制單員工作說明書

銷售管理科制單員崗位工作說明書

一、準備性工作內容和要求

1、編制《傭金、欠款與異常銷售情況查詢表》

根據銷售助理提供的《銷售合同》、《非常規(guī)銷售備案申請表》、《總經理特批文件》、《欠款條》等文件資料，編制《激勵、傭金與異常銷售情況查詢表》，詳細記錄相關的欠款資質信息、傭金與激勵信息、非常規(guī)銷售的各種備案信息、特殊銷售價格信息等關鍵內容，以備制作訂單時查閱、核對。

2、《物流價格及到貨時間表》

每月與營運部物流管理部門溝通，核定、更新《物流價格及到貨時間表》；及時將更新信息向銷售人員發(fā)布，并以電話或短信方式通知注意。3、《標準產品直銷與最低售價表》

根據公司《標準產品價格表》，以“直銷價格*90%”作為“最低售價”，編制《標準產品直銷與最低售價表》。

4、《欠款訂單和非常規(guī)訂貨需要的手續(xù)》

根據公司的欠款銷售政策和非常規(guī)訂貨要求，編制《欠款訂單和非常規(guī)訂貨需要的手續(xù)》。5、《欠款訂單的處理流程和要點》

根據公司的欠款訂單處理要求，編制《欠款訂單的處理流程和要點》。（欠款訂單增加與客戶溝通，傳真、提醒《收貨條》或回單蓋章）。6、《加急訂單的處理流程和要點》

根據公司的加急訂單處理要求，編制《加急訂單的處理流程和要點》。7、《常規(guī)訂單處理流程和要點》

根據公司的常規(guī)訂單處理要求，編制《常規(guī)訂單的處理流程和要點》。8、訂單格式準備

涉及制單工作的人員，需分別準備具有各自簽名的訂單模板，包括：《常規(guī)訂單》、《加急訂單》、《欠款訂單》和《加急欠款訂單》。9、貨物出廠短信模板

編制貨物出廠時向銷售人員和客戶發(fā)送的手機短信模板，包含產品名稱、數量、預計的到貨時間和感謝語句及聯系電話等。10、《制單員語言規(guī)范》

編制并不斷改進制單員的標準用語規(guī)范和相應的話術。二、訂貨信息的接收與要求

1、接收由客戶直接發(fā)出的訂貨信息，需及時與主管銷售人員聯系、溝通。2、接收客戶或陌生詢價電話，一律轉交相關區(qū)域銷售人員，并做《電話記錄》。3、涉及其他事項的，及時轉交其他部門進行處理，并做《電話記錄》。4、根據銷售人員或客戶的溝通情況，判斷或預估訂單類型：（1）常規(guī)訂單：款到發(fā)貨并符合到貨時間要求或客戶自提的訂貨；（2）加急訂單：款到發(fā)貨但要求在常規(guī)到貨時間之前到貨的訂貨；（3）欠款訂單：延期付款但符合到貨時間要求或客戶自提的訂貨；（4）欠款加急訂單：延期付款且要求在到貨時間之前到貨的訂貨。三、審核“非正常訂貨”的條件和手續(xù)1、關于欠款訂貨條件的審核和處理

（1）凡涉及欠款的訂貨要求，均需嚴格按照《欠款訂單需要的手續(xù)和處理要點》，審核制作欠款訂單的相關手續(xù)是否完備。

（2）對于手續(xù)不完備的欠款訂貨要求，與相關銷售人員溝通，提請其按照相關規(guī)定和流程完成相關手續(xù)。在手續(xù)不完備的情況下，一律不得制作訂單。2、關于非常規(guī)訂貨條件的審核和處理

（1）涉及非常規(guī)訂貨，包括：跨區(qū)域銷售、異常價格訂貨、老產品延續(xù)性訂貨、定制性產品訂貨、包含其他非正常要求的訂貨，均需完成《非常規(guī)銷售備案申請表》。

（2）對未完成《非常規(guī)銷售備案申請表》手續(xù)的非常規(guī)訂貨要求，與銷售人員溝通，提請其按照相關規(guī)定和流程完成相關手續(xù)。四、制作銷售訂單

根據訂單類型（《常規(guī)訂單》、《加急訂單》、《欠款訂單》和《加急欠款訂單》），選擇具有本人簽名的相應訂單模板，按相應的《訂單處理流程和要點》，制作相應訂單。五、跟蹤訂單處理結果

1實時跟蹤訂單的處理結果，并在貨物出廠之后，通過手機短信，按固定格式將相關信息通告銷售人員和客戶。

2如出現不能按時到貨等異常情況，及時通知銷售人員，并編制說明性和致歉性手機短信通知訂貨客戶。

六、記錄、傳遞訂單及其衍生信息

1、根據《傭金、欠款與異常銷售情況查詢表》和每日訂單情況，通過《每日訂貨信息表》，記錄相關訂單的衍生信息，通過《銷售傭金記賬單》，記錄詳細的傭金信息，并每日掃描提交財務部、銷售助理。

2、每日下班之前，將當日《發(fā)貨單》復印掃描，傳遞給財務部和銷售助理。3、分類保存所有訂單手續(xù)，并每月整理欠款訂單的《訂貨確認單》移交財務部。4、及時向“供應鏈科”收取《物流回單》或《收貨條》，并核對客戶的實際收貨信息，對出現差異的收貨單，及時與營運部供應鏈科溝通，確定原因和針對客戶的補償方案，并做《客戶收貨異常及欠款回單記錄表》，記錄相關信息，并檢索與“欠款訂單”相關的《物流回單》或《收貨條》，原件提交財務部保存。七、編制《銷售數據匯總表》

根據日常銷售訂單，每日將訂單相關信息編入《銷售數據匯總表》；

每月將《銷售數據匯總表》提交銷售助理，由銷售助理編制《銷售數據分析報告》。八、欠款信息管理與欠款催繳

1、根據相關客戶的欠款情況，于規(guī)定還款期限前三日，提醒并協助相關銷售人員催要欠款，并做好催款、還款和對賬記錄，核算欠款利息并標記壞賬，實時編制《催款、還款與對賬記錄表》，每月統(tǒng)計累積的欠款情況，編制《欠款情況匯總表》。（1）欠款利息從到期日起計算，以15％年利率計算利息費用。

（2）經多次催討無效或超過付款期限三個月的，公司將視之為壞賬，由制單員在每月的《欠款情況匯總表》中進行標記，并根據情況選擇進入司法程序。

（3）《催款、還款與對賬記錄表》每月提交銷售助理，由其根據還款記錄，核算銷售人員提成。

2、根據客戶的欠款和還款行為，建立并及時調整、更新客戶的信用等級，并在制單員制定欠款訂單和審核客戶的欠款資質時，提供相關的信息支持。4、對賬管理

1)制單員每月與財務部核對相關客戶的欠款金額和開票金額。

2)制單員于每月1號至5號，制作《對帳單》，與相關欠款客戶對帳一次。

3)《對帳單》須由欠款客戶加蓋公章或財務專用章回傳，并掃描給財務存檔。對賬信息記

錄于《催款、還款與對賬記錄表》七、相關合同和其他文檔資料的處理

1、所有《銷售合同》、《總經理特批文件》、《欠款條》、《無合同傭金情況說明書》等涉及客戶欠款、傭金或激勵的確認文件，均有財務部保存原件，銷售助理和制單員保存掃描件，由制單員編制《傭金、欠款與異常銷售情況查詢表》。

2、涉及銷售人員提成的《非常規(guī)銷售備案申請表》，由銷售助理保存原件，制單員保留掃描件，由制單員編制《傭金、欠款與異常銷售情況查詢表》。

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文件編號廣東太力家庭用品制造有限公司GL-WK-005A0201*-10-051/1物控部制單員崗位說明書版本生效日期頁碼部門直接上級素質要求：年齡：20-28性別：女學歷：高中/中專學歷以上專業(yè)：無經歷：相關文員工作、倉庫及物控流程培訓、ISO、5S培訓技能：了解物控、倉庫程序、熟練操作辦公軟件以及相關金蝶或ERP系統(tǒng)崗位描述：主要負責物控部所有單據及文件的管理，及時把部門內所有進出倉單據進行錄入系統(tǒng)以保證倉庫數據的準確性，做好本部門內所有人員的考勤考核工作。職責范圍及工作標準：主要負責：1、做好每天所有單據進出帳目數據錄入，及時準確的提供相關有效數據；2、在每天10：00前把前天或當天所有單據分發(fā)到相關部門；3、負責部門內所有單據的保管，作到分門別類進行存放；4、對工程資料及相關文件進行傳閱及時有效的進行簽發(fā)；5、每月底做好本部門內所有員工的考勤、考核工作，提供準確有效數據；6、完成上級交辦的其他工作。物控部物控經理職務直轄下級制單員無備注：編制/日期

批準/日期

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