《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座（上）

從201*年1月1日起國家行政機(jī)關(guān)實(shí)施新的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱“《辦法》”）。為進(jìn)一步做好公文處理工作，特開設(shè)“《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座”專欄。該講座分八講：第一講，努力做好新時期的行政機(jī)關(guān)公文處理工作；第二講，公文種類；第三講，公文格式；第四講，行文規(guī)則；第五講，發(fā)文辦理；第六講，收文辦理；第七講，公文歸檔；第八講，公文管理。

第一講　努力做好新時期的行政機(jī)關(guān)公文處理工作

從201*年1月1日起，國家行政機(jī)關(guān)施行這個新的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。這是我國國家行政機(jī)關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的一個重要標(biāo)志。認(rèn)真實(shí)施《辦法》，對于國家行政機(jī)關(guān)提高工作效率，保證工作質(zhì)量，依法行政，推進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展順利進(jìn)行是十分重要的。

一、做好行政機(jī)關(guān)公文處理工作是依法行政和加強(qiáng)機(jī)關(guān)建設(shè)的重要保證

公文在我國歷史上由來已久，它是統(tǒng)治階級管理國家、處理政務(wù)以及記載各種活動情況的工具。這就決定了不同的社會制度和歷史階段，對公文的范疇有不同的理解和界定，公文處理的辦法也就各不相同。新中國成立后，公文的范疇比過去擴(kuò)大了。目前人們習(xí)慣上理解的公文可以分為兩大類，一是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。我們這里主要是討論行政機(jī)關(guān)的通用公文處理問題。

公文的性質(zhì)決定了其在國家行政機(jī)關(guān)公務(wù)活動中的地位和作用。國家行政機(jī)關(guān)是國家權(quán)力的執(zhí)行機(jī)關(guān)，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。做好國家行政機(jī)關(guān)公文處理工作，對于依法行政關(guān)系十分重要。公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是機(jī)關(guān)工作的重要內(nèi)容，提高機(jī)關(guān)工作水平就一定要加強(qiáng)公文處理工作。為此，必須明確國家行政機(jī)關(guān)公文處理的目標(biāo)、原則和基本要求。

行政機(jī)關(guān)公文處理的目標(biāo)是要實(shí)行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。所謂規(guī)范化是指公文處理的每項(xiàng)程序、操作都要遵循一定的規(guī)程、方式和要求，完成結(jié)果要達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；所謂制度化是規(guī)范化在一定程度上上升為法制化，或是紀(jì)律化，在公文處理中建立并執(zhí)行一整套的處理制度；所謂科學(xué)化是指公文處理的規(guī)范、制度應(yīng)當(dāng)建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上，符合公文處理運(yùn)行的規(guī)律和實(shí)際。如果對于科學(xué)化的含義進(jìn)一步延伸，還應(yīng)當(dāng)包括公文處理中運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，采用現(xiàn)代化的辦公手段。

行政機(jī)關(guān)公文處理的原則和基本要求主要是：

1．政治性。行政機(jī)關(guān)公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。由于行政機(jī)關(guān)公文處理工作是與國家政權(quán)機(jī)關(guān)密切結(jié)合，并由國家政權(quán)機(jī)構(gòu)具體承擔(dān)的，因此在行政機(jī)關(guān)公文處理工作中一定要牢固樹立政治觀念，堅(jiān)持“講政治”。

2．實(shí)事求是。這是我們一切工作的出發(fā)點(diǎn)和基本指導(dǎo)思想，《辦法》將其確定為行政機(jī)關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持貫徹執(zhí)行。在擬制文件、承辦來文、制定政策規(guī)定中，都要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)。

3．精簡、準(zhǔn)確。精簡就是要壓縮文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，準(zhǔn)確確定發(fā)文范圍。行文要確有必要性，防止文件過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴(kuò)大文件分發(fā)范圍。準(zhǔn)確即指公文制作過程中的實(shí)事要準(zhǔn)確無誤，制定的政策規(guī)定要有針對性；又指公文的分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要準(zhǔn)確無誤。

4．及時、高效。就是要講求公文處理的時效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。

5．安全、保密。行政機(jī)關(guān)的公文大多是國家意志、活動的書面形式，是國家機(jī)密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級文件不得泄密，一般文件也不能遺失。

二、行政機(jī)關(guān)公文處理工作要體現(xiàn)時代特色，實(shí)現(xiàn)“三化”

新中國國家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作，走向規(guī)范化、制度化，經(jīng)歷了一個較長的過程。八十年代前，行政機(jī)關(guān)公文處理主管部門對秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置、任務(wù)，公文的擬制等等，有一些規(guī)定，但都是專項(xiàng)的、零散的，沒有形成一個完整的制度。直到1981年2月，國務(wù)院辦公廳制發(fā)了第一個較為系統(tǒng)的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》；1987年2月，國務(wù)院辦公廳又修訂公布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，19 9 3年再次對這個“辦法”修訂后發(fā)布。到201*年8月，國務(wù)院發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，經(jīng)過多年的實(shí)踐和不斷修改完善，可以說這個《辦法》已經(jīng)比較成熟。認(rèn)真實(shí)施《辦法》，必將有力地推動國家行政機(jī)關(guān)的公文處理盡快實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。由于本系列講座在以后各講中還要較為系統(tǒng)全面的分別講解公文處理的種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、收文辦理、歸檔和公文管理等，這里我們只分析《辦法》與1993年國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱“國辦《辦法》”）的不同之處。這主要表現(xiàn)在三個方面：

（一）發(fā)布的主體機(jī)關(guān)不同。前幾次的“公文處理辦法”，都是由國務(wù)院辦公廳發(fā)布的。這次《辦法》的發(fā)布主體是國務(wù)院，從而就使《辦法》具有了政府法規(guī)的性質(zhì)，更具有權(quán)威性和強(qiáng)制性。各級國家行政機(jī)關(guān)都必須嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有較大調(diào)整和較多補(bǔ)充。《辦法》》共9章57條，比國辦《辦法》7章45條增加了2章 12條。

“第一章總則”，國辦《辦法》8條，《辦法》仍保留了8條，但在內(nèi)容上做了較大修改。其中新增了公文處理定義和領(lǐng)導(dǎo)者2條；刪除了“黨政分開”1 條，刪除了公文的作用、公文處理的程序、對文秘人員的要求等內(nèi)容；合并改寫了公文處理的原則，保留改寫了公文處理的機(jī)構(gòu)和人員配備。通過修改，“第一章總則”部分，主要是規(guī)定了行政機(jī)關(guān)公文的定義，公文處理工作的定義、目的、目標(biāo)、原則、要求、機(jī)構(gòu)、人員和組織領(lǐng)導(dǎo)問題。

“第二章公文種類”，國辦《辦法》和《辦法》均為1條。但《辦法》刪除了“指示”種類，增加了“意見”種類；并將國辦《辦法》中的“公告、通告”分列為兩類、兩種。這樣《辦法》規(guī)定的公文種類計(jì)有十三類、十四種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。

“第三章公文格式”，增加了1條：“第十一條公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。”共3條，對原各條內(nèi)容進(jìn)行了修改。明確了“抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。”公文用紙統(tǒng)一確定為A4型。增加了上行文應(yīng)當(dāng)注明“會簽人姓名。其中，‘請示’應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。”電報(bào)緊急程度中增加了“特提”，將電報(bào)的緊急程度由3級改為4 級。

“第四章行文規(guī)則”，主要是對行文關(guān)系做了修改。增加了“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。” 1條，共11條。其中第十五條中，將國辦《辦法》規(guī)定的政府各部門“也可以根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級政府行文。”修改為“除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審撤事項(xiàng)外，一般不得向下一級政府正式行文。”并規(guī)定“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”取消了國辦《辦法》中“經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。同時，由發(fā)文機(jī)關(guān)印制少量文本，供存檔備查。”其內(nèi)容改寫歸入“第八章公文管理”中。

“第五章發(fā)文辦理”，是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的1章，共6條。在發(fā)文程序中新增了“復(fù)核”環(huán)節(jié)；對草擬公文提出了更為明確的要求，新增了兩款：“（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。”“（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。”“第二十六條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。”

“第六章收文辦理”，這一章也是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的，也是《辦法》中內(nèi)容增加最多的部分，共8條。主要是對收到的公文分為下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文和上級機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦公文兩類，重點(diǎn)對下級機(jī)關(guān)來文辦理做了詳細(xì)規(guī)定。

“第七章公文歸檔”，是從國辦《辦法》“第六章公文立卷、歸檔和銷毀”中分出新列的，共6條。在內(nèi)容方面，新增了公文存檔要求。

“第八章公文管理”，這是《辦法》增設(shè)的一章，但也吸收了國辦《辦法》中有關(guān)公文復(fù)制、銷毀等方面的內(nèi)容，共10條。增加了“第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。”“第五十二條機(jī)關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。”

“第九章附則”，對國辦《辦法》3條刪除1條，增加了要對電子文件和公文辦理督查制度另行制定規(guī)定2條，共4條。

(三)、在指導(dǎo)思想上有了新的突破。與國辦《辦法》相比，《辦法》不只是內(nèi)容上的增減，而是在保留了國辦《辦法》中一些實(shí)踐已經(jīng)證明了的正確的做法后，有了新的突破。

一是體現(xiàn)了時代特色。人類社會已經(jīng)開始進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢日益增強(qiáng)，各種生產(chǎn)要素在全球范圍內(nèi)流動速度明顯加快。在我國隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展管理勢必要與國際接軌。公文處理作為行政機(jī)關(guān)管理國家事務(wù)手段的一個組成部分，也就要與這種大趨勢相適應(yīng)。《辦法》充分體現(xiàn)了時代特色。比如公文用紙，國辦《辦法》規(guī)定，一般為16開型，也可以用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。具有選擇性。而《辦法》則統(tǒng)一規(guī)定為“公文用紙一般采用國際A4型（210mm ×297mm）。”體現(xiàn)了唯一性。再比如，《辦法》要求對公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定要另行制定。適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變的需要，《辦法》加大了協(xié)商力度。在文種中取消了“指示”，增加了“意見”，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

二是強(qiáng)調(diào)了督查落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)不僅要做出正確的決策，更為重要的是抓好決策的落實(shí)。督促檢查是辦公廳（室）的一項(xiàng)重要職責(zé)�！掇k法》新增了督查的要求，強(qiáng)調(diào)了對公文處理中的督查落實(shí)工作，第五十六條規(guī)定“各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）對上級機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。”

三是從制度上保證了壓縮文件數(shù)量。這些年來我們一直在強(qiáng)調(diào)減少文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，解決“文山”問題，但收效甚微。究其原因，一個主要方面就是缺少明確的制度規(guī)定，常常是提出一些模棱兩可的原則性要求，《辦法》第十三條、第十五條在解決這個問題上做出了明確規(guī)定。

四是更為符合實(shí)際，便于操作，提高公文處理效率。如電報(bào)緊急程度中增加了“特提”，“請示”附注處增加了注明“聯(lián)系人的姓名和電話”。

當(dāng)然，如同仍何事物一樣，《辦法》也并非十全十美。比如“第四章行文規(guī)則”中“‘報(bào)告’不得夾帶請示事項(xiàng)。”這一條的本意非常明確，是說“報(bào)告”文種中不能混雜、帶有“請示”事項(xiàng)。但其中“夾帶”一詞，明顯是用詞不當(dāng)。“夾”有混雜的意思，但“夾帶”一詞在《現(xiàn)代漢語詞典》中解釋為：“【夾帶】①藏在身上或混雜在其他物品中間偷偷攜帶：嚴(yán)禁夾帶危險(xiǎn)品上車。②考試時作弊暗中攜帶的與試題有關(guān)的材料。”可以看出“夾帶”是一個有明確含義、規(guī)定的詞，使用必須恰當(dāng)。對此在征求意見時，我們曾經(jīng)提過，但沒有被采納。雖然這一問題對《辦法》來說瑕不掩瑜，也不影響執(zhí)行《辦法》，但《辦法》作為政府法規(guī)性質(zhì)的文件理應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)無誤，這一點(diǎn)不能不說是一點(diǎn)缺憾。我們在制定《辦法》實(shí)施細(xì)則時應(yīng)注意糾正。

三、加強(qiáng)對行政機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力搞好公文處理人員隊(duì)伍建設(shè)。

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是做好行政機(jī)關(guān)公文處理工作的關(guān)鍵。按照《辦法》規(guī)定，行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，至少要做到三個方面：

一是要“高度重視公文處理工作”。這主要是指行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人要充分認(rèn)識到公文處理工作在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用，公文處理既是行政機(jī)關(guān)管理社會事務(wù)、調(diào)控經(jīng)濟(jì)運(yùn)行手段的重要載體，也是機(jī)關(guān)工作內(nèi)容的重要組成部分。作為行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人必須將其納入工作的重要議事日程，予以高度重視。

二是要“模范遵守本辦法”。行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人即是公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者，也是《辦法》的執(zhí)行者。特別是行政機(jī)關(guān)的公文形成效力以最終簽發(fā)者正式簽發(fā)為標(biāo)準(zhǔn)，也就是說最終簽發(fā)者要對簽發(fā)的文件負(fù)全部責(zé)任。這就要求行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真學(xué)習(xí)行政機(jī)關(guān)公文處理知識，掌握公文處理程序，并帶頭遵守執(zhí)行《辦法》。要堅(jiān)持公文處理的基本原則，熟悉公文文種、格式，執(zhí)行行文規(guī)則。在辦理發(fā)文中，授意草擬公文要講明意圖，明確要求。簽發(fā)時要認(rèn)真審改，確定簽發(fā)權(quán)限，防止越位越權(quán)。在審批來文時“對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。”

三是要“加強(qiáng)對本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。”就是要經(jīng)常研究機(jī)關(guān)公文處理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。要加強(qiáng)對從事公文處理工作人員的思想政治工作，安排培訓(xùn)，督促學(xué)習(xí)，關(guān)心生活。

關(guān)于行政機(jī)關(guān)公文處理的機(jī)構(gòu)設(shè)置，《辦法》第七條明確規(guī)定：“各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作。”各級行政機(jī)關(guān)要結(jié)合當(dāng)前正在進(jìn)行的政府機(jī)構(gòu)改革，設(shè)置科學(xué)合理、精干高效、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、反應(yīng)靈敏的公文處理機(jī)構(gòu)。今后作為省一級行政機(jī)關(guān)的公文處理管理機(jī)構(gòu)，要加強(qiáng)對全省各級行政管理機(jī)關(guān)的公文處理指導(dǎo)工作，開展對行政機(jī)關(guān)公文處理人員的培訓(xùn)，密切聯(lián)系，做到協(xié)調(diào)一致，上下貫通，相互配合支持。

行政機(jī)關(guān)公文處理的任務(wù)、作用、目標(biāo)，決定了其在機(jī)關(guān)工作中的地位，也決定了做好公文處理工作，保證機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必須有一支高素質(zhì)的公文處理隊(duì)伍。為此《辦法》第八條規(guī)定“各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作”。新時期行政機(jī)關(guān)公文處理人員隊(duì)伍建設(shè)，要堅(jiān)持以政治可靠、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通、工作扎實(shí)為目標(biāo)，著力突出三個方面：

一是提高政治素質(zhì)。就是要按照江澤民總書記“三個代表”的重要思想，堅(jiān)持為人民服務(wù)的宗旨，時刻把人民群眾的利益放在第一位。要堅(jiān)持“講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣。”認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時刻保持政治上的清醒與堅(jiān)定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀。要堅(jiān)持做到廉潔自律，嚴(yán)格用黨的紀(jì)律和公務(wù)員行為準(zhǔn)則約束自己，自重、自省、自警、自勵，拒腐防變。作為文秘人員，還要有很強(qiáng)的無私奉獻(xiàn)、自我犧牲精神，甘當(dāng)“無名英雄”，耐得住寂寞，甘坐“冷板凳”。

二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。人類在發(fā)展，社會在進(jìn)步，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)正在蓬勃興起，行政機(jī)關(guān)的職能和管理社會的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機(jī)關(guān)的文秘工作不再是“萬精油”、“大雜燴”，而是一門綜合性很強(qiáng)的專業(yè)。對文秘工作人員在知識結(jié)構(gòu)上的要求也不能再是傳統(tǒng)意義上的“文人”、“文字匠”。這就要求要注意配備人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)的合理性。在人員編制較多的部門，要注意既有漢語言文學(xué)專業(yè)的人員，也要有經(jīng)濟(jì)管理、法律專業(yè)的人員。在實(shí)際中，由于編制有限，多數(shù)機(jī)關(guān)很難做到這一點(diǎn)。要解決這個問題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)。新時期一個合格的行政機(jī)關(guān)文秘人員的業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是，精通漢語語言文學(xué)，熟悉政治法律、經(jīng)濟(jì)管理，熟練運(yùn)用辦公自動化技能。同時盡力學(xué)習(xí)一些邊緣學(xué)科和自然科學(xué)方面的知識。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本機(jī)關(guān)的主要工作任務(wù)，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。當(dāng)然，知識的海洋是浩翰的，一個人的精力和生命都是有限的，學(xué)海無涯，學(xué)無止境。但是只要我們持之以恒，以學(xué)為本，學(xué)以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識，勝任新時期的文秘工作是一定能夠做到的。

三是培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。行政機(jī)關(guān)的公文處理工作任務(wù)多、責(zé)任重，看似按部就班、平平淡淡，實(shí)則直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量、效率，影響著黨和國家重大方針、政策的落實(shí)，也涉及到樹立和維護(hù)政府機(jī)關(guān)的形象。筆者多年從事機(jī)關(guān)公文處理工作，所經(jīng)所見所聞，深深體會到，機(jī)關(guān)公文處理工作大到公文擬制、審核把關(guān)，小到糾正語病、錯別字，印制、分發(fā)，都萬萬出不得差錯。否則，往往是“失之毫厘，差之手里”，后患無窮。真可謂：公文處理無小事。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，謹(jǐn)慎細(xì)致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質(zhì)量和效率。

第二講　　公文種類（上）

國務(wù)院頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要”共13類、14個文種。

下面就各個文種作一介紹。

一、命令（令）：“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員”。

命令（令）有3個特點(diǎn)，即：具有強(qiáng)制性、有限定的發(fā)令機(jī)關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。

1．公布令。這是頒布法律、法令和法規(guī)時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實(shí)施的時間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。

2．行政令。這是采取重大強(qiáng)制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項(xiàng)（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）。

命令緣由部分著重闡明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強(qiáng)執(zhí)行命令的自覺性。

命令事項(xiàng)是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強(qiáng)制性措施。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項(xiàng)、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。

執(zhí)行要求是命令事項(xiàng)的補(bǔ)充，對受令方面提出要求和囑咐。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨(dú)寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。

3．嘉獎令。這是上級對下級授予榮譽(yù)稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項(xiàng)目、號召和希望。

優(yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。

嘉獎項(xiàng)目是嘉獎令的主要成份。要交代是什么機(jī)構(gòu)或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項(xiàng)目是哪些。然后，要根據(jù)嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎?wù)叩拿銊詈蛯Υ蠹业南Ｍ�。撰寫嘉獎令�?yīng)注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運(yùn)用，要實(shí)事求是地概括，不能夸張渲染。

二、決定：“適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)”。

決定是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。各類決定的寫法：

1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項(xiàng)簡要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項(xiàng)，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。

2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實(shí)、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。

3．關(guān)于重大行動或重要事項(xiàng)的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項(xiàng)，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》（國發(fā)（199〕23號）等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強(qiáng)調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識，增強(qiáng)執(zhí)行決定的自覺性。

三、公告：“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”。

公告可以分為三種類型。

第一類是向國內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)的公告。它通常以國家機(jī)關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項(xiàng)。加宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。

第二類是宣布影響面很大的專門事項(xiàng)的公告。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。

第三類是向特定對象發(fā)布的公告。

公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡短，標(biāo)題可以寫成三種形式：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文體組成；由發(fā)文機(jī)關(guān)、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標(biāo)題下可依公告單獨(dú)編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般以“現(xiàn)予公告”、“特此公告”作結(jié)語。

四、通告：“適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”。

通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報(bào)端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。

通告的標(biāo)題大體有三種：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項(xiàng)作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動的規(guī)范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項(xiàng)和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成。正文之后，習(xí)慣以“特此通告”、“此告”等詞語結(jié)尾。

擬制通告要注意三點(diǎn)：一要突出中心。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確“允許做什么和不允許做什么”。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。二要體現(xiàn)方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項(xiàng)的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。

五、通知：“適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”。

通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導(dǎo)性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。

按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃要點(diǎn)的通知》。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符合。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計(jì)委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計(jì)委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計(jì)委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜××日報(bào)＞）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：××市計(jì)委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計(jì)委辦公廳批轉(zhuǎn)《××日報(bào)》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。

2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價(jià)、提出要求。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”有的強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，在寫明態(tài)度、評價(jià)和要求之后，再結(jié)合實(shí)際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強(qiáng)調(diào)，以引起重視。有的補(bǔ)充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補(bǔ)充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。

3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。

4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。

5．任免通知。除法定機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項(xiàng)職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇

六、通報(bào)：“適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況”。

通報(bào)和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報(bào)只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。、通報(bào)可分為表揚(yáng)性通報(bào)、批評性通報(bào)、情況通報(bào)等。

（一）表揚(yáng)性通報(bào)：正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、表彰決定、希望和要求四個部分。

先進(jìn)事跡是這類通報(bào)的主要內(nèi)容。在直述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容直接在通報(bào)中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報(bào)的附件中，就不必再重?cái)⑹鱿冗M(jìn)事跡了，只須概括地強(qiáng)調(diào)或突出要點(diǎn)。直述式通報(bào)在介紹先進(jìn)事跡時，應(yīng)做到：第一，要把時間、地點(diǎn)、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第二，要實(shí)事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點(diǎn)突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報(bào)中心的，就把事實(shí)寫得詳細(xì)些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，是通報(bào)的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報(bào)，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。

表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對先進(jìn)表彰獎勵的決定，它通常寫在通報(bào)的末尾部分。

希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時代精神，針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實(shí)際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。”

（二）批評性通報(bào)：這類通報(bào)是通報(bào)中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報(bào)的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。

這類通報(bào)，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長些。這類通報(bào)寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實(shí)、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。

第二講　　公文種類（下）

七、議案：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)”。

議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項(xiàng)名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。如：

甘肅省人民政府關(guān)于提請審議

《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟(jì)條例（草案）》的議案省人大常委會：

《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟(jì)條例（草案）》已經(jīng)201*年11月8日省政府第 97次常務(wù)會議討論通過，現(xiàn)提請審議。

省長　宋照肅

二 000年十一月二十三日

八、報(bào)告：“適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問”。

報(bào)告種類多種多樣，大致可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件的報(bào)告等。

1．工作報(bào)告。這是用于匯報(bào)工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、反映工作問題、提出工作意見的報(bào)告。這類報(bào)告是報(bào)告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗(yàn)體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項(xiàng)寫，或列出小標(biāo)題來寫。

根據(jù)需要，工作報(bào)告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。

綜合性的工作報(bào)告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結(jié)或匯報(bào)�？梢允歉鞣矫娴木C合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。

專題性的工作報(bào)告強(qiáng)調(diào)專一性，它是就某一項(xiàng)或某一方面的工作向上級機(jī)關(guān)所作的報(bào)告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的專題工作報(bào)告和研究工作的專題工作報(bào)告。前一類就是呈報(bào)上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實(shí)、開展、加強(qiáng)、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項(xiàng)工作向上級作的專題報(bào)告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。

2．情況報(bào)告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級作出的報(bào)告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級提出工作建議的報(bào)告，也屬這一類。

3．答復(fù)報(bào)告。這是答復(fù)上級機(jī)關(guān)的查詢、提問或匯報(bào)執(zhí)行上級機(jī)關(guān)某項(xiàng)指示、意見的結(jié)果的報(bào)告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。

九、請示：“適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”。

請示可以分為三種類型。

第一種是請求指示的。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項(xiàng)指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實(shí)際出發(fā)需要對某項(xiàng)規(guī)定、制度、指示作出修訂、補(bǔ)充。

第二種是請求批示、解決問題的。請求上級機(jī)關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞�問題提出處理意見請求上級批復(fù)而寫的請示，就屬這一類。

第三種是請求批轉(zhuǎn)的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因?yàn)椴荒苤苯右�求平級或不相隸屬的機(jī)關(guān)部門照辦，而需要請求上級審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行，這樣上報(bào)的請示，就屬這類。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報(bào)告混淆，寫作時尤其要注意。

請示一般由請示事由、請示事項(xiàng)、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否？請指示”、“當(dāng)否？請批復(fù)”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。撰寫請示應(yīng)注意：

第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實(shí)需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。

第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。

第三，要按級請示，確實(shí)必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機(jī)關(guān)。如果一項(xiàng)請示涉及不止一個上級機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項(xiàng)請示的上級機(jī)關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機(jī)關(guān)。

第四，它的格式也包括標(biāo)題。正文和結(jié)尾，它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫“請示”，以提請上級機(jī)關(guān)注意，及時處理。

十、批復(fù)：“適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)”。

批復(fù)具有針對性、權(quán)威性、鮮明性。它是對某項(xiàng)具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關(guān)于重要事項(xiàng)或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)中對答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點(diǎn)明確，不能模棱兩可，使人無所適從。

批復(fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項(xiàng)兩部分。

批復(fù)根據(jù)，要極其簡要地引述來文的請示事項(xiàng)，或引述來文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的。

批復(fù)事項(xiàng)是主要部分，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示。有些批復(fù)，不是簡單地就請示事項(xiàng)表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給予具體指示。

批復(fù)如果不同意下級的請示，則應(yīng)簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應(yīng)安排。撰寫批復(fù)時應(yīng)注意：

第一，批復(fù)要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。有時以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。

第二，批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草批復(fù)時應(yīng)同有關(guān)部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。

第三，批復(fù)一定要有明確的受文單位。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。正文結(jié)尾可寫上“特此批復(fù)”、“此復(fù)”，也可以不寫。

十一、意見：“適用于對重要問題提出見解和處理辦法。”

意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機(jī)關(guān)報(bào)請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項(xiàng)。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。

意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項(xiàng)進(jìn)行撰寫。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成。

十二、函:“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。

函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級機(jī)關(guān)之間、平級機(jī)關(guān)之間或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。

較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：

開頭，包括標(biāo)題、編號和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。

正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項(xiàng)、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項(xiàng)給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。

結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。結(jié)束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復(fù)函的“待此復(fù)函”、“此復(fù)”等。也可不寫結(jié)束語，正文寫完即結(jié)束。

撰寫函件應(yīng)注意：

第一，要寫得內(nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機(jī)關(guān)，應(yīng)以禮相待。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。

第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。

十三、會議紀(jì)要：“適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)”。

根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀(jì)要可以分為辦公會議紀(jì)要和其它專題會議紀(jì)要兩大類。

辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會議紀(jì)要。一般政府機(jī)關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長辦公會議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會議紀(jì)要等。正文可以分為兩個部分。

第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。

第二部分是寫會議精神和議定事項(xiàng)，這是紀(jì)要的主要部分。辦公會議紀(jì)要的這部分。可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。

若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項(xiàng)議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。

撰寫會議紀(jì)要應(yīng)注意：

第一，會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對材料進(jìn)行分類和篩選；要對選用的材料進(jìn)行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。

第二，紀(jì)要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如“會議認(rèn)為”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“會議指出”、“會議號召”、“會議決定”之類。

第三，會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。

第三講　 公文格式

作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會管理活動中起著十分重要的作用。正因?yàn)槿绱�，�?guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機(jī)關(guān)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。新中國成立以來，為了在全國統(tǒng)一公文和文書工作的制度和辦法，1951年，中央人民政府政務(wù)院頒布了《公文處理暫行辦法》，對公文的種類、體式、行文關(guān)系、辦理程序等作了明確規(guī)定。1957年，國務(wù)院秘書廳又印發(fā)了《關(guān)于公文名稱和體式問題的幾點(diǎn)意見》，進(jìn)一步統(tǒng)一和規(guī)范了公文的處理辦法。1981年和 1987年，國務(wù)院辦公廳先后發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱舊《辦法》），并于1993年11月做了修訂。為了使國家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷適應(yīng)改革開放的新形勢和公文處理工作的新變化，201*年8月份，國務(wù)院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎(chǔ)上，發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），并規(guī)定從 201*年 1月 l日起施行。

新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm) 以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。下面，對公文各要素和標(biāo)識作一簡單介紹。

一、眉首部分

主要標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。

1．公文份數(shù)序號。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標(biāo)識時，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。

2.秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級。新《辦法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號，“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限。標(biāo)識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

3．緊急程度。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。其中，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標(biāo)識時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。

4．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和“文件”二字組成，如“××省人民政府文件”等。對一些特定公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。標(biāo)識位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號一般應(yīng)小于22mmX 15m。。聯(lián)合行文時，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。

5．發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成，如“×政發(fā)〔1999〕82號”，“×政發(fā)”指發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82號”指發(fā)文序號。整個意思就是××省人民政府在1999年所發(fā)的第82號文件。標(biāo)識位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。

6．簽發(fā)人。上報(bào)的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm。

二、主體部分

主要標(biāo)識公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時間、發(fā)文機(jī)關(guān)印章、附注等要素。

1．公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《××省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營科技企業(yè)的決定》、《××省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好春季農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟(jì)工作的通知》等。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標(biāo)宋體字。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

2．主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，書寫時應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，必須同時報(bào)送幾個主送機(jī)關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機(jī)關(guān)，但是，如果主送機(jī)關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：”等。標(biāo)識位置在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

3．公文正文。標(biāo)識在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“附件：1××××××、”。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。

5．成文日期。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“0”）。成文時間標(biāo)識時，右邊要空4字。

6．發(fā)文機(jī)關(guān)印章。按照《甘肅省實(shí)施＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）＝，“公文除以電報(bào)形式發(fā)出的加蓋發(fā)報(bào)專用章外，其他公文一律加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下壓成文時間為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧元文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。

7．附注。指需要說明的其他事項(xiàng)。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。上行文的“請示”文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

三、版記部分

主要標(biāo)識主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間等要素。

1．主題詞。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機(jī)關(guān)之上，它是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序?yàn)椋悍从彻�文�?nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。

2．抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊。在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。

3．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間。位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

四、其他

1．格式中的幾個用線。

(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機(jī)關(guān)如國務(wù)院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星。這條線一般在發(fā)文字號下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。

（2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。

2．用紙。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm ×297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值為 7.5～9.5。

3．當(dāng)公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

4．排版規(guī)格與印制裝訂要求。

（1）排版規(guī)格。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

（2）印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BI100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％．M80％。印品著墨實(shí)、均勻，字面不花、不白、無斷劃。

（3）裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷�芯上下�?／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

5．頁碼。用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行處。數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。

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