青島會議安排總結(jié)

青島會議安排工作總結(jié)

201*年9月8日，“商業(yè)地產(chǎn)訓(xùn)練營”青島實例剖析研討會在青島召開，在張總的帶領(lǐng)下，我有幸能夠參加本次會議，并成為協(xié)助組織者之一。這是我第一次參與策劃外地會議安排，受益匪淺。

在整個會議的策劃過程中，潛移默化的我已經(jīng)了解到了很多關(guān)于會議安排的細(xì)節(jié)。譬如:會議議程的編寫，會議人數(shù)的信息統(tǒng)計，住宿安排的要求（各類房間需多預(yù)留2間左右），機票的詳細(xì)信息，接送機的車輛聯(lián)系，背景音樂及背景墻的準(zhǔn)備，會議材料的印發(fā)，設(shè)備的試聽和試用等等。作為行政部門，我們需要提前一天抵達，進行實地考察和最終的確認(rèn)，由于考慮不周全，在實際操作過程中還是存在很多問題。

一．本次會議安排存在的不足有以下幾點：

1、前期準(zhǔn)備工作由于考慮不夠周全，會議通知工作較為繁瑣。

通過短信平臺發(fā)了三次短信，分別是：機票信息、天氣情況、出發(fā)時間。另外會議議程，機票信息再次通過電話確認(rèn)。以后的會議中我們會把以上的內(nèi)容盡量的安排好后，再跟與會人員予以確認(rèn)。

2、會場的落實工作沒有及時的進行跟進。

會前與對方確認(rèn)的時間比較晚，會場的租賃事宜沒有及時的跟進，導(dǎo)致會場租賃的過程中出現(xiàn)場地不能夠滿足召開兩天會議的情況。另外，會議用水和紙巾，會場的擺放方式，常用設(shè)施設(shè)備，譬如：激光指示筆，白板或黑板，油性筆，席卡，以及臨時的裝飾物和展架等，都沒有提前做好準(zhǔn)備。沒有及時進行跟進。以后得知開會的消息后，及時與當(dāng)?shù)匦姓�部門對接、盡快將使用會議室的日期訂妥，會議室的擺放方式提供方案，給予領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。以后的會議中根據(jù)戴總的要求進行會議室的布置。

戴總對會議室的擺設(shè)方式提出了要求：在召開研討會的情況下，要像教室一樣，不要每個人泡一杯茶水放在桌上。不要正襟危坐，要有討論的氣氛。

3、各種表格制作缺少總體性信息。

在前期住宿安排，機票統(tǒng)計，人員名單等表格中，只有明細(xì)，沒有詳細(xì)的總?cè)藬?shù)，不能夠看清楚總體性信息。以后在制作過程中，除了詳細(xì)性的分析以外，會注明總體的分布情況。

4、會議過程中未能及時考慮到備用金的領(lǐng)取以及相機的攜帶。

會議出發(fā)前，只考慮到會議材料的準(zhǔn)備，未考慮備用金的領(lǐng)取。另外提前一天抵達會場進行查看場地過程中，未能及時帶好相機，隨時進行記錄。在以后的會議中，先列出會場選擇的要求和條件，便于各會議場所的比較和選擇，實地考察帶好相機記錄，給予領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。

5、機票預(yù)訂與取消方面的犯了重復(fù)性錯誤。

由于機票的取消出現(xiàn)了錯誤，造成了損失�；氐缴虾：罅⒓磁c航空公司進行聯(lián)系，詳細(xì)了解具體的情況，機票在沒有乘坐的情況下，隨時可以告知航空公司機票信息，不需要在沒有乘坐之前告知，一年之內(nèi)有效。不需要退票。二、向青島項目借鑒內(nèi)容主要有以下幾個方面：1、詳細(xì)的會議接待分工表。

根據(jù)會議議程，航班時間，住宿安排，人員名單，先將整個會議策劃方案想象出來，經(jīng)過反復(fù)討論，擬定一份接待任務(wù)的分配清單，將所有參與本次會議安排的人員的職責(zé)全部列出，使每一位員工可以明確自己的職責(zé)，并針對性的做好準(zhǔn)備工作，需要配合的人員名單和聯(lián)系方式在清單中也清晰注明。并備注有需要完成和注意的事項。值得我們借鑒和學(xué)習(xí)，有利于使我們工作的條理性更清晰。2、內(nèi)容豐富的會議行程冊。

會議行程冊的內(nèi)容有青島項目的簡介，要參觀廣場的簡介，青島城市的特色簡介等，還包含了青島的天氣情況和溫馨提示，本次會議的議程等等。能夠讓與會人員在學(xué)習(xí)的過程中，輕松的了解到青島當(dāng)?shù)氐囊恍╉椖康母艣r。如果是我們來制作這本冊子，我們需要在冊子上面體現(xiàn)哪些內(nèi)容，會進行借鑒和創(chuàng)新。本次會議安排我學(xué)習(xí)到了很多知識，同時也存在很多的不足，對整個會議沒有細(xì)致到執(zhí)行層面，沒有做到全面的掌握。以后的會議中吸取本次會議所取得的經(jīng)驗和教訓(xùn)，努力掌握大方向的同時，爭取將細(xì)節(jié)工作做的更好。

證大房產(chǎn)總裁辦公室張愛林201*.9.

擴展閱讀：有關(guān)安排會議的總結(jié)

有關(guān)安排會議的總結(jié)

確立會議主題：

1、會議人數(shù)以及男女的人數(shù)，以便方便訂房2、會議內(nèi)容，確認(rèn)安排相關(guān)的人準(zhǔn)備文件3、會議要求，以便確認(rèn)是否有特別的設(shè)施

尋找會議地點：

總體要求：到達一處后，盡量將該處的所有會議室、酒店、餐廳、娛樂設(shè)施一并了解詳細(xì)，并仔細(xì)做好記錄，以便下次用。

考察會議室：

1、會議室一般都在渡假村或者酒店中尋找。會議室的地點最好離公司不超過一個小時的車程。

2、會議室的面積：一般的30人左右的會議室，按分組的話，需要大于70m2

3、會議室的形狀：一般來說，會議室的形狀以方正的為好，使用率相對較高。長方型或其他不規(guī)則的會議室在按上述經(jīng)驗要相應(yīng)擴大

4、會議室的擺放有回字型、宴會式、課桌式、分組式。課桌式相對占地少

5、確認(rèn)其他要素：MIC、音響、水、紙、筆；如要掛畫，可以采用哪些方式；投影儀、投影幕（如果是大型會議，投影幕的規(guī)格）、采光、燈光能否調(diào)節(jié)以適應(yīng)投影儀的應(yīng)用、戶外的景觀等

住宿

1、面積小于27m2的房間會顯得擁擠，狹小2、一定要看套間。大領(lǐng)導(dǎo)住的，很重要！3、觀察景觀的差別以及價格上的差別4、了解會議地點不同的住宿點，如標(biāo)間、別墅等。

餐飲

1、了解餐牌和價格

2、點菜時注意冷熱、葷素、干濕、顏色、材料、不同烹飪做法的搭配。盡量不要重復(fù)�？梢宰尣蛷d的人員先寫餐牌給你，然后自己再進行修改。3、詢問是否有開瓶費，可否自帶酒水等。

4、如需要在餐廳安排節(jié)目，請注意是否有舞臺燈；是否有舞臺娛樂設(shè)施

1、有哪些戶內(nèi)的設(shè)施，如保齡球、卡拉OK等。詢問是否可以清場2、有哪些戶外的設(shè)施

確認(rèn)會議地點

1、會議室一般為4小時一節(jié)，告知對方會議需要的場地的時間、時長；房間的數(shù)量、型號；需要用的娛樂設(shè)施

2、確認(rèn)報價

3、將會場的布置等要求提前傳真給酒店人員，并進行溝通。

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