秘書部部門規(guī)章制度

秘書部職能及部門規(guī)章制度

本部門的工作是為了維持本學生會的活動項目能夠順利進展的不可或缺的后勤工作，是聯(lián)系各大部門一起團結(jié)開展工作的一條鏈條，是學生會的重要橋梁。為加強江淮學院團委學生會各部門內(nèi)部的凝聚力和決策力，有效地行使部門職權(quán)，履行部門義務(wù),促進各部門內(nèi)部人員之間的溝通與了解，以積極向上、勇于創(chuàng)新的精神，深入開展團委和學生會的工作。為此，特制定此部門例會制度。

日常具體工作安排

各部門指派專門一人負責與其聯(lián)系溝通，輔助該部門完成其工作任務(wù)。具體內(nèi)容如下：

1.負責各會議、各活動的收發(fā)通知工作（注意格式及說話語氣）。

2各部門指派專門一人負責前往記錄會議內(nèi)容。到場進行詳細會議記錄，會議后將會議內(nèi)容整理交給該部門部長簽字，留作他用或交由負責的人保管，最終統(tǒng)一由負責的人保管相關(guān)材料。

3.每一位秘書負責一個部門的日常記錄工作并總結(jié)情況，每一月將總結(jié)情況在月底最后三天內(nèi)匯報給秘書部長。記錄內(nèi)容包括：部門各成員各種會議、活動出勤情況（遲到、早退、缺席）；工作完成情況。

4.每月至少舉行一次部門例會，總結(jié)上一月的工作情況，布置新的工作任務(wù)，例會后部長總結(jié)具體情況匯總給主席團。

5.每次的活動后三天內(nèi)，秘書部長帶領(lǐng)各副部長、干事做好總結(jié)以及收集各部門的工作總結(jié)，將總結(jié)整理存檔，并將情況匯總給主席團。

6.負責各項會議、活動教室場地的申請。

7.活動總結(jié)的整理存檔，管理以及整理學生會成員的各項資料。

三、工作要求

1.有較強的時間觀念，無論是參加會議還是各項活動，帶好記錄本，提前5至10分鐘到場做好準備工作和各項安排事宜，不能出現(xiàn)遲到、早退或缺席現(xiàn)象。

2.有認真、負責的工作態(tài)度，有吃苦耐勞的精神，每項工作必須有效率、有效果的完成，不能出現(xiàn)拖拉或者不按質(zhì)量完成的情況。

3.學生會成員之間要保持良好的聯(lián)系，特別是活動進行時更需要保持聯(lián)系，（若不能立即接電話，也要在事后盡快回復電話或信息給對方，說明情況并詢問對方事情）。

4.各部門成員之間、整個學生會成員之間，都要保持和諧、融洽的關(guān)系，成員與成員之間互相尊重，待人友善、言談得當，舉止大方、熱情、有禮貌。（若出現(xiàn)矛盾，及時匯報給部長、或主席團，以求盡快分析問題所在點，積極解決問題，化解誤會，避免矛盾擴大化）。

5.學會隨機應(yīng)變，善于處理由于一些突發(fā)原因引發(fā)的事情，冷靜、理性、迅速地解決，若個人不能處理的，及時聯(lián)絡(luò)各部長、副會長、會長，及時解決，保證活動的順利進行。

6.發(fā)揮積極主動、團結(jié)合作的精神，相互配合；同時，體諒其他成員的難處，工作中相互配合；杜絕出現(xiàn)相互推卸等不負責任的行為（若出現(xiàn)，則給予嚴重警告或退部處分）。

7.要處處維護好本學生會的形象與聲譽，不做有損本學生會形象的事，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)做違背本學生會的事情，則給予嚴重警告或勸退處分。

8.會議或活動若有其他工作相阻礙，必須親自提前向部長請

假，并說明請假原因。

四、辭職管理制度

1.部門干事、副部辭職需要提前一個月提交書面辭職書，寫明辭職原因。，干事辭職需要部長同意，副部辭職需經(jīng)部長申報，主席團商討同意。

2.干事或副部離職前一周內(nèi)完成自己負責事務(wù)的交接工作；

五、獎懲制度

（獎懲記錄、總結(jié)由負責各部門的秘書負責，需要專門對獎罰和各部門會議內(nèi)容進行記錄，每月將情況匯總給部長）

使用積分管理制度（每人每月基礎(chǔ)分100分，每月總結(jié)一次，期末做大總結(jié)）

1.獎勵方面

（1）按時參加全體會議或部門會議，每次加5分。（2）按時完成學生會交待完成的任務(wù)，視情況加5-10分。（3）對學生會的工作提出好的建議，并被采納者加5分。經(jīng)實踐證明起了重大貢獻的加10分。

（4）工作積極主動者，視實際情況加10-15分。2.懲罰方面

（1）會議遲到、早退、缺席者，部長、副部長扣10分每次，干事扣5分每次。

（2）會議沒有帶上筆記本的部長、副部長扣10分每次，干事扣5分每次。

（3）未能按時完成交待的任務(wù)，視情節(jié)扣10-15分。（4）無故不參加學生會會議或集體活動者，部長、副部長扣15分每次，干事扣10每次分。

（5）會議或活動時，無視會場紀律，在會場惡意破壞者扣20分每次，影響到會議或活動正常進行者在前面基礎(chǔ)上再扣10分。（6）損害社學生會名譽者扣20分每次。

六、獎懲措施

（部門總結(jié)上表揚部門前2名；集體大會上表揚各部門前2名；期末獎勵部門前3名）1.獎勵

（1）月總結(jié)部門會議上對月工作積極優(yōu)秀者口頭表揚（2）學生會集體大會對工作積極優(yōu)秀者通報表揚

（3）期末大總結(jié)時，對工作積極優(yōu)秀者進行表揚頒發(fā)獎狀、獎品獎勵2.懲罰

（1）月總結(jié)部門會議上對月工作懶散消極者口頭批評，被批評者需3天內(nèi)上交個人書面檢討給部長（或主席團）。（2）若做出有損學生會形象或聲譽的人員，視實際情況給予一定的處分，嚴重者勸其退部或除名。

注：本部門成員需嚴格遵守本規(guī)章制度。

與會人員在會議開始前應(yīng)將手機等有聲設(shè)備設(shè)于靜音狀態(tài)，會議進行中無特殊情況不得接打電話，若要接打電話，須征得部長同意。

會議進行過程中，如因特殊情況須離開會議的，應(yīng)

征得部長同意。

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秘書部規(guī)章制度

第一章總則

第一條：中國礦業(yè)大學礦業(yè)工程學院心理自助中心秘書部是在院團委領(lǐng)導下，心

理自助中心指導下開展學生工作的部門。秘書處本著做好本職工作、引導輿論導向、服務(wù)同學、鍛煉自我的工作原則。

第二條：為全面提高心理自助中心各成員的綜合素質(zhì)，促使各成員在學習、工作、

生活等方面起到模范帶頭作用，更使秘書部管理制度化、規(guī)范化、辦事效率化，各成員有章可循，有據(jù)可依，特制定本制度。

第二章基本制度

第一條：堅持原則，在重大問題上服從黨、團委的決議，擁護共青團，擁護共產(chǎn)

黨領(lǐng)導。

第二條：堅持個人服從集體，下級服從上級，要有集體意識和大局意識。第三條：要有高漲的工作熱情，牢固樹立全心全意為我院乃至全校師生服務(wù)的思

想，不怕苦、不怕累，不得故意推拖工作。

第四條：不搞小團體主義，不計個人得失，不發(fā)表不利于團結(jié)的言論，不做不利

于團結(jié)的事。

第五條：正確處理學習和工作的關(guān)系，學習上勤奮努力，工作上認真負責，做到

學習工作兩不誤。

第六條：認真正確地在同學的監(jiān)督下開展批評和自我批評，改正自己在學習、工

作、生活中存在的缺點和不足。

第七條：尊敬師長，友愛同學，有良好的道德品質(zhì)和精神風貌。

第三章工作制度

第一條：嚴格服從上級安排，實行責任負責制，按時按質(zhì)按量完成上級下達的任

務(wù)，如有特殊情況應(yīng)及時請假，且一學期不得請假三次以上,如若情況緊急,事后應(yīng)出具相關(guān)證明。

第二條：積極向部門提出有利于部門發(fā)展的建議或意見，對于好的建議或意見，

部里將給予一定獎勵。第三條：工作態(tài)度溫和謙遜，言行禮貌得體，能集思廣益，虛心聽取各方面的

意見或建議。

第四條：各成員之間要團結(jié)合作，要有團隊精神,不得相互指責，互通有無，所

有干事要牢固樹立團隊精神、集體意識。

第五條：所有干事在完成本職工作的同時，能積極協(xié)助中心其他部門完成任務(wù)。第六條：活動簽到制度：中心參與的活動，嚴格執(zhí)行部長簽到制度，同時各部

長統(tǒng)計自己部門干事參與活動人數(shù)，一并報與秘書部負責人員。

第四章中心例會制度

第一條：會前準備

1、中心例會一般兩周召開一次，召開時間由各部門部長根據(jù)每月情況作具體安

排，公眾假期停開，期末考試前夕停開。

2、會議召開時間、地點由主任和各部長決定，素質(zhì)拓展部提前借好教室。通知

各部門部長，由部長下發(fā)對部員的通知。部員收到通知后應(yīng)立即回復，以保證信息傳達。

3、中心成員若有事請向部長請假并于開會前報秘書部登記，每學期請假次數(shù)不

得超過三次。同時在開會時請將各部門會議記錄交與秘書部值班人員。每次開會，所有成員必須簽到，將以此作為部門“團內(nèi)推優(yōu)”及“優(yōu)秀個人”評選的部分依據(jù)。做好會議記錄，有不清楚的問題及時提出，覺得不合理的可當場提出異議。

4、例會由主任或部長主持，由秘書部負責會議記錄,并負責考勤工作和作會議記

錄，會議記錄由記錄人整理后交由部長審閱。

5、例會由本中心部長及部員全員參加，必要時可邀請其他相關(guān)人員或接受提出

申請的其他相關(guān)人員參加。

6、可根據(jù)工作需要和實際情況推遲或提前召開會議，但須事先通知所有與會人

員調(diào)整情況。

第二條：會議內(nèi)容

1.會議由主任主持，根據(jù)會議議程聽取部內(nèi)各成員匯報上一周的工作情況，主

任對上一階段的中心工作進行全面性的總結(jié)和點評并向各部長及部員布置下一階段中心工作。2.各部門部長做上一階段工作情況總結(jié)，匯報有關(guān)近期工作的開展，說明工作

情況。

3.各部員匯報近期工作情況，提出對工作的建議和交流工作經(jīng)驗，以促進部門工

作的順利開展。

4.部門成員注意認真聽取會議，做好會議記錄，積極發(fā)言、質(zhì)詢，配合會議有

關(guān)工作。

5.各部員應(yīng)在中心會議中積極參與并提出有實際意義的想法、方案

6.中心人員集體商討有關(guān)活動的決策及工作，增強中心內(nèi)部成員之間的交流與了

解.

7.各部員應(yīng)做好記錄，并及時向本部門其他同學傳達會議容；8.各部員可以就部門工作中遇到的問題進行提問。

9.自由交流階段，所有人可以自由發(fā)言，分享自己的工作感想和生活中的經(jīng)驗等

等，促進交流，增進感情。

第三條：會議紀律

1.每次例會應(yīng)按時參加，如因特殊情況遲到或無法參加會議的，須如實在會議前

向部長請假說明。未請假不到會者，視無故缺席。

2.會議開始前應(yīng)將手機等有聲設(shè)備設(shè)于靜音狀態(tài)，會議期間專心開會不準玩手

機和干其他與會議無關(guān)的事。

4.會議進行過程中，如因特殊情況須離開會議的，應(yīng)征得部長同意。5.會議時間由部長根據(jù)會議內(nèi)容決定，一般控制在60分鐘以內(nèi)，若要延長應(yīng)征

得多數(shù)與會人員（50%以上）的同意。

第五章辦公室制度

第一條：辦公室的一切設(shè)備不得隨意動用,如需使用,需值班人員處登記，用后及

時歸還。

第二條：辦公室鑰匙不得隨意配備，不得隨意借給他人，妥善保管鑰匙，如若遺

失及時要求補配。

第三條：不得在辦公室里隨意丟棄垃圾，定期安排人員打掃衛(wèi)生,工作完后,所有

東西應(yīng)歸回原位,關(guān)閉所有設(shè)備后,方可離去。第四條：值班人員應(yīng)按時按量值班，不遲到、不早退，服從分配、忠于職守、認

真工作，嚴格遵守考勤制度及履行相關(guān)手續(xù)，不得無故曠班。

第五條：人員應(yīng)做好值班記錄，并負責保管好辦公室的所有公共財務(wù)，如有其他

部門借用辦公室的財務(wù)，必須作好記錄（借用部門、借用人、借用時間、歸還時間）；若有損害應(yīng)做好相關(guān)記錄。

第六條：值班人員對來訪的同學要熱情周到，耐心聽取同學的心聲；值班人員

對能解決的問題必須及時作出答復，對不能作出答復的問題要詳細記錄，以便向有關(guān)部門反映。

第六章財務(wù)管理制度

第一條：中心財務(wù)管理由中心秘書部總體負責，受中心所有成員監(jiān)督。第二條：中心開展活動需經(jīng)費時，應(yīng)提前將活動策劃書及詳細預(yù)算開支（附帶經(jīng)

費申請單）交予秘書部。

第三條：活動負責人在制定活動經(jīng)費預(yù)算時應(yīng)當本著“實事求是”與“節(jié)約”的

原則。預(yù)算需詳細分類列明所需費用及用途，本著詳盡、務(wù)實、用到實處的原則，詳實、條理的分門別類列出。對于能打印發(fā)票的項目，盡量索要發(fā)票。向秘書部報銷或報賬應(yīng)使用有效發(fā)票（收據(jù)），所有發(fā)票（收據(jù)）背面應(yīng)注明用途，并由經(jīng)手人簽字，注名日期（拿到主任簽字）后交予秘書部。用款部門應(yīng)在活動結(jié)束一周內(nèi)報銷或報賬。

第四條：部門申請采購的報銷流程：各部門以書面形式，報預(yù)算給秘書部，秘書

部交主任處審批，審批通過后才能進行購買。

第五條：規(guī)范中心物品出借制度，借用中心物品時，到常務(wù)部負責人處簽字登記，

責任落實到人。辦活動所剩物品不應(yīng)浪費，收集起來交予秘書部管理。對中心己有物品不得重復購買，堅決杜絕浪費現(xiàn)象。

第六條：中心一切財物款項都必須有原始憑證，常務(wù)部負責核對、整理及保管事

宜。務(wù)必做到公開透明。

附:財務(wù)報銷制度一、報銷總負責：秘書部

二、報銷具體負責中心：各部門負責人。中心各個部門的財務(wù)工作由一固定人員

承擔。該負責人負責本部門的一切需報銷的花銷記錄、發(fā)票的收集保管。三、報銷周期：一般情況下每月一次；特殊情況特殊處理。四、報銷流程：

1、中心各部負責人于規(guī)定期限內(nèi)將所有需報銷的發(fā)票匯總并經(jīng)主任簽字后交至秘書部。

2、秘書部負責人分類整理、粘貼發(fā)票，填寫報銷單，作好報銷記錄。3、秘書部負責人將發(fā)票與報銷單上交團委老師簽字。4、團委將報出的項款交給秘書部負責人。5、秘書部負責人通知各部門負責人領(lǐng)取項款。6、各部門負責人將項款具體分發(fā)給個人。補充說明：

1、為保證中心各項活動都能夠無后顧之憂地順利開展，希望每一位成員都能夠以主人身份為她精打細算地花銷，節(jié)約對待每一筆支出。

2、財務(wù)報銷工作程序復雜，若遇周期較長的情況，希望每一位成員能夠理解體諒。

第七章檔案管理制度

第一條：中心的檔案管理工作由秘書部負責。秘書部人員的檔案一般在納新結(jié)束

后，由指定人員負責建檔。

第二條：部門工作檔案由各部門自行保管，各部門應(yīng)指定專門人員管理本部門檔

案，各部門的檔案需一式兩份，一份交秘書處存檔，一份本部門自行存檔。

第三條：中心檔案歸屬中心所有，未經(jīng)許可不得外借，內(nèi)部人員借用，應(yīng)以書面

形式提出申請，經(jīng)秘書部批準后方可借用，秘書部作好登記工作。

友情提示：本文中關(guān)于《秘書部部門規(guī)章制度》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，秘書部部門規(guī)章制度：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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