一、發(fā)文字號編寫不當

發(fā)文字號簡稱文號，又稱公文編號，是發(fā)文機關同一年度公文排列的順序號。它是一份公文特定的標志，正式公文均應標注發(fā)文字號。它為檢索和引用公文提供專指性較強的代號，為管理和統(tǒng)計公文提供依據(jù)。201*年1月1日施行的《國家行政機關公文格式》(GB／T9704——1999(以下簡稱“新國標”)規(guī)定：“發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份標全稱，用六角括號‘[ ]’括入；序號不編虛位(即l不編為001)，不加‘第’字。”在實踐中人們不嚴格按照規(guī)定編寫，常出現(xiàn)以下錯誤：

1、機關代字混淆。

機關代字是發(fā)文機關全稱的簡縮語，就是選用最能反映發(fā)文機關本質(zhì)屬性的字詞作為本機關的代字。每一個機關都有自己的代字，也只有一個代字。如國務院制發(fā)公文，其代字為“國發(fā)”，四川省人事廳發(fā)文，其發(fā)文字號為“川人”。但若簡縮不當易造成混淆，起不到代字作用。如“華東師范大學”，它的代字不能寫成“華師大”，因為另外還有“華中師范大學”、“華南師范大學”，如用“華師大”就不能分辨，而應寫為“華東師大”。同樣，“南京大學”的機關代字不能寫成“南大”，因為另外還有“南開大學”，“河南大學”的機關代字不能寫成“河大”，因為另外還有“河北大學”。

2、年份不全。亂用括號。例如：

①金計生(96)第15號

②夾民政(201*) 16號

③夾府發(fā)〔201*〕47號

例①年份不全，應寫為“1996”，使用圓括號也不正確，根據(jù)《國家行政機關公文格式》GB/T9704——1988 (以下簡稱“原國標”)規(guī)定，應用六角括號“〔〕”，“第”字多余，應刪去；例②③年份應置于六角括號“〔〕”內(nèi)。

3、機關代字、年份、序號次序顛倒。例如：

①成�！�96〕勞人字第51號

②〔201*〕外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函字第2691號

“新國標”和“原國標”都規(guī)定了機關代字的結構形式是“發(fā)文機關代字+年份+序號”。因此，例①的錯誤是機關代字分列年份兩邊，且年份不全，“第”、“字”多余，正確的應該是“成保勞人〔1996〕51號”；例②年份在發(fā)文機關代字前，“字”、“第”多余，應改為“外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函201* 2691號”。

二、標題擬寫不當

標題是文章的“眼睛”，擬制時必須精心對待，不可馬虎。公文的標題與一般的文章標題不同，其擬寫有嚴格的規(guī)范要求。《辦法》規(guī)定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。”規(guī)范的公文標題一般由“發(fā)文機關+事由+文種”構成，又稱“三要素”式，如《中共中央關于加強社會主義精神文明建設若干重大問題的決定》，也可以是由“兩要素”構成或由“文種”構成。但“兩要素”的或由“文種”構成的．一般應是下發(fā)的帶有固定版頭，或?qū)ν夤�布可張貼的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在實際寫作實踐中，不合規(guī)定的情況時有發(fā)生，主要表現(xiàn)為以下幾個方面的錯誤。

1、文種錯用

文種是公文標題中必不可少的一個構成要素。對于文種的選擇。應當根據(jù)行文目的和要求、文種的適用范圍、行文關系來確定，不得混淆使用。寫作中常出現(xiàn)以下幾組文種錯用現(xiàn)象。

(1)請示與報告錯用、并用

請示和報告雖然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是兩個不同的文種。請示“適用于向上級機關請求指示、批準” (《辦法》)，上級對于請示必須有答復，必須事前行文，而報告“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問” (《辦法》)，不需要上級作出答復，可事中行文，也可事后行文。但在寫作中，人們沒有掌握二者區(qū)別，常把請示誤用為報告，或并用請示和報告。例如：

①《××公司關于急需購買堿性電池的報告》

②《××縣人民政府關于請求將××風景區(qū)列為省級自然保護區(qū)的請示報告》

以上兩例，從標題事由看，都是請求上級批準某事項，因此，應將例①的“報告”改為“請示”，例②的“報告”去掉。

(2)函與請示錯用

《辦法》明確規(guī)定：“函，適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。”；“請示，適用于向上級機關請求批準、指示。”從這兩條規(guī)定可看出，函與請示都可用于“請求批準”，但二者行文方向不同。函是向平級或不相隸屬的機關“請求批準”，而請示是向有隸屬關系的直接上級“請求批準”，這是選擇這兩個文種的關鍵點。但在實際操作中，人們受一種情感因素影響，總認為用請示顯得對對方尊重，容易辦成事．而用函則顯得不那么鄭重其事，不易引起對方重視，難達目的。因此，常把函錯用為請示。例如有一篇公文的標題為《××市司法局關于撥付法制教育經(jīng)費的請示》，主送機關是“××市財政局”。市司法局向市財政局請求撥款，而且市司法局與市財政局是平級關系，不是相隸屬的上下級關系，完全符合函的適用規(guī)定。因此，該文標題文種“請示”應改為“函”。

(3)通告與公告錯用

通告和公告是現(xiàn)行法定行政公文中唯一的同類兩個文種。通告“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項” (《辦法》)，公告“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”(《辦法》)。從二者概念來看，二者都有公開告之的功能，但在發(fā)布機關、受文對象、內(nèi)容重要程度等方面存在區(qū)別。公告的發(fā)布機關級別較高，多由國家機關發(fā)布，受文對象廣泛——“向國內(nèi)外宣布”，宣布的事項重大。而通告發(fā)布機關廣泛，機關、團體、企事業(yè)單位都可發(fā)布，受文對象范圍較小——“社會各有關方面”，限制在一定的范圍內(nèi)，宣布的事項涉及的是一般事項，多是業(yè)務工作方面的內(nèi)容。在使用時，人們往往青睞公告，凡需要對外公布事項，不加區(qū)別都用公告。例如：

①《××商場有獎銷售開獎公告》

②《××縣人民醫(yī)院關于新設保健門診的公告》

③《××火車站關于火車晚點的公告》

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