辦公室工作是一門很深的學(xué)問(wèn)，只有經(jīng)歷酸甜苦辣，練就很強(qiáng)的綜合素質(zhì)，才能收獲更多的成功喜悅。那么，如何成為一名稱職的辦公室人員呢?
一、當(dāng)好參謀
辦公室是黨委的重要辦事部門，為黨委和領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，是一項(xiàng)重要職責(zé)。辦公室人員能否及時(shí)提供豐富鮮活的信息、參考力很強(qiáng)的建議為決策服務(wù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作意義非常重大。辦公室有沒(méi)有地位，辦公室的人員有沒(méi)有作為，在領(lǐng)導(dǎo)面前說(shuō)話有沒(méi)有分量，在機(jī)關(guān)和群眾中有沒(méi)有威信，很重要的是參謀作用發(fā)揮得怎樣。那么，辦公室人員應(yīng)從哪些方面當(dāng)好參謀呢?
一是在方向原則問(wèn)題上當(dāng)好參謀。對(duì)醞釀中的重大決策，要與黨的路線方針政策、國(guó)家的法令法規(guī)、上級(jí)黨委的指示要求進(jìn)行“對(duì)表”，凡是不符合、有偏差的，要及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)糾偏，確保政治上始終走得正、不偏向。特別是在熱點(diǎn)敏感、是非界限難以辨別的問(wèn)題上，更要從原則和規(guī)定上把關(guān)，敢于陳述自己的建議，防止偏軌離向。所以，辦公室人員對(duì)大政方針、法律法規(guī)和上級(jí)的指示要求，要認(rèn)真學(xué)習(xí)，做到十分熟悉，對(duì)那些根本性、法規(guī)性的條文要記住、背熟，切實(shí)領(lǐng)會(huì)深透。
二是在出主意上當(dāng)好參謀。要把動(dòng)機(jī)與效果有機(jī)統(tǒng)一起來(lái)，好心要辦好事，不能好心辦壞事。出的點(diǎn)子要符合黨紀(jì)國(guó)法、政策規(guī)定，有違規(guī)嫌疑的點(diǎn)子堅(jiān)決不出；出的點(diǎn)子要符合我黨優(yōu)良傳統(tǒng)，影響領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)形象的點(diǎn)子堅(jiān)決不出；出的點(diǎn)子要符合民意，不受群眾歡迎的點(diǎn)子堅(jiān)決不出；出的點(diǎn)子要實(shí)在管用，華而不實(shí)、勞民傷財(cái)?shù)狞c(diǎn)子堅(jiān)決不出。具體講，不搞“上有政策，下有對(duì)策”的投機(jī)行為，防止褻瀆政策這條“生命線”；不搞“知法違法，鉆法律空子”的冒險(xiǎn)行為，防止觸摸法律這條“高壓線”；不搞“無(wú)視規(guī)矩，擅闖紅燈”的散漫行為，防止越過(guò)紀(jì)律這條“警戒線”。
三是在解決傾向性問(wèn)題上當(dāng)好參謀。傾向性問(wèn)題往往是制約單位建設(shè)和發(fā)展的重點(diǎn)、難點(diǎn)，這些問(wèn)題解決起來(lái)難度大，需要投入的精力多，要想領(lǐng)導(dǎo)所想，在查明原因、找準(zhǔn)癥結(jié)、征求意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，研究出較為穩(wěn)妥、標(biāo)本兼治、實(shí)在可行的措施方案。方案不能太原則、太籠統(tǒng)，既要有為什么、是什么，還要有怎么辦，一定要行得通、辦得到，不留后遺癥，切實(shí)為問(wèn)題的及時(shí)解決提供可靠的依據(jù)。
四是在工作落實(shí)上當(dāng)好參謀。每一項(xiàng)大的工作展開(kāi)前，對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)、力量協(xié)調(diào)、檢查講評(píng)、鞏固深化等，都要提出預(yù)見(jiàn)性、操作性強(qiáng)的建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。工作進(jìn)展中，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題、解決的辦法以及下一步應(yīng)注意的問(wèn)題等，也要及時(shí)提出建議。努力做到工作展開(kāi)之前提供思路，工作進(jìn)展之中反饋信息，工作完成之后提出講評(píng)依據(jù)，不搞“半截子”工程，抓一項(xiàng)成一項(xiàng)，確保工作抓實(shí)抓到位，確保真正落到實(shí)處。
五是在黨委建設(shè)上當(dāng)好參謀。辦公室人員要時(shí)時(shí)處處維護(hù)黨委的形象，定期協(xié)助黨委分析自身建設(shè)形勢(shì)，查找存在的問(wèn)題，在涉及政策性、原則性問(wèn)題上，提醒黨委成員按規(guī)章制度辦事，針對(duì)一個(gè)時(shí)期的自身建設(shè)狀況，根據(jù)黨委的意圖，及時(shí)制定和完善黨委自身建設(shè)措施。
二、搞好協(xié)調(diào)
協(xié)調(diào)是辦公室人員必備的基本功，是天天必做的功課。機(jī)關(guān)部門很多，擔(dān)負(fù)的職能很雜，要確保工作有序有效運(yùn)轉(zhuǎn)，使其上下左右內(nèi)外聯(lián)系暢通，必須搞好協(xié)調(diào)。辦公室處在牽頭抓總的位置，協(xié)調(diào)是一項(xiàng)重要職能，責(zé)任更大，任務(wù)更重，要求更高，更要充分發(fā)揮聯(lián)系各方的樞紐和橋梁作用，把協(xié)調(diào)的工作做得更加扎實(shí)、更加到位。
一是要做到積極主動(dòng)。這是一條普遍原則，對(duì)辦公室來(lái)說(shuō)尤為重要。辦公室不同于其他部門，凡是涉及機(jī)關(guān)全局性的工作，自己為主的要切實(shí)牽起頭來(lái)，以其他部門為主的站位也要靠前一些，主動(dòng)介入，積極協(xié)調(diào)，尤其是一些交叉性工作更要多操點(diǎn)心，防止出現(xiàn)互相依賴，導(dǎo)致都管都不管的現(xiàn)象。當(dāng)然，這里面有個(gè)按職責(zé)辦事的問(wèn)題，一些工作不一定親自去做，但要考慮到、照應(yīng)到、過(guò)問(wèn)到、協(xié)調(diào)到，防止掛“空擋”、出盲點(diǎn)。
二是要始終著眼全局。就是要多從全局上考慮問(wèn)題，謀求整體效益，兼顧各方利益。在工作推進(jìn)上，要注重從全局上分清輕重緩急，抓住主要矛盾，科學(xué)謀劃，統(tǒng)籌好任務(wù)、時(shí)間、力量，尤其是在工作頭緒多的情況下，更要加大統(tǒng)籌協(xié)調(diào)力度，使機(jī)關(guān)工作形成“一盤棋”，做到統(tǒng)一步調(diào)、忙而不亂、有序推進(jìn)。在處理承辦一些具體事情時(shí)，盡量把各方面的情況、各方面的意見(jiàn)、各方面的實(shí)際困難都考慮照顧到，努力讓各方都滿意，防止顧此失彼。辦公室處在協(xié)調(diào)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，很多時(shí)候也是處于矛盾的焦點(diǎn)，尤其在涉及利益得失的問(wèn)題上，心胸要開(kāi)闊一些，姿態(tài)要高一些，這樣協(xié)調(diào)起來(lái)才有說(shuō)服力。
三是要善于解決矛盾。機(jī)關(guān)工作矛盾無(wú)處不在，有時(shí)間安排的矛盾，有工作擺布的矛盾，有力量使用的矛盾，有利益方面的矛盾，等等，正因?yàn)橛辛嗣�，才需要做好協(xié)調(diào)工作。從一定意義上講，機(jī)關(guān)搞協(xié)調(diào)，實(shí)際上就是解決好矛盾問(wèn)題。辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門，要主動(dòng)站到一線，敢于擔(dān)當(dāng)，不要怕得罪人，在職責(zé)職權(quán)范圍內(nèi)積極協(xié)調(diào)解決問(wèn)題，盡可能在自己這一層把矛盾消化掉，把該協(xié)調(diào)的事情協(xié)調(diào)好，讓領(lǐng)導(dǎo)省心放心，絕不把矛盾上交給領(lǐng)導(dǎo)。
四是要注意講究方法。不僅要按規(guī)矩、按程序辦事，更需要注意處理好方方面面的關(guān)系，包括部門與部門、部門與領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)與直屬單位等關(guān)系，把協(xié)調(diào)的過(guò)程變成推動(dòng)工作落實(shí)，促進(jìn)團(tuán)結(jié)、增進(jìn)友誼、互幫互助的過(guò)程，有些時(shí)候這比辦成事更重要，千萬(wàn)不能因?yàn)閰f(xié)調(diào)一件事，搞僵了關(guān)系，造成不和諧。要提倡人來(lái)人往，常來(lái)常往，把協(xié)調(diào)工作做在平時(shí)；要堅(jiān)持協(xié)商辦事，多理解、講諒解，有的時(shí)候還要會(huì)折中，作出讓步，等等。
三、寫好材料
寫好材料是辦公室人員的一項(xiàng)基本功，是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的一個(gè)重要素質(zhì)，是個(gè)人成長(zhǎng)的正路子和脫穎而出的一條捷徑。如何寫好材料，可以從以下“三多”下手入門。
一要多積累資料。資料是寫材料的拐杖，是巧婦手中的米；從某種程度上講，占有資料全，材料的定位才準(zhǔn)；占有資料多材料的知識(shí)含量才高；占有資料新，材料的可讀性創(chuàng)新性才強(qiáng)。要想寫好材料，首先要愛(ài)積累資料、會(huì)積累資料。辦公室的人員起碼要養(yǎng)成三個(gè)好習(xí)慣：一個(gè)是報(bào)刊剪貼。建立幾個(gè)剪報(bào)夾子，根據(jù)工作需要分個(gè)類，每天看報(bào)閱刊發(fā)現(xiàn)好的文章，如果允許的話就把它剪下來(lái)貼好，日積月累，不斷豐富。再一個(gè)是要點(diǎn)摘抄。俗話說(shuō)“好記憶不如爛筆頭”，“不動(dòng)筆墨不讀書”，辦公室人員都應(yīng)有一個(gè)小本子，最好是活頁(yè)紙的，隨身攜帶，把每天所聞所見(jiàn)所思所悟，隨手記下來(lái)。還有一個(gè)就是翻閱整理。對(duì)剪報(bào)夾和摘抄本，不是一貼一抄了之，束之高閣，更不是為了給領(lǐng)導(dǎo)和同事們觀賞，而是為了寫材料時(shí)派上用場(chǎng)，這就要經(jīng)常地翻閱，不斷地整理，每一個(gè)夾子前都要建立一個(gè)目錄，每個(gè)本子前都要有個(gè)內(nèi)容提要，這樣能夠加深印象，以便需要的時(shí)候能夠想到它，使資料真正成為自己的，把死的資料變成活的財(cái)富。
二要多動(dòng)腦思考。首先，平時(shí)要多琢磨問(wèn)題。根據(jù)自己的工作需要和興趣愛(ài)好，對(duì)遇到或收集到的資料，經(jīng)常思考琢磨，形成思想火花，并不斷地把這些火花整理加工，形成理性認(rèn)識(shí)，一旦搞起材料能夠?qū)懗鲎约旱莫?dú)到見(jiàn)解，這樣的材料才有深度和新意。辦公室人員的頭腦一定要不停地運(yùn)轉(zhuǎn)，因?yàn)閯?chuàng)作靈感迸發(fā)于有準(zhǔn)備的頭腦，思維層次提高于經(jīng)常思考之中。懶于動(dòng)腦的人，是吃不了搞材料這碗飯的。其次，受領(lǐng)任務(wù)后要真正投入。寫材料沒(méi)有什么訣竅，就是要有肯于吃苦熬夜的勁頭，就是要有自己不滿意不出手的標(biāo)準(zhǔn)。搞材料不僅要坐著寫，還要躺著思、站著想、走著議。起草大的材料，無(wú)論是自己獨(dú)立搞還是幾個(gè)人一塊寫，都要積極開(kāi)動(dòng)腦筋，甚至要絞盡腦汁，重點(diǎn)思考：搞這個(gè)材料已占有哪些有用的資料，此前社會(huì)上、本單位就這方面問(wèn)題已研究到什么程度，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上應(yīng)如何開(kāi)掘向哪兒拓展，材料主題思想如何選定，標(biāo)題如何擬定，材料結(jié)構(gòu)怎樣科學(xué)組合鋪排，用哪些典型的事例和數(shù)據(jù)，總體上把握什么樣的語(yǔ)言風(fēng)格，怎樣開(kāi)一個(gè)精彩的好頭，等等。接手材料之后，就是要圍繞這些基本問(wèn)題不停地思考，只有胸有成竹，才能疾書于后。搞材料如果沒(méi)有時(shí)間和精力的忘我投入，就難有高質(zhì)量材料的產(chǎn)出，也難有寫作能力的提高。再次，材料出手后要繼續(xù)追蹤。材料呈給領(lǐng)導(dǎo)或已經(jīng)上報(bào)，對(duì)于起草者來(lái)講并不等于大功告成，而應(yīng)該像母親對(duì)待嬰兒一樣充滿感情地觀察和期待。要多留意材料講出去以后來(lái)自各個(gè)方面的真實(shí)感受和反映，要把草稿和定稿進(jìn)行比較對(duì)照，看看作了哪些改動(dòng)，想想為什么會(huì)這樣來(lái)改，并注意與自己的文章相對(duì)照，從中取長(zhǎng)補(bǔ)短。
三要多動(dòng)手練筆。要想成為寫材料的快手高手，看上三年寫作技巧方面的書，應(yīng)當(dāng)說(shuō)有作用但作用不大，高手只能靠筆頭磨煉出來(lái)，寫作理論只有與實(shí)踐相結(jié)合，才能發(fā)揮其應(yīng)有的指導(dǎo)作用。多練筆就要自覺(jué)找苦吃，有了材料任務(wù)主動(dòng)請(qǐng)纓，積極擔(dān)當(dāng)或參與其中。一旦進(jìn)了材料組就要勇于展示自己，大膽提出自己的意見(jiàn)建議，搶著拉初稿、拿大頭，爭(zhēng)取當(dāng)骨干頂大梁，你越積極主動(dòng)，越能更多地進(jìn)入材料組，得到鍛煉的機(jī)會(huì)就多，學(xué)習(xí)提高的幅度就大。多練筆還要自我加壓，逼著自己不斷地寫點(diǎn)東西，寫寫日記、寫點(diǎn)雜談言論，只要?jiǎng)觿?dòng)筆就行。有的機(jī)關(guān)干部給自己作了這樣一個(gè)規(guī)定：日日動(dòng)筆、周周成文、月月見(jiàn)報(bào)，這對(duì)于提高寫作水平很有好處，辦公室人員應(yīng)很好地學(xué)習(xí)借鑒。
四、把好自己
辦公室的人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，具有一定的權(quán)力，也面對(duì)著方方面面的誘惑和考驗(yàn)，必須保持清醒頭腦，注意把握好自己。把握好自己，關(guān)鍵在自己“把握”，最根本的是做到“四慎”。
一是慎初。慎初是抵制誘惑的起點(diǎn)。初和終又是緊密聯(lián)系在一起的，有初必有終，所以要慎終于初。在現(xiàn)實(shí)生活中，許多干部犯錯(cuò)誤，幾乎都是由于突破了“初”這道防線，經(jīng)過(guò)量的積累，最終滑向罪惡的深淵。為什么守不住“初”這道防線呢?最根本的原因是欲望失去了理智所致。當(dāng)主觀欲望與客觀欲望誘惑相互吸納時(shí)，往往產(chǎn)生一個(gè)自欺欺人的欲念：就是“下不為例，就干這一次，不會(huì)出問(wèn)題。由此進(jìn)入欲海不能自拔，結(jié)果是破一次原則、就犯一次錯(cuò)誤，違一次規(guī)矩、就留下一個(gè)污點(diǎn)，謀一次私利、就失去一片人心，這樣一次一次地累進(jìn)，最終變成了一個(gè)罪人”。那么，辦公室人員怎樣做到慎初?我感到主要是“五抗”“四在”。“五抗”就是抗得住生活中的寂寞，抗得住物質(zhì)上的清貧，抗得住酒、色、利、祿的誘惑，抗得住歪歪理的襲擾，抗得住庸俗關(guān)系的腐蝕。“四在”就是善于在似是而非中分辨是非，善于在良莠混雜中鑒別美丑，善于在似醒非醒中保持清醒，防止在不知不覺(jué)中誤入歧途。
二是慎微。主要是慎小事，慎小節(jié)，重點(diǎn)是慎習(xí)慣，慎嗜好。實(shí)踐證明，良好的習(xí)慣和嗜好是存放在人們神經(jīng)系統(tǒng)中的道德資本。慎用，它可以增值，一生受益；如果把握不好，它可以貶值；禍及終身，小則喪身，大則喪志，重則喪命。許多干部犯罪，無(wú)一不是從個(gè)人習(xí)慣、嗜好一些小事小節(jié)上打開(kāi)缺口乘虛而入的。小事、小節(jié)并不小，在黨性修養(yǎng)上，大事小事、大節(jié)小節(jié)本質(zhì)上都是一樣的。一個(gè)在小事、小節(jié)上過(guò)不了關(guān)的干部，也很難在大事、大節(jié)上過(guò)得硬。小事、小節(jié)中有政治、有方向、有形象、有人格。辦公室的人員要做到慎微，當(dāng)前必須著力克服三種不良心態(tài)：認(rèn)為不良習(xí)慣、嗜好人人有，有點(diǎn)也不丑，不必大驚小怪。認(rèn)為自己受黨教育多年，不會(huì)出大格，由此而放松自己。認(rèn)為為黨和人民做了許多工作，生活上有點(diǎn)毛病是雞毛蒜皮，不算啥。這些都是十分有害的，必須認(rèn)真克服，否則很難做到慎微。
三是慎權(quán)。當(dāng)前影響干部慎權(quán)的主要因素是三個(gè)方面：官品，官品不正，必然用權(quán)不慎。歪理，就是現(xiàn)在流行的有權(quán)不用，過(guò)期作廢的說(shuō)法。誘惑，就是對(duì)掌權(quán)者的種種腐蝕。辦公室的人員如何做到慎權(quán)?一個(gè)是要處理好三個(gè)關(guān)系：就是權(quán)力與義務(wù)的關(guān)系，用權(quán)與盡責(zé)的關(guān)系，做官與做人的關(guān)系。再一個(gè)是要做到“五不”“三自”“三防止”：“五不”就是對(duì)上不越權(quán)，對(duì)下不攬權(quán)，同級(jí)不爭(zhēng)權(quán)，對(duì)人不弄權(quán)，私事不動(dòng)權(quán)；“三自”就是要以黨員的公心自律，以普通人的良心自省，以清廉高尚之心自勉，自覺(jué)培養(yǎng)高品格、高品質(zhì)、高品位的道德情操；“三防止”就是要特別防止權(quán)力私有化、商品化、庸俗化，不斷提高慎權(quán)防誘、慎權(quán)防腐、慎權(quán)防變的能力。
四是慎獨(dú)。就是在獨(dú)立工作、無(wú)人監(jiān)督、無(wú)人約束而有利可圖的情況下，在八小時(shí)之外無(wú)人知曉、無(wú)人問(wèn)津的環(huán)境里，能謹(jǐn)慎不做，不放松要求，不抱僥幸心理，不動(dòng)邪念、不犯錯(cuò)誤。辦公室的人員要做到慎獨(dú)，首先要強(qiáng)化“管住自己、天下無(wú)敵”的思想，培養(yǎng)和鍛煉自己的自控能力。其次要堅(jiān)守三條防線：就是拒腐防誘的思想防線，近錢財(cái)而不貪、近酒色而不心迷的道德防線，照章辦事、不因私廢法的法紀(jì)防線，做到行所當(dāng)行，止所當(dāng)止，慎獨(dú)不越軌。
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