一、公文格式方面的常見錯誤

1.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不當。一般而言，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)分“一”、“（一）”、“1”、“（1）”四個層次。只有兩個層次時，可分別用“一、”“1.”標識。其中，數(shù)字序號后用小圓號“.”，而不能用頓號“、”，如為“1.”而不是“1、”；“（一）”和“（1）”括號外面不帶標點符號。在一段文字內(nèi)部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

2.標點符號運用不當。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標題一般不用標點符號。正文中的標題，如果單獨一段，在末尾不用句號、冒號等標點符號。并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應使用逗號。

3.國家法定計量單位的漢字與符號運用不統(tǒng)一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和萬千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中數(shù)量單位應用漢字，且同一份公文或材料中應相對統(tǒng)一。

4. 人名、地名、日期、單位名稱使用不規(guī)范。年份一律使用公歷年份的全稱，如1999年、201*年不能略為99年、10年。單位名稱一般先用全稱,并注明規(guī)范簡稱，或用約定俗成的簡稱，如西北電網(wǎng)公司一般不用“西北網(wǎng)公司”等。

5.文件引用不規(guī)范。引用公文應先引發(fā)文機關（有時可省略）、標題，后引發(fā)文字號。發(fā)文字號中標注年份應采用六角括號〔 〕，而非中括號[ ]或【 】。

6.公文如有附件，應在正文下空一行、左空2字處，注明附件的順序和名稱。附件不加書名號，附件名稱后不加標點符號，如“附件：1.××××××”。

7.公文如有聯(lián)系人等附注，應在成文時間下空1行、居左空2字用3號仿宋體字加圓括號標識。一般而言，在上行文的“請示”等文種中，應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

8.關于附件的格式問題。一般A4紙，每面排22行，每行排28個字，頁面左上角第一行頂格標識“附件”（有序號時標識序號），標題為二號小標宋體或二號宋體加粗，正文為3號仿宋體（有時第一層標題可用黑體，第二層標題可用楷體，其他用仿宋），單倍行距或行間距31磅。附件的頁碼，應與正文標注相同（4號半角白體阿拉伯數(shù)碼，數(shù)碼左右各放一條4號一字線），單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。實行電子公文后，由于在word、wps等文字編輯軟件中按國家規(guī)定標注頁碼不太方便，因此對文本性附件，一般情況下也可采取在頁腳居中直接插入（默認）頁碼的方式，格式為“3”（小五號字）。

9.發(fā)文日期不能用阿拉伯數(shù)字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜單中的符號“○”。

二、公文內(nèi)容方面的常見錯誤

1.錯別字較多。

2.文種選擇不當。

3.標題成份殘缺或多余。如《關于上報……的報告》標題中，“上報”為多余項。特別是對轉(zhuǎn)發(fā)性通知標題，由于層層轉(zhuǎn)發(fā)公文，很容易造成該類公文標題冗長繁瑣，解決此問題辦法有四：一是只寫轉(zhuǎn)發(fā)第一次轉(zhuǎn)發(fā)機關的通知；二是直接轉(zhuǎn)發(fā)原文件；三是在標題中只出現(xiàn)上一級機關轉(zhuǎn)發(fā)通知的文號；四是只用本機關發(fā)文的標題，而將其他機關的標題概括為文件。

4.附件問題。一是不能適當應用附件。一般情況下，當正文內(nèi)容較長、且相對完整時可作附件處理，如工作總結(jié)等。二是正文中的附件名稱不完整、不規(guī)范。另外，引用附件時，一般情況下只引用文件標題，不帶文號。

5.主題詞標注不當。許多公文直接使用系統(tǒng)自動生成的主題詞，不按規(guī)定格式進行修改。

6.不按照隸屬關系行文。如用部門文件行上行文、平行文，部門便函轉(zhuǎn)發(fā)上級單位文件等。

7.“請示”和“報告”混淆的問題。一般情況下，對上級機關而言，“請示”偏重于辦件，“報告”偏重于閱件。要求上級批復的事項，應采用“請示”文種，且遵循“一文一事”原則，不應在報告中夾帶請示事項。

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