別和信息再現(xiàn)的各種類型的電子代碼序列。

電子文件的來源

1、建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件2、建設(shè)工程電子文件

電子文件與電子檔案管理的基本要求

一是檔案形成單位應(yīng)制定電子文件管理制度和技術(shù)措施，明確規(guī)定本單位電子文件

歸檔的時間、范圍、方式、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、元數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等歸檔要求，確保歸檔電子文件的質(zhì)量。

二是檔案形成單位檔案機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、歸檔及歸

檔后電子檔案的保管、利用實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性，確保電子文件檔案的真實性、完整性、有效性和安全。

三是電子文件形成部門和個人應(yīng)積極協(xié)助和支持本單位檔案機(jī)構(gòu)開展電子文件歸檔

管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)及電子文件檔案的保管、利用等工作。四是城建檔案管理機(jī)構(gòu)配置的計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備和應(yīng)用軟件，應(yīng)能有效讀取歸檔的

電子文件。

五是檔案形成、保管單位應(yīng)確保電子文件真實性、完整性和有效性。六是電子文件形成部門和個人應(yīng)將已歸檔的電子文件保存至少1年。七是歸檔的電子文件和電子檔案應(yīng)定期備份。

八是城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對工程檔案、業(yè)務(wù)管理檔案形成單位電子文件的歸檔與管

理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并適時組織檢查。

2、電子文件的特點及其影響

電子文件的特點

一是電子文件是數(shù)字化的、具有非直讀性的信息

二是電子文件的形成、傳輸、存儲、利用都必須依賴于相應(yīng)的設(shè)備三是電子文件的信息與載體相分離

四是電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)不一致五是電子文件依賴于元數(shù)據(jù)

六是電子文件信息能共享但不安全七是電子文件能保真八是電子文件易修改

九是電子文件能實現(xiàn)邏輯歸檔電子文件特點對管理的影響

一是電子文件特點對管理的方便性二是電子文件特點對管理的困難性3、電子文件的收集與積累

電子文件收集積累的范圍電子文件收集積累的要求4、電子文件的整理與歸檔

電子文件在歸檔前需進(jìn)行整理，才能移交檔案部門保存和利用

建設(shè)電子文件的整理、鑒定、歸檔、檢驗、匯總等應(yīng)按照《湖北省建設(shè)工程竣工檔

案編制及報送規(guī)定》（鄂建［201*］92號）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117）的規(guī)定執(zhí)行。

5、電子檔案的驗收與移交

建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交建設(shè)工程電子檔案的驗收與移交6、電子檔案的管理與利用電子檔案的管理

電子檔案的保管、存儲、遷移、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等管理應(yīng)按現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117）的規(guī)定執(zhí)行。

電子檔案的保管電子檔案的有效存儲電子檔案的遷移電子檔案的鑒定銷毀電子檔案的統(tǒng)計電子檔案的利用

電子檔案保管單位應(yīng)編制各種檢索工具，提供在線利用和信息服務(wù)。

利用時必須嚴(yán)格遵守國家保密法規(guī)和規(guī)定，凡利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布或在線利用電子檔案時，應(yīng)報請有關(guān)部門審核批準(zhǔn)。

對具有保密要求的電子檔案采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，必須按照國家、地方及部門有

關(guān)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密安全管理的規(guī)定，采取必要的安全保密措施，報經(jīng)國家或地方保密管理部門審批，確保國家利益和國家安全。

7、電子檔案的安全與防范

計算機(jī)系統(tǒng)的安全與防治措施

加強(qiáng)技術(shù)措施，確保電子文件與電子檔案的安全提高電子文件制作及管理人員的素質(zhì)

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